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初めてでも大丈夫!パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技

パワーポイントの便利な使い方

ビジネスマンのみならず、学生さんでもプレゼンの時に利用される「パワポ」こと「パワーポイント」。

どれだけの機能が備わっていて、なにが便利なのかご存知でしょうか?スムーズに資料作成などをするうえで「役立つ技」などは使えていますか?

資料作成において一番大切なのは、素早く作りたいものを作り上げるという意識です。今回はそのベースとなるような、パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技について紹介いたします。

パワーポイントを始めて使われる方や、パワーポイントを使い始めて間もない方は、ぜひ参考にご覧ください!

パワーポイント(Power Point)

Microsoft Office に含まれるプレゼンテーションソフトが「パワーポイント(PowerPoint)」です。略して「パワポ」と呼ばれています。

人前でのプレゼンに使うスライドや、配布用の紙資料もパワーポイントで作成することができます。

パワーポイントで資料作成をする前にやっておくこと

「よしっ!まっさらなスライドからパワーポイントを作り上げるぞ~!」

もし、いきなりその様に意気込んで、パワーポイントを起動しているようでしたら、一度、落ち着いてください。初心者の方の場合は、いったんパワーポイントを終了しておきましょう。

今回作る資料は、何のために作成していますか?
資料の全体像は「具体化」されているのでしょうか?

すなわち、頭の中にあるイメージをパワーポイントにダイレクトに起こそうとされているのでしたら、おやめください。無謀です。

おすすめするのは、
1.何のための資料を作成するのかを紙面に明確に言葉で手書きしていく(課題の深堀)
2.作りたいパワーポイントを一度、手描きですべて紙面に書いていく(イメージの具体化)

の2工程をパワーポイントを立ち上げる前に入れることです。

というのも、人間は頭の中でイメージできているようで実は大枠しか考えれておらず、いざパソコンの前で作業を開始すると「あれ?」と行き詰ってしまいフリーズしてしまうことが多いためです。

その様な状況を避けるためにも、まずは「紙に書いてみる」ことを一度行い細部に至るまで具体化して、その具体化の作業過程の中で「パワーポイントでこういう機能があるのではないか?」と連想してから実際の作業に移ることで、本当に作りたいパワーポイントを効率よく作成していくことができます。かえって時間の短縮となり、失敗も防げます。

そうすることで今回記事で紹介しているパワーポイントの便利な使い方、おすすめ基本技をさらにいかせると思います。

パワーポイントの作成手順・初心者さんへ

作成したい資料がある程度かたまったら、パワーポイントでの作業に入ります。プレゼンテーションで使う資料作成は以下のような流れで作成していきます。

1.「新しいプレゼンテーション」を選択
2.1枚目は表紙としてタイトルとサブタイトルを入力
3.2枚目以降、スライドを使いして、本文(文字)を入力
4.グラフや画像などを挿入
5.プレゼン用で、余力があればアニメーションをつける

手順1では「白紙」がでてきます。初心者の方では、配色が整った資料を白紙状態から作成することは大変ですので、パワーポイントに用意されているテンプレートを選ぶのも良いかもしれません。会社の場合、ロゴや会社名の入った、コーポレートカラーで作られたテンプレートが用意されている場合もあります。

手順3で本文を入力していきますが、ワードで資料をつくるイメージではなく、できるだけシンプルな言葉で文字量はけずっていくように心がけましょう。スライドショーで見せるのであれば、見ている側が読んで頭に残るポイントだけでも大丈夫です。もっと伝えたいことはプレゼン時に話しましょう。

手順5は、紙資料の場合は必要ありませんが、スライドショーで視覚的な効果をねらうのであれば、つけて損はありません。ただ、初心者の方がおちいりがちな点として、アニメーションをつけすぎることがあげられます。必要な部分にだけ、内容にそったアニメーションをつけることをおすすめいたします。

パワーポイントの効果的な使い方

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ここでは、パワーポイントを便利に使っていくことができる使い方と基本的な技を紹介いたします。

スライドショー

パワーポイントでは、スライドショーを作成することができます。

スライドショーとは、一枚一枚作成したスライドを順番に表示(映し出し)していくことであり、主には仕事のプレゼン用として、イベント時などの発表用としてなど、幅広い用途で使うことができます。

スライドショーをおこないたい場合は、「ファイル」の「スライドショー」タブに、「最初から」「現在のスライドから」「ブロードキャストスライドショー」「目的別スライドショー」とありますので、該当するものを選択すると、作成した資料などをスライドショーで閲覧することができます。

