変更履歴

変更履歴は、Microsoft Wordの共同編集で不可欠な機能で、編集箇所を記録し、誰がいつ何を変更したかを可視化します。契約書・論文・報告書のレビューで、修正案を原文と見比べながら議論し、最終的にどれを採用するかを決める用途で幅広く使われています。

オン/オフは『校閲 → 変更履歴の記録』ボタンで切り替えます。ONにした状態で編集すると、挿入は下線付き、削除は取り消し線、書式変更は行の左端に縦線が引かれ、誰の変更かが吹き出し・カーソルホバーで表示されます。複数人で回覧する際は、各人の色が自動で割り当てられるため、誰の指摘かが一目瞭然です。

変更の『承認・却下』は、校閲タブの『承認』『元に戻す』ボタンで行います。1件ずつ対応する、すべて承認する、特定の人の変更だけ承認する、といった柔軟な操作が可能です。承認すると変更が確定し、変更履歴マークは消えます。

『表示モード』は4種類あり、①すべての変更履歴（インライン表示）、②すべての変更履歴／吹き出しで、③シンプルな変更履歴、④変更履歴なし、から選べます。クライアント提出用のきれいな状態を確認したいときは④に切り替えると、変更を承認せずに見た目だけ最終版を確認できます。

注意点は2つあります。第1は『変更履歴を残したまま外部送信するリスク』で、社外に出すファイルには編集時の内部議論・却下候補の文言が残っている可能性があります。校閲の『ドキュメント検査』で変更履歴・コメント・作成者情報をまとめてクリアしてから送るのが安全です。第2は『共同編集モードとの違い』で、OneDrive/SharePoint上でのリアルタイム共同編集では、変更履歴とは別に編集履歴が自動記録されており、挙動が異なる点は覚えておくと混乱しません。