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ワードの差し込み印刷機能でExcelのデータを活用する方法

ワードの差し込み印刷機能でExcelのデータを活用する方法

Wordの差し込み印刷を使ったことがありますか?「差し込み文書」タブから作業する機能で、とりたてて難しい機能が少ないワードですが、このタブを触ったことのない方も多いのではないでしょうか?

差し込み印刷は、ワード機能としては、ちょっと手がかかるとはいえ、知っていれば「この作業で使える!」といったこともでてくると思われます。

差し込み印刷機能は、Excelと連動して利用するWordの機能の1つです。「Excel」と「Word」を連動することで、「Excel」と「Word」それぞれで出来ることが数倍にも広がります。Excelで作ったデータをWordに差し込むことができ、印刷することも可能です。1からWord文書に入力していかなくても、Excelのデータを活かすことができます。

今回は、「Excelのデータをワードで差し込み印刷する方法」について紹介いたします。WordとExcel両方使う機会が多い方は、ぜひ活用してみてください!

ワードで差し込み印刷をする場面

手紙を送ることが減っている昨今ですが、同じ文面の手紙やハガキの、「○○様」の○○の部分だけを変えて印刷したい、といったことがあります。ほかにも、名札や、ワード作成の請求書に宛名や金額を入力するといった、同じ文書内の一部をリストに合わせて入れ替えて印刷をしたい場面で使われる機能です。

また、宛名をラベルに印刷する場合にも差し込み印刷を利用します。ワードでは、印刷の対象としていくつかのメーカーのラベルシールがあらかじめ品番で選択できるようになっています。選択内にないラベルサイズでも、カスタム設定をおこなえば、きっちりとラベルサイズに合わせて宛名の印刷が可能です。

1.ワードで差し込み印刷する方法

それでは、差し込み印刷の方法をご紹介していきましょう。今回は、会社名と担当者名を差し込み印刷してみます。

1.Excelで使ったデータをWord文書に反映させ差し込み印刷する場合

Excelで作成したデータをWordで差し込み印刷する方法は、次のとおりです。

  1. Excelで差し込みしたいデータ(項目に「会社名」と「担当者名」)を作成しておきます。
  2. Wordで、Excelデータを差し込むためのフォーマットを作成します。
  3. 文書を作成したら名前を付けて保存します。「差し込み文書」タブから「宛先の選択」をクリックします。
  4. メニューの中から「既存のリストを使用」をクリックします。
  5. 「データファイルの選択」画面が表示されますので、Excelで作成したデータを選択し「開く」ボタンをクリックします。
  6. Excelのリストの先頭行が項目となっている場合は「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックをいれます。
  7. Wordの「差し込み文書」タブから、「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、Excelデータの項目が表示されます。
  8. Wordの文書内の差し込みたい位置にカーソルを入れておき、項目(会社名)を選択すると、「<<会社名>>」と挿入されます。
  9. 同様に「担当者名」も挿入し、すべての差し込みが完了したら、「差し込み文書」タブ内「結果のプレビュー」をクリックします。
  10. きちんとExcelリストの会社名と担当者名が挿入されていれば確認します。
  11. 「差し込み文書」タブ内「完了と差し込み」から「文書の印刷」をクリックします。
  12. 「プリンターに差し込む」ボックスが表示されるので、「すべて」「現在のレコード」「最初のレコード~最後のレコード」で選択します。
  13. Excelのリスト全ての行を印刷する場合は「すべて」を選択し、「OK」ボタンで印刷します。

Excelでリストを作成する時には、名前や住所、郵便番号 といった項目を作って、振り分けて作成しておくと便利です。また、差し込み印刷では、欲しい項目だけを指定して使うことができますので、必要な項目のデータが入っているExcelシートがもともとあるならば、それを使えば入力の手間が省けます。

Word文書を保存している場所とExcelのデータファイルの場所を同じにしておくようにしましょう。デスクトップ上で作業しておくと良いかと思います。

差し込みした「<<会社名>>」の段階で、フォントやサイズを変更することも可能です。<<>><<>>の間を改行すれば「<<担当者名>>」を2段目に差し込めます。担当者名をいれた場合は「<<担当者名>> 様」を、会社名の場合は「<<会社名>> 御中」といったことも忘れずにWord文書に入力しておきましょう。

「結果のプレビュー」の横の左右の三角ボタンで、Excelリストの次のレコードへ送って確認することができます。いくつか確認して、納まりが悪い場合は文書側で修正をしておきましょう。

