posシステムを導入しよう！便利な4つの機能と3つの導入メリット

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「posシステム」をご存知でしょうか。

サービス業をやったことがある人にはおなじみの、レジと本部をオンラインで繋ぐシステムですが、今や機種によっては低価格で導入できるので個人商店でも導入できるようになっています。このposシステムは、ただレジの代わりというだけではなく、商品ごとや部門別の売上を集計したり、在庫の管理、連携をすれば人事システムにも使えるのです。

おしゃれなカフェなどで、タブレットをタッチしてレジ代わりにしているのを見たことがある人も少なくないかと思いますが、あれもposシステムのひとつなのです。いまやタブレットがあればどこででも使えるのでとても便利です。ここではその「posシステム」についてご紹介致します。

posシステムに関する基本知識

それではまずposシステムとは何かについて、その基本知識についてご紹介致します。

posシステムとは

「pos」システムとはpoint of salesの略で、本来の意味は「商取引が行われた場所」という意味になります。

現在ではposシステム本体とタブレットやバーコードリーダーやレシートプリンターなどの周辺機器を指すことが多いです。

posシステムの仕組み

posシステムの仕組は実にシンプルです。

まず、データセンターに基幹システムとposサーバーがあり、各店舗のposからの売上が報告されてきます。それを本部にあるコンピューターから売上情報を参照できるというわけです。なお売上情報は日別、店舗別、事業部別、項目別などに参照することができます。

また、各店舗では、posシステムが入ったタブレットなどをレジ代わりに使用し、それに接続したプリンターでレシートの発行、クレジットカードや電子マネー決済もできます。

posシステムの種類

それでは、posシステムにはどのような種類があるのでしょうか？ご紹介致します。

ターミナル型

これはいちばん皆さんがよく目にしているもので、スーパーやコンビニで使われているものです。大型のものは商品を置くカウンター込みのものもありますが、ターミナルposの中にはテーブルやデスクに置けるタイプのコンパクトなものもあります。

しかし、システムそのものの値段が高く、1台は50万円以上かかります。しかも、頻繁に使っていると老朽化も激しいため、数年後ごとに入れ替えも必要になるため、その費用も見込んでおく必要があります。そのため、大型のスーパーや飲食店のチェーン店などが適しています。

タブレット・スマートデバイス型

こちらは最近のおしゃれなカフェなどで導入されているケースが多いです。iPadなどに、posシステムのアプリをインストールすることで、レジ代わりにして使ったり、飲食店の座席予約にも使うケースが多いです。

また、こちらのタブレット・スマートデバイス型ならば、大型のposシステムに比べて導入コストが格段に安いので、個人商店などでも使われているケースもあります。

ハンディ・ターミナル型

これはテレビのリモコンほどのサイズのposで、バッテリーも長くもつため、スーパーや百貨店などの催事の際や、仕入れ、棚卸し作業などにも頻繁に使われています。使い方としては、バーコードのスキャンにより売上や在庫の登録をします。

また、場所を取らないため、狭小店舗などで導入されている場合もあります。

posシステムの機能４つ

それではposシステムの代表的な機能を4つ、ご紹介致します。

売上に関する機能

posシステムと従来のレジと違いとしては、売上に関する機能が挙げられます。従来であればレジを閉めてから手計算で売上を計算していましたが、現在では売上が上がった時点でposが部門ごと、項目ごとにその売上を集計してくれます。そのため、レジをしめてからの作業が昔と比べて格段に上がっています。

顧客管理に関する機能

posシステムでは顧客管理に関する機能もあります。レジ担当者が顧客の年代や性別を判断して入力し、顧客管理システムと会員カードを連携させることも可能となっています。
さらに、顧客情報と売上情報を連携させてポイントシステムとして使用することもできます。

また、飲食店向けに、テーブルの予約管理システムとも連携することができる機種も多数あります。

従業員管理に関する機能

なんとこのposシステムは人事管理もできるのです。人事システムから従業員の勤怠管理や社員マスターを連携されることも可能です。

また、従業員の勤務シフトもposシステムで管理できる場合もあります。posはレジ機能や売上管理だけではなく、人事管理にも使うことが出来るのは驚きですね。

商品管理に関する機能

posシステムの大きなメリットのひとつに「商品管理」があります。ただレジ代わりというだけでなく、posを導入すると売上があった商品を項目別、部門別などに集計し、在庫管理や商品ラインナップなどの検討に役立てている店舗が多数あります。

posシステム導入のメリット3つ

それでは、posシステム導入のメリットにはどんなものがあるのでしょうか？

売上集計の簡素化

まず、posシステムの導入のメリットには売上集計の簡素化が挙げられます。

従来ではレジを閉めてからExcelなどに売上を記入していたと思いますが、posを導入すると、部門ごとや商品種別ごとに売上を自動で計算してくれます。また、レジ打ちも手打ちではなくバーコードをスキャンすることで行われます。そのため、疲れている閉店後などに集計作業が不要となり、同時にミスも少なくなります。

売上分析の効率化

posはお客さんが商品をお買い上げした時点で、コードで商品についているバーコードを読み取って商品の部門ごと種類ごとの売上を登録します。また、閉店後には、その売上を項目別に集計してくれます。

それゆえに、人が計算する必要がなくなり、効率性が上がるとともにミスを防ぐこともできます。また、商品売上があった時点で商品についているバーコードをスキャンして登録していますので、どの部門の商品がいくら売れたということが一目瞭然にわかります。

商品の売上分析もでき、商品ラインナップの改善点なども見出すこともできるでしょう。

経理業務全般の効率化

このposシステムは経理会計システムにも連動しており、確定申告時など、経理部門に負担をかけることが大幅になくなります。

日々売上が自動計算されていますので、確定申告時はその数字が申告書にちゃんと入っているかを確認するだけで、非常に楽になります。以前では1年分の売上を計算するのが大仕事だっただけに、これは経理部門の方にとっても大きなメリットではないでしょうか？

まとめ

いかがでしたでしょうか。

いまやおしゃれなカフェやフリーマーケットなどのイベントでも目にするタブレットのレジ。あれはposシステムというシステムを利用したものだったのです。

スーパーなどの大型店舗ほど詳細な売上管理が必須となりますので、早くから導入している店舗も多いです。ただ、システム開発が進みミニマムのものも販売されるようになり、近年では個人商店や飲食店などでもタブレット型のposシステムが導入されているのを目にします。

レジ機能だけでなく、売上や在庫管理、人事システムとも連携できるなど、posシステム一台に様々な業務を集約できますのでイニシャルコストが多少高くても結果的には費用や労力が抑えられるのではないでしょうか。

是非、導入を検討してみて下さい。