返信時の署名祭りを消す！Gmailの署名を上手に利用するコツ

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メールのやり取りが増えて署名の多さに煩わしさを感じたことはありませんか？署名が邪魔でメールの振り返りに時間がかかり、作業効率が低くなってしまいます。

そこで今回は、Gmailの署名を上手に利用するコツについて紹介しています。

この記事を読むことで、署名の設定方法や返信の際に署名を抜く方法などを把握でき、これまで以上に短い時間で効率よくメール処理を済ませることができます。ぜひ、参考にご覧ください。

Gmailで署名を設定する方法

Gmailであらかじめ署名の設定をしておけば、メール送信や返信の度に署名を入力する必要がなくなり、手間を省くことができます。

ここではGmailの署名設定方法についてご紹介します。

初期設定ではGmailの署名は空白

Gmailの署名は 初期設定では空白となっているため、毎回必要に応じて署名の入力が必要です。

プライベートなやり取りが中心な場合は署名を必要としないことも多いですが、ビジネスでのやり取りが中心な場合は署名も必要となるケースが多いです。

毎回、会社名や名前、連絡先などを入力することは非常に手間がかかり、仕事の生産性を落とす要因になってしまいます。署名を設定して、余計な手間を省くことで作業効率を高めましょう。

署名の設定方法

Gmailの署名を設定する方法は以下のとおりです。

これにより、署名の設定が完了です。希望通りの署名になっているかどうか、「メールを作成」より新規メール作成画面を開き、署名を確認しましょう。1つのメールアカウントに対して署名は1つまで設定が可能です。

複数の署名を使用したい場合は、署名設定はせずにその都度署名を入力するか、あらかじめテンプレートを用意しておき必要な署名をコピペするなどして使いましょう。

また、署名は最大10,000文字入力できます。

複数の署名を切り替える方法

基本的には署名は1種類しか設定できませんが、メールアドレスを追加し、送信元メールアドレスの切り替えができる場合は、メールアドレスごとに署名の設定が可能です。

別の送信メールアドレスの署名を設定する場合は、署名を作成する際にメールアドレスを選択できます。

メールアドレスごとに署名を設定が完了すれば、メール作成の際にアドレスを切り替えると署名も変更されます。

複数署名の利用が可能に！

2022年8月において、複数の署名を利用することが可能となっています。

複数の署名を事前に設定しておけば、メール作成画面で下記の手順を実行することで掲載する署名を変更することが可能です。

なお、新規作成、あるいは返信/転送の際に使用する署名のデフォルト設定も可能ですので、基本的に同じ場面で同じ署名を使用するケースの方はこの設定をしておくことで署名の挿入作業が大幅に効率化されます。

Gmailで返信時に署名を抜く方法

同じ相手と何度もメールのやり取りをしていると、メールが積み重なり署名だらけになってしまいます。

どうすれば、メール返信時の署名を抜くことができるのか、その方法について見ていきましょう。

定型返信文を活用する

現時点でGmailの署名設定は、署名を付けるか付けないかしか選ぶことができません。

そのため、返信する度に署名の有無を選択できるようにしたい場合は、定型返信文を活用する必要があります。

定型返信文の活用方法とは、Gmailの署名設定は「空欄」にし、定型文に署名を登録して、署名を付けて返信したいときだけ定型文から入力をする方法です。

Gmailの署名空欄方法と定型文への署名登録方法は以下のとおりです。

署名空欄方法

これにより、署名が空欄で設定されます。

定型文への署名登録方法

定型文へ署名が登録されることで、好きなメールに希望の署名を付けることができるようになります。

返信時に署名を付けたくない場合

返信をする際に署名を付けたくない場合は、いつも通り返信をするだけで大丈夫です。署名が空欄になっているため、メール作成時に署名が付くことがありません。

何度も同じ相手とメールのやり取りをする場合は、署名はない方が見やすくていいでしょう。

返信時に署名を付けたい場合

返信時に署名を付けたい場合は、登録した返信定型文を活用します。返信をする際に「返信定型文」をクリックして、付けたい署名を選択するだけです。署名は引用部分よりも上に付くため、読み手からしても見やすいです。

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