「最初から」は、資料のスタートページからスライドショーを表示し、「現在のスライドから」は、開いているページからスライドショーを始めます。

若干の応用になりますが、「ブロードキャストスライドショー」は、ブラウザに表示し多くの人に共有することができます。「目的別スライドショー」は、目的や用途に合わせて枚数を変えたスライドショーを流すことができます。

一言にスライドショーといっても、いくつもの「見せ方」がありますので、状況に応じて使い分けていきましょう。

グラフ挿入

パワーポイントでは、グラフを挿入した分かりやすい資料を作成することができます。

グラフを使用する意図としては、視覚的に数値などの情報の変化を示すことができるため、例えば直近20年間の人口の推移や、企業などでは損益の推移などを示すことで課題などを明確に訴えかけることができます。

グラフを作成する場合は、「挿入」を選択して、「グラフ」をクリックします。グラフをクリックすることで、多くのグラフのジャンルとアイコンが表示されますので、「縦棒」「折れ線」「円」「横棒」「面」など、希望のジャンルを選択したうえでアイコンをクリックします。Excelのデータを元にグラフで表すことができるので、非常に分かりやすい資料ができあがります。

アニメーション

パワーポイントには、アニメーション効果を付けることができます。

具体的には、挿入した図や文字などオブジェクトと捉えることが可能なものに対して、スライド上を動き回らせたり、スライドのページを切り替える際にまるで絵本を読んでるようなページ送りの視覚効果を付けることができるのです。

利点としては、アニメーションが付くことにより、見ている人がより注目する資料を作成することができます。アニメーションタブから希望のアニメーションの種類を選択するだけで、簡単にアニメーション効果を付けることができます。

一方で注意したい点は、アニメーションの付け過ぎです。一言進むごとに何かがスライド上で動いている状態だと、見ている人は話を聞けばいいのか、スライドのアニメーションの動きをずっと見ていればいいのか混乱してしまい、肝心の伝えたいことが伝わらなくなってしまいます。

パワーポイントを作成する過程で、スライドショーを何度も繰り返して、過度なアニメーションになっていないかを確認しましょう。プレゼン本番に向けて、スライドショーをおこないながら声にだして練習することもお忘れなく。

動画・音楽を貼り付ける

パワーポイントには、グラフや表だけでなく、動画や音声、音楽などを埋め込むこともできます。

動画や音楽などを埋め込むことにより、プレゼンテーション以外でも、イベントブースでのプロモーションとしてスライドショーをリピートして使うと人目をひくことができます。エンターテイメント性の高い資料を作成できるようになります。

しかし、当然ですがそのようなデータを盛り込んだファイルはファイルサイズが大きくなり、本番でパソコンがフリーズしてしまうことも想定されます。本番環境で動かしてみて、止まってしまわないかをしっかりと確認して、もし可能であれば、本番では予備のパソコンも用意しておくと大変良いでしょう。

さらに加えて、動画・音楽のデータが大きいとパワーポイントのファイルとは別にファイルを用意しておく必要があるケースもあります。ですので、ファイルが完成したら一度、別の環境へパワーポイントファイルを移動してみてスライドショーで挙動を試してみましょう。

縦と横のスライドを混ぜ合わせる

パワーポイントでは、横向きのスライドが主ですが、縦向きのスライドを入れることもできます。

縦向きのスライドを入れるには、「ファイル」のメニューから「ページ設定」を選択します。「ページ設定」画面が表示されますので、「スライド」部分を「縦」を選びます。これにより、横向きメインのスライドの中に、縦向きのスライドを入れることができます。

パワーポイント使いの一ランク上のテクニック紹介

パワーポイントの資料作成ができるようになったら、以下の点も参考にしてくださいね。

ファイルサイズを小さくする

パワーポイントは、どうしても多くの画像など貼り付けてしまいますので、ファイルサイズが大きくなってしまいます。

ファイルサイズが大きくなると動作が重くなったり、パソコンなどの空き容量が小さくなってしまいます。最悪、パソコンがフリーズしてしまってプレゼンが中断してしまうということも起こりえます。

では、画像や音楽などを入れることをあきらめないといけないのでしょうか?いいえ、そんなことはありません。

もし、ファイルサイズが大きくなりそうな場合は、「ファイル」から「情報」を選択することで、ファイルサイズを確認することができます。確認したうえでファイルサイズが大きい場合は、サイズを小さくしましょう。サイズを変更したい画像を選択し、「図ツール」の「書式タブ」のなかの「図の圧縮」を選択し変更します。

ショートカットキーを使って操作スピードを上げる

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