Gmailは仕事で使えるか？現場で使えるセキュリティ強化方法

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セキュリティを強化するには

Gmailのセキュリティは、実はもっともっと強化することができるのです。ここではそのやり方をご紹介します。

2段階認証を設定する

仮想通貨アプリなどではおなじみの「2段階認証」ですが、ついにメールの世界にも登場してきました。

これによって、Gmailにアクセスするたびに、スマホに送られてくる認証コードを入力しないとGmailをチェックできなくなります。

しかし自分一人で使っているGmailですと「このパソコンを信頼できるパソコンとして登録する」 という項目にチェックを入れることで、毎回認証パスコードが送られてくるのを省略することができます。

セキュリティアドオンを入れる

Gmailを使っていると「アドオン」という言葉を目にすることもあります。Google Chromeの拡張機能やプラグインといった、ユーザーが必要に応じて後から追加する機能を「アドオン」と呼んでいます。

「セキュリティアドオン」というものがあり、セキュリティにセンシティブなユーザーにはおすすめの項目です。

これはどんなに気をつけていても送られてくる可能性の高い、フィッシングや詐欺メールをブロックしてくれるツールで、Google Chrome公式の拡張機能の 「WOT(Web of Trust)」 というアプリです。怪しいサイトにアクセスしようとすると、あらかじめ教えてくれるので、アクセス自体から守ってくれる信頼おけるアプリです。

Google Chromeのアドオンはいろいろありますが、中には悪意をもったアドオンもないわけではありません。追加する際には詳細をよく確認することをおすすめいたします。

「秘密の質問」を工夫する

Gmailの認証方法に「秘密の質問」があります。たいていGmail側で用意されているものは、「母親の旧姓は？」などですが、この答えを「原」などと真面目に答えず「特売セールには必ず行く原さん」などと、ユーモアを交えて設定してみましょう。

これにより、秘密の質問に答えるたびに笑顔が出るし、一石二鳥だと言えます。

簡易なパスワードを使用しない

Gmailに限りませんが、自分のパスワードは簡単に想像できるようなパスワードの使用は避けるよう推奨されています。多くのサービスではパスワード設定時にセキュリティレベルを確認できるようになっています。

自分が設定したパスワードが「弱」や「中」である場合「強」になるように複雑にするほうが良いでしょう。大文字小文字のアルファベットを無作為に挿入するだけでも強固なパスワードになります。

設定したパスワードは端末に記憶させておくことができますので、基本的にその都度入力する必要はありません。ただ一応紙などにメモしておくと端末紛失といった想定外の事態にも対処できますのでおすすめです。

アカウント復元オプションを設定する

「アカウント復元オプション」は何かしらの原因でGmailにログインできなくなったときにアカウントを復元する機能です。

以上の操作で設定画面を開くことができます。後は表示されるガイドに従って進めていけば設定を行うことができるかと思います。復元時に利用するのは片方だけのようですが、可能であれば両方設定しておくことが好ましいでしょう。

アクセス権限を確認する

アクセス権限を持っているアプリやサイトは、Googleアカウントの一部データにアクセスすることができるようになっています。アクセスさせたくないアプリなどがある場合はアクセス権限を確認しておきましょう。

転送設定を確認する

Gmailにはフィルタ機能があり、受信/送信したメールを別のメールアドレスに転送することができます。

便利な転送機能ですが、このフィルタに自分たちが管理できていない転送設定が入り込んでいると、内部のメールが外部に漏洩してしまうリスクがあります。

そのため、フィルタ機能を定期的に確認する、権限を管理するなどの対応が必要です。

メール自体を強化するメール暗号化を行う

Gmailのセキュリティを高める方法には、メール自体を強化する暗号化を行うという方法もあります。そもそも、Gmailは、自動的にメール内容を暗号化して、ユーザーの安全な接続を通してメールを送信していています。

S/MIME方式

2016年から追加された、Gmailのメール暗号化強化ですが、これはS/MIME方式といいます。メールの送受信時にTLS（Transport Layer Security）の暗号化に未対応なメールを検知すると、メールの冒頭に赤い鍵が開いた南京錠が表示されます。

このような開いた南京錠が表示されないためには、TLS暗号化に対応した対策を取ることが必要ですが、そのためには送信側、受信側がともにTLS暗号化に対応したプロバイダを使っていることが重要となります。

メールだけでなくマシンのパスワードも強化する

メールのパスワードを複雑にしておけば、絶対にメールを盗み読まれたりしない、とお思いでしょうか？

しかし、メールのパスワードだけでは不十分で、お使いのマシーンのパスワードが簡単なものだと、すぐに破られてしまいます。そのため、マシーンのパスワードも英数、大文字、小文字を組み合わせた長いものにし、強固なパスワードを作っておきましょう。

Gmailに届くメール「セキュリティ問題が検出されました」

「アカウントで○件のセキュリティ問題が検出されました」 というメールが送られてくることがあります。どうやらセキュリティ面で異常が発生していることを知らせるメールのようです。

唐突にセキュリティ問題と言われると焦ってしまいますが、放置しておくわけにもいきません。どのような趣旨のメールなのか見ていきましょう。

まずは差出人を確認

このようなメールを受け取った場合は 必ず差出人の確認 を行ってください。メールの差出人が「accounts.google.com」であればGoogle公式から送信されたものであることが判明します。

万が一、悪意ある送信者からメールを開いてリンクをクリックしてしまうと Gmailのアカウント情報を盗まれてしまったり、ご利用の端末に不具合が生じてしまうといった危険性もあります。このような事態を避けるためにも差出人の確認は必須です。

セキュリティ診断を推奨される

このメールはセキュリティに問題が発生している時や別の端末からログインしたりすると送られてきます。

普段利用している端末とは違うものでGmailにログインすると、Google側は不正ログインの可能性を探るための処置と思われます。メールで推奨されているセキュリティ診断はこれらの確認を行うためにも重要な行為であります。

このメールが届くほとんどのケースは別端末による利用からなのです。しかし万が一、不正ログインされているようなことがあれば大事です。診断は数分で済みますので実行を強くおすすめします。

セキュリティ診断を開始すると上記の4つのポイントに分けて行われます。問題がなければ「緑色のチェックマーク」セキュリティ問題が見られる箇所は「黄色いエクスクラメーションマーク」がつくようになっています。

別端末からのログインが原因の場合

別端末からのログインが原因の場合「最近のセキュリティ関連のアクティビティ」が黄色いマークに変わるのが分かると思います。確認メッセージが表示されますので自分の端末であることを確認したら「はい」を選択しましょう。

この手順を行うことで黄色から緑色に変化してセキュリティ問題が解消しました。

問題は自分の端末以外からのログインがあった場合です。その場合は「いいえ、私ではありません」を選択してGoogle側に報告する必要があります。Gmailのパスワードなども速やかに変更することが推奨されます。

まとめ

Gmailを仕事で使って大丈夫？というのが本記事の主題でありますが、通常の業務であれば、Gmailで十分事足ります。

しかし、レベルや気密性の高い仕事で、秘密が漏れると大変なことになるようなお仕事に従事されている方は、Gmailを業務に使うのは避けましょう。

もっともそういう会社では、セキュリティにとても気を使っているため、メールクライアントの選定も非常にセンシティブで、フリーで利用できるGmailはまず候補に上がらないとは思います。

しかし、数あるフリーメールクライアントの中でも、Gmailのセキュリティは高く、使い勝手のよいことは明確のようです。

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