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クラウドやアプリで勤怠管理!人気サービスとタイムカードとの比較

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企業では従業員の勤怠管理は必要不可欠です。従業員が数十名程度の中小企業であれば、タイムカードのみの簡単な管理で済ませていることも多いですが、意外と管理するためにかかる手間は少なくありません。

従業員の数が増えれば増えるほど勤怠管理には労力と時間がかかるようになります。こういった場合に活躍するのが勤怠管理システムです。業務の効率化を測るためにシステムの導入を検討している企業も多いかと思われます。

本記事では 勤怠管理システムやタイムカードとの比較した場合のメリット・デメリット について解説いたします。「タイムカードを使っているけどもっと効率化したい」と考えている方はぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてください。

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勤怠管理とは


勤怠管理とは、従業員の就業状況を把握することを指します。

従業員の労働時間を正確に把握することは企業の義務とも言えます。業務効率化や働きすぎている従業員がいないか等、常に気を配らなければいけないポイントです。

勤怠管理は、タイムカードを利用して出退勤時間を管理することだけの場合もありますが、勤怠管理システムやサービスを利用してさらに細かく効率よく管理している企業も存在します。

勤怠管理サービスを選ぶポイント

需要の高さから様々な勤怠管理サービスが提供されています。勤怠管理サービスを選ぶ際のポイントを見ていきましょう。

費用対効果

新しいシステムを導入するにあたってやはり気にしなければいけないのはコストです。勤怠管理システム導入によって得られる効果 と 勤怠管理システムにかかる費用 を比較することはかかせません。

機能と使いやすさ

出退勤管理以外の機能にも着目してみましょう。

機能 詳細
打刻 出退勤時刻を記録する機能
勤怠集計 勤務時間や出勤日数などを集計する機能
休暇管理 休暇を管理する機能
シフト作成 シフトを作成する機能
工数管理 プロジェクトの工数を管理する機能

これらは、ほとんどの勤怠管理サービスに含まれている代表的な機能となります。他にも勤怠管理に有用な機能を搭載しているサービスもあるため、必要となる機能があるかどうか事前にチェックしておきましょう。

また、同じ機能であってもサービスによっては使いやすさに差が生まれることもあります。打刻方法やシステムの使い方が根本的に違うこともあります。自社にとって扱いやすいサービスかどうかも大切なポイントです。

セキュリティ

勤怠管理システムでは、従業員の個人情報を扱うことになります。システムやサービスのセキュリティには最新の注意を払う必要があるでしょう。

クラウド型のサービスでは、サービスの運営会社に完全に委託する形となりますので、セキュリティ対策がしっかりしているか、本当に信頼できるかどうか検討を重ねる必要があります。

勤怠管理サービスとタイムカードを比較

勤怠管理サービスを利用した場合とタイムカードのみの場合を比較した場合、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

順番に見ていきましょう。

勤怠管理サービスのメリット

集計作業を効率化

勤怠管理サービスを利用することで業務を効率化させることができます。

打刻にかける時間も短縮できたり、集計にかかる時間を大幅に短縮させることもできるでしょう。タイムカードを利用している場合はこの点だけでもシステム導入する価値は十分にあると思われます。

従業員の労働環境の見直し

勤怠管理サービスでは、従業員の労働環境を見直すことができます。

労働時間や残業時間を集計することで、従業員の働きすぎを防止。休暇期間なども合わせて閲覧できるため、休暇が必要な従業員を把握することができます。

集計作業にかかるコスト削減

勤怠管理を人の手で行っていた場合、勤怠管理サービスへ移行した場合、大幅なコスト削減が望めます。

勤怠管理には一人あたり相当な時間を要します。これまでかけていた時間と人件費を抑えることができるでしょう。

勤怠管理サービスのデメリット

初期コストが高くなるケースがある

顔認証などを扱うサービスの場合、専用の端末を揃える必要がでてくる場合もあります。

導入後に得られる効果を考えれば大した額ではないのですが、初期コストが高くなると経営陣が納得してくれないケースもあります。現場では必要としていても導入できない残念なケースとなります。

自社規模とミスマッチ

勤怠管理サービスを利用すると、各業務の効率化を計ることができます。しかし全てのケースで効果や実感を得られるとは限りません。

一例として自社規模とのミスマッチということが挙げられます。従業員数が少ないのに無理して導入しても大幅な業務効率化やコスト削減に繋がらないといったケースです。

むしろ勤怠管理サービスを使いこなすためにかける時間が業務停滞の原因になってしまう可能性もあります。勤怠管理サービスが本当に必要であるのか、導入前に検討を重ねる必要があるでしょう。

