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Excelの表作成の方法と覚えておくと便利な操作

本日の日付や現在時刻をスマートフォンなど見なくても、すぐに入力することができます。日付を入力したい場合は 「Ctrl」+「;」、現在時刻を入力したい場合は 「Ctrl」+「:」 を入力します。1文字ずつ手入力するよりも断然速く入力ができますので、覚えておくべき操作方法です。

保存方法

「名前を付けて保存」や「上書き保存」もショートカットキーで素早くおこなうことができます。「名前を付けて保存」は、「F12」を押すだけで、保存画面が表示されますので、名前を変更して保存するだけです。

「上書き保存」は 「Ctrl」+「S」 を押すだけで完了です。マウスを使ってそれぞれの保存作業をおこなうよりもスピーディーに実行することができます。

セルの行・列の端に移動する

素早く行・列の端まで移動させることができます。移動させる方法は 「Ctrl」+「方向キー」 です。押した方向キーの端まですぐに移動することができます。大量のデータなどを見たいときにすぐに移動できます。

シートを移動する

複数のシートを使って作業している場合は 「Ctrl」+「PageUp」 を押せば1つ前のシートに 「Ctrl」+「PageDown」 を押せば1つ後のシートに移動します。複数のシートを使った作業の場合は、マウスを使って移動を繰り返すだけでもストレスになってしまいますが、ショートカットキーを使うことで、ストレスフリーにスピーディーに作業できます。

列・行を非表示にする


Excelでは、希望の列・行を非表示にすることができます。「Ctrl」+「0」 を押すことで、列を非表示にすることができます。非表示にした列を再度表示させたい場合は 「Ctrl」+「Shift」+「0」 を押すと再表示します。

列を非表示にしたい場合は、「Ctrl」+「9」を押し、再表示させたい場合は「Ctrl」+「Shift」+「9」を押すだけです。非表示にしたい場合や、再表示させたい場合は、該当の列・行を選択した状態でおこないます。

選択した範囲からグラフを作成する

グラフを作成したい範囲を選択したうえで 「F11」 を押せば、簡単に選択範囲内の情報をもとにグラフ作成ができます。マウスを使ってもグラフ作成ができますが、「F11」を押した方が素早くグラフ作成画面へ移行できます。

近くのセルの内容をコピー&ペーストする

Excelでは、すぐ上のセルや左のセルの内容をコピー&ペーストすることができます。すぐ上のセルの内容をコピー&ペーストしたい場合は 「Ctrl」+「d」 を押し、左にあるセルの内容をコピー&ペーストしたい場合は、「Ctrl」+「r」を押すだけで、そのまま反映させることができます。連続した作業の際に素早く入力でき効果的です。

ある法則に基づいた連続した数値を入力する

Excelを利用して表作成を行っていると規則性のある連続した数値を入力したくなることがあります。このようなケースでは 「オートフィル」 を使うことによって簡単に入力することができます。

まずは3つくらいの数値を入力します。試しに「1」「4」「7」と3飛びの数値を3つのセルにそれぞれ入力してみましょう。入力が終わったら3つのセルを選択してください。セルの右下に四角いアイコン のようなものが表示されると思います。

この四角は「フィルハンドル」と呼ばれておりセルに対して様々な指示を出すことができます。ここでは「フィルハンドル」を下方向に引っ張ってみましょう。すると見事にセルが拡張され「1」「4」「7」「10」「13」…。と規則性を維持したまま数値が入力されるはずです。

もちろん手作業で全ての入力を行うことはできますが、「オートフィル」を活用すると単純作業が簡略化されて時間短縮に繋がります。ぜひ使ってみてください。

ふりがなを自動入力する

業務上でExcelを利用していると顧客名簿のリストを作成することもあるでしょう。そして顧客名簿にはふりがなが必要となるケースも非常に多いです。

同一セル内に表示する

Excelでは入力情報を自動で記憶してくれますので 「ふりがなの表示/非表示」ボタン をクリックするだけで同一セル内に表示させることができます。もし読み方が違う場合は「ふりがなの編集」から正しいふりがなを設定することが可能です。

別のセルに表示する

PHONETIC関数を利用することで別のセルに表示させることもできます。ふりがな情報を特に重視する場合はこちらの方法が有用だと思われます。こちらも読み方が違う場合は手入力で修正しましょう。

読み上げ機能を活用する

Excelを始めたとした各種ソフトウェアを利用していると長時間パソコンと向き合うことになります。たまに長時間する程度であれば大した問題ではないのかもしれませんが、こういったデスクワークは毎日繰り返すことも多いです。目へのダメージも馬鹿にはできません。

Excelには読み上げ機能が搭載されていますので、聴くことで情報を取り入れることもできます。 もちろん入力する時には目で確認しながらの作業が必須になります。しかしファイルを閲覧する時であれば耳に頼るのも一つの手段と言えます。

自分でもわからないうちに目が疲れていることも少なくありません。休められる時にはしっかりと目を休めておくことも大切だと言えます。

重複データを削除する

Excelでは基本的に沢山のデータを扱うことになります。似通った情報を連続したセルに表示させることが少なくないため、視認では重複している情報を確認することが大変なことがあります。

Excelには重複チェックすることができる機能があります。これを使うことで重複しているデータがないかどうか確認作業を簡単に行うことができます。無駄に時間を掛ける必要がなくなるので非常に有効な機能だと思います。

重複データチェック

  1. 重複チェックしたいセルを範囲選択
  2. 画面上部の データ をクリック
  3. 表示されたメニューから 重複の除外 をクリック

テキストボックスを活用する

Excelでデータを入力しているといつ編集したのかわからなくなってしまうこともあります。数十分で編集作業が終わるような内容であれば問題はないのですが、数時間がかりで一つのファイルを作成するような大仕事だとちょっとしたメモを残しておきたいこともあります。

「テキストボックス」 というメモ機能がありますので、データに関する補足情報を残しておくことができます。デキストボックスはドラッグすることで自由に移動できますので邪魔に鳴らない場所に設置しておくと良いでしょう。

バックアップを作成する

Excelで作業を行っていると自分の意図しない操作によって上書きしてしまったり、予期せぬハプニングによってデータを失ってしまう可能性もあります。もちろん滅多に起きない事態ですが、時間をかけて作ったファイルのデータが損失したら泣くに泣けません。

このような事態を防ぐために普段からバックアップをとっておくことが大切です。バックアップ機能をOnにしておくことで自動で最新の一つ前にファイルを保存し続けてくれる機能です。

バックアップファイルを作成する

  1. 名前を付けて保存 をクリック
  2. 画面下部の ▼ボタン をクリック
  3. 表示されたメニューから 全般オプション をクリック
  4. バックアップファイルを作成する にチェックを入れて OK をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、Excelの表作成の方法と覚えておくと便利な操作について紹介いたしました。Excelを使えば、簡単に表を作成することができ、さまざまなデータを管理・まとめることができます。

便利に使うことができる操作方法をたくたん覚えることにより、スピーディーに表やグラフを作成したり、作業を終えることができるようになります。ぜひ、今後のExcel作業の参考にしてみてください!

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