ワードを使いこなそう~ヘッダー・フッダーと目次の付け方

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多くの社会人が一度は使うであろう、ワード。せっかくワードで文章を作るなら見やすいものを作りたいですよね。

今回はワードで資料等を作る際便利な、フッダー・ヘッダーと目次の付け方をご紹介します。

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ヘッダー・フッダーを付けよう

ヘッダー・フッダーを付けるとなぜ良いか

ワードで作成する文書に使える機能として、ヘッダーとフッターというものがあります。

ヘッダーとはヘッドつまり頭から来ている用語で、本文よりも前の、上の部分を指します。一方、フッターとはフットつまり足から来ている用語で、本文よりも後の、下の部分を指します。しかし、このように説明されてもワードの初心者にはいまいち何のことかピンと来ないかもしれません。

具体例を挙げて言いますと、最も分かりやすいのは複数ページにわたる文書の各ページ下部にふられるページ番号でしょう。ページ番号は本文とは別に、本文よりも下の部分にふられていきます。つまりこのページ番号を記載する領域が、文書におけるフッター領域ということになります。

これに比べるとヘッダー領域に何かが記載されることは一般的には少ないかもしれませんが、例えば文書のタイトルを全てのページの上に入れたり、あるいは日付や作成者名をページ右上に入れたりするような使い方もできます。

要は、本文とは別に、その文書全体に関係するようなことで、しかも各ページに入れたいようなちょっとした内容を含める領域がヘッダー領域でありフッター領域ということになります。

フッダー・ヘッダーの付け方

この2つの領域に記入するのは比較的簡単です。

ワードの挿入タブから選ぶだけで、本文とは別にこの2つの領域に記入していくことができます。重要なことは、この領域は本文ではなく、基本的には全てのページに同じ内容が記載されるということです。

ただし、ページ番号についてはそれを指定して挿入することで、最初から1, 2, 3というように自動的に順番にページ番号を挿入することができます。

この機能を使うことで、わざわざ本文中にページ繰りを気にしながらページ番号を一つ一つ記入していくような無駄なことをせずに済みます。このようなことをしては、ページ数が多くなればなるほど大変ですし、途中で文章の修正が入って行数が変わってしまうと途端にページ数やその表示場所がおかしくなってしまいますが、そのようなことが避けられるわけです。

基本的に全てのページに同じ内容が記載されますから、全てのページに記載したいような内容、どのページに記載されてもおかしくないような内容のみをこの領域に記載する必要があります。

そうでない内容をこの領域に記載してはおかしなことになってしまいますから、本文に書くべき内容なのか、それともこの領域に記載すべき内容なのかをよく考えてから記載するようにしましょう。

使い方の応用編

なお、基本的には全てのページに同じ内容が記載されるのですが、さすがにそれではちょっと困ったことになるというか、使い勝手が悪く感じる場合があります。

例えば、最初のページを表紙としたいので、最初のページに限って別の内容を表示させたいとか、そもそもこの領域には何も表示させたくないという場合があるでしょう。これは可能です。先頭ページのみ別指定とすることができるようになっているからです。先頭ページのみ別指定のチェックボックスをオンにすればできます。

また、できあがりが見開きの冊子タイプになるような文書としたいために、左のページと右のページとでは別々の内容を表示させたいという場合もあるでしょう。これも可能です。奇数・偶数ページ別指定にすることができます。これもそのチェックボックスをオンにすることで指定ができるようになっています。ヘッダーとフッターをうまく使えば、文書の全体にわたって必要とされる情報を常に表示することができるわけですから、ただ本文のみの文章に比べて、締まった感じの文書を作成することができます。

うまく使いこなすことでワード文書作成レベルもアップすることでしょう。

ワード2016での目次の入れ方

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ワードでは、作成した文書の目次を自動で作成することもできます。

ワードの機能で自動作成すると文書に新たな項目を追加したり、見出しを変更したりした場合でも更新するだけで簡単に一括修正できるのでとても便利です。

目次を入れる準備

機能を使用するにはまず、ワードで文書を作成したのちに該当箇所に見出しスタイルを設定しなければなりません。

例えば、章の初めに「1.~」、「2.~」と手動でタイトルをつけたとしても、見出しスタイルを設定しないとメッセージボックスが表示されて自動作成機能が利用できません。目次を作成するには下準備として見出しスタイルの設定が必要、と覚えましょう。

見出しスタイルの設定は、設定したい箇所を範囲選択し「ホーム」タブ内の「スタイル」グループから設定できます。表示されたスタイルから「見出し1」を選択すると選択範囲に見出しスタイルが設定されます。さらに小タイトルをつけたいといった場合は同様にして「見出し2」、「見出し3」と設定することができます。

見出しの設定を行えば準備完了です。

目次の入れ方

挿入したい箇所にカーソルを置いて「参考資料」タブ内の「目次」ボタンを選択すると、いくつかスタイルが表示されるので好みのスタイルを選択します。

ここで表示されるスタイルを見ると、「見出し1」、「見出し2」と書かれているのが確認できます。この「見出し1」、「見出し2」などが設定した見出しスタイルに対応しています。

つまり、表示したい項目に対して正しく見出しを設定しなければ、望むようなスタイルでは作成されないということです。さらに作成後、項目の変更や章の追加をした場合、また本文を修正してページ番号が変わった場合などは更新機能で一括修正することができます。

章を追加した場合は、作成時と同様に見出しスタイルを設定して「参考資料」タブの「目次の更新」ボタンをクリックします。するとメッセージボックスが表示されるので、該当する項目を選択して「OK」ボタンをクリックすることで、簡単に修正できます。また、カーソルを合わせて「F9」キーを押すことでも同じように更新することができます。

キーを押すだけでも更新できるので、本文を修正したのちに更新し忘れてしまうことがないよう、ファイルの保存前に更新をかける癖をつけておくとよいでしょう。

諸事項の変更方法

もちろんフォントやリーダーの変更、小項目の追加も可能です。

変更するには「目次」ボタンをクリックして「ユーザー設定の目次」を選択します。
「タブリーダー」項目のプルダウンをクリックすると、数種類のリーダーが表示されるのでその中からリーダーを選択できます。

フォントを変更するには「変更」ボタンをクリックします。「文字/段落のスタイル設定」ウィンドウが表示されるので、変更したい項目を選択して「変更」ボタンをクリックすると「スタイルの変更」ウィンドウが表示されます。

下部に「書式」ボタンがあるのでクリックし、「フォント」を選択します。「フォント」ウィンドウが表示されるので使用するフォントや太字や斜体などのスタイル、フォントサイズ、フォントカラーなどが細かく設定できます。

自動作成では「見出し1」、「見出し2」までが表示されますが、さらに「見出し3」、「見出し4」といった小項目まで表示させたい、といった場合には「アウトラインレベル」の数値を変更します。

変更設定が完了したら「OK」ボタンをクリックします。確認のメッセージボックスが表示されるので「OK」ボタンをクリックすると変更が反映されます。使いこなせば大幅な作業時間の短縮にもなりますし、自動作成なので入力ミスや、項目は変更したけどページ番号の修正を忘れてしまったなどの初歩的なミスを減らすことにもつながります。

ぜひ利用してみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回紹介した機能はワードを見やすくする際非常に便利な機能と言えます。ぜひ実践してみてください。

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