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初めてでも大丈夫!パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技

スライドショー中に、ショートカットキーを使うことで、素早くページ操作することができます。前のページに戻りたい場合は「BackSpace」を押し、次のページに進める場合は「Enter」もしくは「スペースキー」を押します。

前後のページではなく、特定のページへ移動したい場合は「Enter」+「移動したいページ」を押せば、移動したいページに瞬時に移動できます。また、ページ移動のときだけでなく、スライドショー作成のときにショートカットキーを使うこともできます。検索や置換をしたい場合は「Ctrl」+「Shift」+「N」で、新しいスライドを作成したい場合は「Ctrl」+「M」、スライドショーのプレビューを見る場合は「Shift」+「F5」を押します。

「Ctrl」+「>」を押すとフォントサイズを大きくし、「Ctrl」+「<」を押すとフォントサイズを小さくします。その他にも、「Ctrl」+「O」でプレゼンテーションを開き、「Ctrl」+「W」でプレゼンテーションを閉じることができます。

パスワードを設定してファイルのセキュリティ対策

パワーポイントもエクセルやワード同様に、パスワードをかけることができます。大切な資料や個人情報が入るような資料はセキュリティのためにパスワードをかけるようにしましょう。

パスワードをかける場合は、「名前を付けて保存」画面で、「ツール」のなかから「全般オプション」を選択します。「全般オプション」画面が表示されますので、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」に目的に応じてパスワードを入力します。これにより、パワーポイントファイルにパスワードを設定することができます。

パワーポイントをPDFに変換する

パワーポイントを簡単にPDFに変換することができます。

「ファイル」を開き「名前を付けて保存」をクリックします。「名前を付けて保存」画面が表示されたら、「ファイルの種類」を「PDF」に変更し、最適化の種類を選択したうえで、「発行後にファイルを開く」にチェックを入れ「保存」をクリックして完了します。アイコンもパワーポイントからPDFに変わります。

最近では、スマホで資料を確認することも一般的になってきています。そういった時に、パワーポイントのファイル形式は書式などがおかしくなってしまうことが多いですが、PDFファイルにすることである程度は軽減されることがあります。その様なケースを想定して、PDFファイルに変換したファイルも用意しておくとよいでしょう。

パワーポイントのノートを印刷する

パワーポイントを印刷する場合に、ノートペインも一緒に印刷することができます。

ノートペインを印刷することで、プレゼン用の補足資料として使うことができます。ノートペインも印刷する場合は、ファイルを開き、「印刷」を選択します。「設定」で「フルサイズのスライド」を選択し、レイアウトでは「ノート」を選択します。これにより、スライドとノートが1枚のページとして印刷されます。

パワーポイントの余白を狭くして印刷する

デフォルトのパワーポイントの印刷設定は、余白が広めにとられています。

ですので、印刷した際に余白が想定以上に広くなってしまい、肝心のスライドが小さくなって文字がみにくくなってしまった・・・ということが起こりがちです。

パワーポイントの余白を狭くする場合は、「デザイン」タブを選択して、「ページ設定」を開きます。「ページ設定」画面が表示されると、「スライドのサイズ指定」をA4210×297mmに変更して「OK」をクリックしましょう。

これにより、印刷の際の余白を狭めることができます。さらに予約を狭めたい場合は、「デザイン」タブから「ページ設定」を開き、「ページ設定」画面で「幅」と「高さ」の数値を変更します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技について紹介いたしました。失敗しない資料作成づくりのコツもお伝えしています。パワーポイントを使うことで、簡単にプレゼンテーション用の資料を作成することができます。

エクセルで作成した表やグラフなどを挿入したり、動画や音声、音楽を埋め込んだりすることができ、アニメーションも付けることができます。パワーポイントを使えば、お店のPOPや、イベントでのおもしろ資料など、何でも作ることができます。これからパワーポイントを使われる方は、ぜひ参考にしてみてください!

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