印刷も、いきなり「すべて」が不安な場合は、まず「1~3」程度にレコードを選択して、お試し印刷することをおすすめいたします。

2.Excelで作ったデータをWordに差し込み印刷し宛名ラベルを作る場合

Excelで作成した住所録などをWordに差し込み印刷を行い、宛名ラベルを作ることができます。

  1. Excelで住所録など宛名ラベルに載せたい情報を作成します。
  2. Excelデータの作成が完了したら、Wordの新規文書を開きます。
  3. 「差し込み文書」の「差し込み印刷の開始」を選択し、表示されるメニューから「ラベル」を選びます。
  4. 使用するラベルを用意しメーカー・製品番号を用意しておきます。
  5. 「ラベルオプション」画面が表示されますので、「ラベルの製造元」でラベルシールのメーカーを選択し、「製造番号」ではシールの型番を選びます。
  6. OKを選択して画面を閉じると、Word文書に枠線が表示されます。
  7. 「差し込み文書」タブの「宛先の選択」で「既存のリスト」を選択し、対象データを選択し開きます。
  8. 左上のラベル内に「〒」マークを入力しておきます。(不要の場合はこの作業はとばします)
  9. 〒の右にカーソルを合わせ、ウインドウ内の「差し込みフィールドの挿入」を選択します。
  10. 「差し込みフィールドの挿入」画面が表示されますので、項目から郵便番号を選択します。項目一覧にはExcelのデータの項目が反映され表示されています。
  11. 次に、「住所1」「住所2」「氏名」などを同様に入力します。「氏名」の右には「様」と入力しておきます。
  12. 文字の配置のバランスやフォントなどを調整します。
  13. 先頭の枠内の状態が問題なければ、ウィンドウ内にある「複数ラベルに反映」をクリックすると、先頭の体裁が他の枠内にも反映されます。
  14. 「結果のプレビュー」をクリックすると、ラベルの完成形が確認できます。
  15. 「完了と差し込み」から「個々のドキュメントの編集」にすると新規文書としてラベルができあがります。
  16. 長い住所など、おかしな場所で改行されているものは、新規文書内で修正をしておきます。
  17. 修正およびチェックが完了したら印刷します

ラベルはデフォルトでよく使われる型番が設定されていますが、その他のラベルでもカスタム設定によって使用可能です。

この方法で、顧客データなどを元にした大量のラベルシールを簡単に作成できます。オフィスワークでは利用する場面も多いのではないでしょうか。

「差し込み印刷ウィザード」を利用して宛名ラベルを作る場合

「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」メニュー内に「差し込み印刷ウィザード」があります。「差し込み印刷ウィザード」を使うと、作業手順を誘導してくれるので迷うことがなく、非常に便利ですのでぜひ利用してください。

今回は「ラベル」を選択していますが、ほかにも「レター」「電子メールメッセージ」「封筒」「名簿」をウィザードを使って作成することができます。

  1. Excelで住所録など宛名ラベルに載せたい情報を作成します。
  2. Excelデータの作成が完了したら、Wordの新規文書を開きます。
  3. 「差し込み文書」の「差し込み印刷の開始」を選択し、表示されるメニューから「差し込み印刷ウィザード」を選びます。
  4. Wordの文書の右側に「差し込み印刷」ウィンドウが表示されます。
  5. 「文書の種類を選択」でラベルにチェックを入れ次へ進みます。
  6. 「ひな形の選択」で文書レイアウトにチェックをし、「ラベルオプション」をクリックします。
  7. ラベルシールのメーカーを用意します。「ラベルオプション」画面が表示されますので、「ラベルの製造元」でラベルシールのメーカーを選択し、「製造番号」ではシールの型番を選びます。
  8. OKを選択して画面を閉じると、Word文書に枠線が表示されます。
  9. 作業ウインドウを次へ進め、「宛先の選択」で既存のリストを使用にチェックを入れ「参照」をクリックします。
  10. 宛名ラベルにしたいExcelのデータを選択し、作業ウインドウを次へ進めます。
  11. 文書内の先頭の枠線内にラベルの体裁を指定します。
  12. 郵便番号の「〒」マークを入力します。〒の右にカーソルを合わせ、ウインドウ内の「差し込みフィールドの挿入」を選択します。
  13. 「差し込みフィールドの挿入」画面が表示されますので、項目から郵便番号を選択します。項目一覧にはExcelのデータの項目が反映され表示されています。
  14. 次に、「住所1」「住所2」「氏名」などを同様に入力します。「氏名」の右には「様」と入力しておきます。
  15. 文字の配置のバランスやフォントなどを調整します。
  16. 先頭の枠内の状態が問題なければ、ウィンドウ内にある「すべてのラベルの更新」をクリックすると、先頭の体裁が他の枠内にも反映されます。
  17. ウィンドウを次に進め、宛名ラベルのプレビューを確認し、問題なければ次へ進めます。
  18. 「差し込み印刷の完了」ウィンドウになりすので、「印刷」をクリックすれば印刷できます。

次ページ:ワードの差し込み印刷で出来ること

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