勤怠管理システム・サービスおすすめ5選

①Touch On Time

システム・サービス名 Touch On Time
初期費用 0円
月額費用 300円/1ユーザー
無料お試し期間 30日間
公式サイト Touch On Time

導入している企業 14,500社 という圧倒的シェアを誇るサービスです。

出退勤時間を管理する以外にも様々な機能を搭載。勤怠・残業管理・休暇管理など、このサービス一つで行えます。

打刻方法には「生体認証のタイムレコーダー」「スマホを使ったタイムレコーダー」など豊富に用意されています。それぞれの従業員がやりやすい方法を選択することができますので、スムーズに導入することができるでしょう。

②ジョブカン

システム・サービス名 ジョブカン
初期費用 0円
月額費用 0円・200円・300円・400円・500円/1ユーザー
無料お試し期間 30日間
公式サイト ジョブカン

「ジョブカン」は、多機能な勤怠管理サービスです。

様々な機能を搭載していますが、豊富なプランが用意されており、必要な機能だけを選択して契約することができます。

無料プランと有料プランが用意されています。有料プランは200円/1ユーザーからとなっており、1つ機能を追加する度に100円上乗せされていく仕組みです。多機能を求める場合は最大500円かかることになります。

また、最低限の機能で良い場合は無料プランを選択することも可能です。「ジョブカン」では初期費用も不要のため、実質かかるコストが0円になるケースもあるでしょう。

③SmartHR

システム・サービス名 SmartHR
初期費用 0円
月額費用 550円/1ユーザー
無料お試し期間 15日間
公式サイト SmartHR

「SmartHR」は、クラウド型の人事労務ソフト。

人事や労務にかかわる様々なことをペーパーレスで行えます。何かと手間のかかる入退社手続きは電子申請対応ですし、Web給与明細もWeb上で確認できるため、紙を必要としません。まさにSmartと言えます。

「SmartHR」自体には勤怠管理機能はありませんが、色々な勤怠管理サービスと連携させることができます。

④Money Forward クラウド勤怠

システム・サービス名 Money Forward クラウド勤怠
初期費用 0円
月額費用 300円/1ユーザー
無料お試し期間 30ユーザー以下は無料キャンペーン実施中
公式サイト Money Forward クラウド勤怠

2019年2月にリリースされたばかりの新しいサービスです。

扱いやすいシステムによって非常に導入のし易い勤怠管理サービスです。職場の労働環境を改善したい、勤怠の集計にかかる手間を少なくしたいといった場合に活躍してくれること間違いないでしょう。

打刻方法は「Web打刻」「ICカード打刻」から選択することができます。「ICカード打刻」では専用の端末を用意する必要がありますが「Web打刻」であれば専用の機器は必要としません。パソコンやスマートフォンからワンクリックで行うことができます。

「Money Forward クラウド勤怠」は、様々な機能を搭載しておりますが、今後さらに新機能を追加される予定がされています。勤怠管理サービスとしてますます充実していくと思われます。

⑤バイバイタイムカード

システム・サービス名 バイバイタイムカード
初期費用 20,000円
月額費用 30,000円+200円/1ユーザー
無料お試し期間 なし
公式サイト バイバイタイムカード

「バイバイタイムカード」は、大手企業も取り入れている実績豊富な勤怠管理サービスです。。

公式サイトには導入実績が記載されており、IKEAや西武ライオンズなど、誰もが知っている大手企業が導入していることが分かります。

これだけの導入実績を誇る裏側には 柔軟なカスタマイズ対応 を行ってくれることが一つの要因としてあると思われます。企業ごとに存在する集計ルールや規則を専任のコンサルティングチームが主体性をもって設定を行ってくれます。

打刻方法は、スマホ、iPad、パソコン、バーコード、QRコード、ICカード、指静脈と豊富に用意されており、職場に合わせた方法を選択することができます。

まとめ

勤怠管理サービスを導入することによって沢山のメリットが得られることが分かりました。提供されているサービスは多数存在しており、自社にあったサービスを選択することが大切となります。

必要としている機能と勤怠管理サービスを比較しつつ、自社にあった勤怠管理サービスを導入していただければと思います。ありがとうございました。

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