魅力的なプレゼンをしよう!~パワーポイントとpdf

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何かしらの商品やサービス、あるいは研究成果等の情報等を発信する目的でプレゼンテーションを行う場合、何らかの形でプレゼンテーション資料を作成して配布すると言う方法を必要とします。

かつては紙に印刷した資料を配ると言うのが一般的でしたが、最近では様々な方法で魅力的なプレゼンテーションを行うように変化が生じてきています。

よく採用されている方法としてはマイクロソフトのパワーポイントを活用するケースもありますし、pdfと呼ばれる形式のファイルを利用して情報提供するケースもあります。

それぞれ魅力的な特徴を持っていますので状況に応じて使い分けることが一般的となっています。

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パワーポイントとpdf

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パワーポイントとは

最初にマイクロソフトのパワーポイントを活用したプレゼンテーションは非常に幅広く採用されています。

ビジネスの現場では興味のない人に関心を高く持ってもらうための仕組み作りとしてこのソフトウェアを活用するケースが増えてきています。

紙面にびっしりと情報を盛り込むと言うよりは、必要最低限の情報をすっきりと示すことで相手の意識に商品やサービスあるいは研究成果等の情報を伝えていこうとする仕組みを持っています。

見る人にとってわかりやすく面白い演出をすることができると言う点がこのパワーポイントの特徴であると言えるでしょう。

マイクロソフトの一般的なソフトウェアですので、普通のパソコンがあれば動かすことができる仕組みとなっています。

ソフトウェアを購入する必要はありますがそれほど高価な商品ではありませんのでハードルは低いと言えるでしょう。

ビジネスの現場では非常に役立つものであると言う特徴がありますので操作について習熟しておくと有利に働きます。

pdfとは

一方pdfと呼ばれるファイル形式はインターネット上等で公開する際に非常に便利な仕組みを持っています。

パワーポイントのように見える人を楽しませる演出と言う事はできませんが、インターネット上に情報公開する上で非常に魅力的な特徴を持っています。

その中でも特に特徴的であると考えられているのが加工ができないファイル形式であると言う点にあります。

書類を作るためのソフトウェアのデータとしてはやや特殊な存在であり、編集ができない仕組みになっているのが情報公開をする上で役立つという特徴を持っています。

文章データと言うよりは画像のような扱いをすることになるのがこのpdfと言うファイル形式なのです。

双方の比較

このような仕組みを上手に活用することができるのはビジネスの場もアカデミックな場も同じです。それぞれのメリットを活用する形で情報提供していくことが推奨されます。

具体的には人前で口頭発表をするような場合においてはマイクロソフトのパワーポイントは非常に優れたパフォーマンスを持っているソフトウェアであるといえます。

アニメーションを差し込んだり動画を再生したり、資料動かすことができるという特徴は人前で行う高等でのプレゼンテーションならではのメリットであると言えるでしょう。

一方自分の主張を正しい形で外部に発信したいと考えているのであれば、pdfは有効な選択肢の1つとして活用されています。

このファイル形式のものであれば中身を開催したりすることができません。

加工不可能なファイル形式として作り手の気持ちをそのままの形で伝えることができます。ある意味では写真のような存在感の文章データであると言えるでしょう。

このような魅力的なソフトウェアを活用してパソコンで様々な作業することが可能になります。

このほかにも様々なファイルの形と言うものが存在していますが、実際にそれらを導入しようと考えているのであれば積極的に知識を磨くようにすることが大切となります。

パワーポイントの作り方

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一見難しそうで、戸惑いがちになってしまうパワーポイントですが、基本的な使い方はとても簡単です。

まずは【ファイル】→【新規作成】を開きます。※2013からはテンプレート内の【新しいプレゼンテーション】を開いてください。

この新規制作で開いた紙を「スライド」と呼びます。このスライドに様々な機能を使って、プレゼンテーションを作っていきましょう。

①新しいスライドの作り方と複製。

まずは必要なだけ、スライドのページ数を作ります。

画面左側に、先ほど作った新規作成のスライドが一枚だけ表示されています。このスライドの上で右クリックします。

するとメニューがでてきますので、【新しいスライド】という項目をクリックします。新しい真っ白なスライドが増えます。

例えばスライドを作っていて、次も似たような構成で作りたい場合、同じように画面左側のスライドの上で右クリックします。

【スライドの複製】という項目を選ぶと、中身も全く同じ内容のスライドが複製されます。

②スライドの順番。

「制作してみたはいいけど、このスライドは2つ前にいれたいなぁ。」というような状況に出くわした場合、簡単にスライドの順番を変えることができます。

画面左側に先ほど増やしたスライドの2番目を左クリックします。左クリックしたまま、1番目のスライドの前に移動させてみてください。

2番目のスライドが、1番目に変更されました。

②タイトルや説明文などの文字の入力。

一番上のメニューバーの中の【挿入】というボタンを押します。するとメニューバーの下に、挿入メニューが沢山出てきます。

その中にある【テキストボックス】というボタンをクリックします。横書きか縦書きかを選んで、スライド上で左クリックしたままドラッグします。

するとテキストボックスが現れます。カーソルが点滅しているので、そこに文字を入力しましょう。

テキストボックスを入れたと同時に、メニューバーが勝手にホームに切り替わります。

例えばタイトルと説明文では文字の大きさは変わってきますよね?特にタイトルは相手にインパクトを与えたいので、大きく表示したいものです。

その場合は大きくしたい文字をドラッグし、【フォントサイズ】をクリックし、好みの大きさに変更します。

文章も同じく同様の作業を。フォントの種類を変えたい時は【フォント】をクリックし、自分の好きなフォントに変更してください。

③図形やグラフの挿入。

やはりパワーポイントで必ず必要になってくるのが、画像や図形、グラフやスマートアートです。

言葉だけではつまらないプレゼンテーションになってしまいますから、こちらも基本的な使い方を覚えましょう。

メニューバーの【挿入】をクリックしてください。メニューバーの真下にある【図形】をクリックします。

好きな図形を選んでクリックしたら、スライド上でワンクリックしてみてください。小さな図形ができました。

もっと大きな図形を最初から書きたい場合は、図形を選んでクリックしたら、スライド上で左クリックしたまま好きな方向へドラッグしてください。

後で拡大しなくても、そのまま好きな大きさで図形を描くことができます。
グラフもスマートアートも使い方は図形同様です。

④画面切り替えのアニメーション。

左横に制作してきた順にスライドが縦に並んでいると思います。その一枚をクリックします。

メニューバーから【画面切り替え】というボタンをクリックしてください。メニューバーのすぐ下に、ページアニメーションが表示されました。好きなアニメーションをクリックしてみてください。

実際の動きが、画面上でプレビューされます。
各スライドすべてに同じ作業を行います。

まだまだ詳細な使い方は沢山ありますが、この基本動作を覚えるだけでもかなり魅力的なプレゼンが完成します。

まとめ

いかがでしたか?今回はpdfとパワーポイントの性質の違いと、パワーポイントにおけるスライドの基本的な作り方をお伝えしました。

それぞれの特性を理解し、より効果的なプレゼンテーションを行ってください。

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