プレゼンをより良くするためのパワーポイントの使い方

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プレゼンではパワーポイントを使うのが普通ですが、そのパワーポイントを使う上でいくつかポイントがあります。
今回はそのプレゼンを上手に行うためのコツを紹介いたしますので、ビジネスシーンをはじめプライベートにおいてもどうぞご活用ください。

パワーポイントがない場合

マイクロソフトのPowerPointは非常に便利なソフトウェアです。
いわゆるプレゼンテーション用のソフトウェアとして様々な目的で利用されているのですが、どのようなパソコンにも標準的にインストールされているかといえばそうではありません。

ビジネス用のパソコンであったとしてもExcelやワードが使用できるケースは珍しくありませんが、パワーポイントが使用できるパソコンというのはそれほど一般的なものではありません。
またパワーポイントを使って出先でプレゼンテーションをする場合、せっかくであれば印刷をした資料ではなくプロジェクターに投影してプレゼンテーションを行いたいと考えるのが一般的です。
そのような際に持ち出すパソコンのすべてにMicrosoftのPowerPointをインストールすることができるかといえば、コスト面の問題からも必ずしも容易であるとは言えないのが実情です。そのような時に役立つのがパワーポイントビューワーと呼ばれるソフトウェアです。

パワーポイントビューワーとは

パワーポイントビューワーはバーポイントで作成したプレゼンテーションの資料を見るためのソフトウェアです。
無料でインストールすることができる仕組みを持っていますので、インターネットに接続する環境さえあれば使うことができると言う点が大きな魅力です。パワーポイントを作ることはできませんが使うことができるというメリットがありますので広く利用されていると言う特徴があります。
このソフトウェアの魅力はなんと言っても無料であると言う点にあります。
数多くのパソコンを使ってプレゼンテーションをしなければならない場合などにおいては大いに役立つものであるといえます。
ソフトウェア一つ一つは特別に高価なものと言うわけではありませんが、たくさんの台数にインストールすることを考えるとそれなりの負担になってしまうという問題があります。そのような問題を回避するためにビューワーはとても役に立つのです。

ノートパソコンなど外部に持ち出して使うだけと言うパソコンにおいてはこのようなビューワーをインストールするだけで十分に機能すると言えるでしょう。

パワーポイントビューワーの利用シーン

このようなソフトウェアはビジネスの現場もちろんアカデミックな環境でも大いに役立っています。

多くの人に何かしらのプレゼンテーションを行う場合にわかりやすく解説をするために役立つソフトなのです。このような仕組みを使わない場合には文字の多い資料を配布して説明をすることになるでしょう。
興味関心が既にあったり詳細について打ち合わせをする場合であればそれでも良いのですが、興味関心がそれほど明確にあるわけではない状況で相手の心を動かすためにはわかりやすく心をつかむような演出を心がけなければなりません。
そのためには文字情報が非常に多い文章でプレゼンテーションを行うよりも見やすくスキルとポイントを押さえたデザインで説明することができるパワーポイントの仕組みを活用することが強く推奨されるのです。
このような仕組みを上手に活用して有効なプレゼンテーションを行うことができれば、様々な目的を達成するための有力なツールとなるといえます。

このビューワーの存在については知らなかったと言う人が少なくありません。
ソフトウェアを逐一購入しなければならないと言う点を不満に思っていた人にとってはとても魅力的なものであると言えるのです。同じことの繰り返しにはなりますがこのビューワーが無料でいつでもダウンロードすることができる仕組みになっていることを知っていると、MicrosoftのPowerPointの魅力はさらに倍増することになるでしょう。そのような魅力のある仕組みが現在も提供されています。

パワーポイントの効果的な使い方

それでは、パワーポイントを使う上での注意点を見ていきましょう。パワーポイントはプレゼンをする上では非常に重要となってきますが、ワードなどとは異なり記入できる文章も限られてきますので、分かりやすくするには押さえておいた方が良いポイントがあります。

1スライド1メッセージ

パワーポイントのスライドで伝えたいことをメッセージと呼ぶのですが、メッセージがないスライドと言うのは、そのプレゼンには不要なスライドという事になります。
原則として1枚のスライドに対して、1つのメッセージを使うという事になります。
ですので、1枚のスライドに対してメッセージが1つもないもの良くないのですが、複数のメッセージがあっても相手は混乱してしまうので注意してください。

この1スライドに対して1メッセージを守っていくことはスライド数とメッセージ数がイコールする事にもなりますので、相手にとってもスライドを追っていくことで論理展開やプレゼン全体の流れが分かるようになります。

KISSの徹底

次にパワーポイントの原則としてKISSという言葉があるのですが、これは「Keep It Simple Stupid」や「Keep it short and simple」の略で、その意味としては「できるだけ構造を単純完結にすること」を意味しています。
スライドに載っている情報はメッセージの正しさを補強したり、裏付けたりする材料となります。

材料となるメッセージが不足していたり、多過ぎてしまうと相手に伝わりにくくなってしまいます。ですので、パワーポイントのスライドの構成は必要な情報をできるだけ単純にしてください。メッセージに関係のない文言や図形、グラフは載せないようにしてください。
プレゼンはパワーポイントを使って説明をしていくのですが、原則としては資料を見ただけでもメッセージが伝わるようになっていなければいけません。
この理由としては資料を配付してしまえば、その後は相手がプレゼン終了後にも資料を確認することがある為です。そうなると資料が独り歩きをすることになりますので、資料を見ただけでも正しく情報が伝わらなければいけません。

あいまいな表現や抽象的な表現を避ける

あいまいな表現や抽象的な表現を避けることがポイントです。日常生活であれば何の問題もないような表現であってもビジネス上のコミュニケーションでは誤解を防ぐ為に曖昧な表現や抽象的な表現は避けるべきです。
ですので「大きい」や「小さい」「多い」「少ない」「すごい」「大体」「あまり」など、これらの程度を表す表現は曖昧な表現になりますし、他にも強調する言葉として「しっかり」や「ちゃんと」「とにかく」なども曖昧な表現となります。
例えば、このような文章があったとします。「最近成功した事例を調査する」という文章では、まず最近とはいつからいつまでなのか曖昧で、成功も何をもって成功したのかが曖昧です。
このような言葉を使ってしまうと具体性が無くなってしまい、相手が変われば解釈も変わってきますので、大切なことは誰が見ても同じ解釈ができることです。

その他諸々の注意点

パワーポイントを作成したら全体の流れが論理的なのかどうかをチェックする必要があります。

具体的なチェックポイントとしては、相手が理解して納得してから行動できるのかや、スライド全体の論理展開に無理がないかもチェックが必要です。
他にも過剰なスライドや逆にスライドが不足をしていないか、それぞれのスライドのメッセージをサポートする根拠は正しいか、そして表現も明確に表記されているのか確認をしておきましょう。

まとめ

プレゼンは相手に正しい情報を分かりやすく伝えることが最も重要になりますので、そのことを心がけるようにしてください。その為のテンプレートなども数多くありますので、それらを使って資料作成をしてみるのも良いでしょう。