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PowerPointとPDFの比較と役立つプレゼン資料の作成方法

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「制作してみたはいいけど、このスライドは2つ前にいれたいなぁ。」というような状況に出くわした場合、簡単にスライドの順番を変えることができます。

画面左側に先ほど増やしたスライドの2番目を左クリックします。左クリックしたまま、1番目のスライドの前に移動させてみてください。

2番目のスライドが、1番目に変更されました。

②タイトルや説明文などの文字の入力

一番上のメニューバーの中の【挿入】というボタンを押します。するとメニューバーの下に、挿入メニューが沢山出てきます。

その中にある【テキストボックス】というボタンをクリックします。横書きか縦書きかを選んで、スライド上で左クリックしたままドラッグします。

するとテキストボックスが現れます。カーソルが点滅しているので、そこに文字を入力しましょう。

テキストボックスを入れたと同時に、メニューバーが勝手にホームに切り替わります。

例えばタイトルと説明文では文字の大きさは変わってきますよね。特にタイトルは相手にインパクトを与えたいので、大きく表示したいものです。

その場合は大きくしたい文字をドラッグし、【フォントサイズ】をクリックし、好みの大きさに変更します。

文章も同じく同様の作業を。フォントの種類を変えたい時は【フォント】をクリックし、自分の好きなフォントに変更してください。

③図形やグラフの挿入

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やはりパワーポイントで必ず必要になってくるのが、画像や図形、グラフやスマートアートです。

言葉だけではつまらないプレゼンテーションになってしまいますから、こちらも基本的な使い方を覚えましょう。

メニューバーの【挿入】をクリックしてください。メニューバーの真下にある【図形】をクリックします。

好きな図形を選んでクリックしたら、スライド上でワンクリックしてみてください。小さな図形ができました。

もっと大きな図形を最初から書きたい場合は、図形を選んでクリックしたら、スライド上で左クリックしたまま好きな方向へドラッグしてください。

後で拡大しなくても、そのまま好きな大きさで図形を描くことができます。
グラフもスマートアートも使い方は図形同様です。

④画面切り替えのアニメーション

左横に制作してきた順にスライドが縦に並んでいると思います。その一枚をクリックします。

メニューバーから【画面切り替え】というボタンをクリックしてください。メニューバーのすぐ下に、ページアニメーションが表示されました。好きなアニメーションをクリックしてみてください。

実際の動きが、画面上でプレビューされます。各スライドすべてに同じ作業を行います。

まだまだ使い方は沢山ありますが、この基本動作を覚えるだけでもかなり魅力的なプレゼンが完成します。

プレゼン用パワーポイントを作る際の注意点

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プレゼン用のパワーポイント資料を作る際には、下記の注意点に気をつけましょう。せっかく時間をかけて作っても、プレゼン内容を伝えたい相手に上手く伝わる内容でないと良いプレゼン資料とは言えません。

あくまでも基本的なことですが、これらの基本的内容をしっかりと押さえて作成することが大事です。

1枚のスライドでメッセージは1つにする

プレゼン用パワーポイントを作る際の注意点の1つは、1枚のスライドでメッセージは1つに絞ることです。「ワンスライド・ワンメッセージ」とも呼ばれており、スライドを作る際の基本ともされています。

スライドの作り手としては、1つのスライドに伝えたいことをたくさん詰め込みたくもなりますが、聞き手としては複数のメッセージがあるとわくりづらく伝わりにくいです。

1つのスライドでメッセージは1つに絞ることで、シンプルでわかりやすいプレゼンが可能になります。

つまり、メッセージ数=スライド数となるため、プレゼン全体を通していくつ伝えたいこと(メッセージ)があるかでスライド数が変わってきます。

文字情報を詰め込みすぎない

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プレゼン用スライドに限ったことではありませんが、文字情報を詰め込みすぎると相手に伝わりにくいです。プレゼンを見る側は文字を読むことで疲れてしまいます。文字情報はできるだけ少なく抑えて、図解を活用して視覚的に表現するようにしましょう。

自分がプレゼンを見る場合、文字情報が多いよりも、文字が少なく図解で視覚的な内容の方がわかりやすいはずです。

デザイン・色を統一する

プレゼン用資料を作る際は、デザインや色合いを統一するようにしましょう。1枚のスライドの中だけでなく、スライド全体で統一感がありまとまりがあるものが望ましいです。

色合いやフォント、フォントサイズ、使用しているイラスト、スライドの背景デザインなど、すべてにまとまりを持たせ、見やすくわかりやすいものにしましょう。

プレゼンを見る相手のことを考えず、とにかく自分の好きなデザインに仕上げるのもNGです。

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