SharePoint

SharePointは、Microsoftが提供する企業向けのコラボレーション・文書管理プラットフォームです。部門・プロジェクト単位でサイトを作成し、メンバー間でファイル共有・ドキュメント管理・社内ポータル運用・ワークフロー自動化を行えます。Microsoft 365（旧Office 365）の中核サービスの1つで、TeamsやOneDrive for Businessとも深く連携しています。

OneDriveとSharePointは似ているようで役割が異なります。OneDriveは『個人のクラウドストレージ』、SharePointは『チーム・組織のクラウドストレージ兼ポータル』という位置付けです。Teamsのチームを作成すると、裏側では自動的にSharePointサイトが生成され、チャネルのファイルタブがSharePointのドキュメントライブラリと同期される仕組みになっています。

主な機能は次の通りです。①ドキュメントライブラリ: バージョン管理・チェックイン/チェックアウト・権限設定付きのファイル保管、②リスト: Excelのような一覧表で情報を管理、③ページ: 社内ポータル用のWebページを作成、④Power Automateとの連携: 承認フローや通知の自動化、⑤権限管理: サイト・ライブラリ・フォルダ・ファイル単位で細かく設定可能。

大企業では社内ウィキ・規程類の公開・部門ニュース・申請フローのハブとして使われ、中小でもプロジェクト共有ドライブとして活用されます。検索機能が強力で、ファイル内の文字列まで検索対象になるため、大量の社内文書から必要な情報を素早く見つけられるのも強みです。

注意点は『権限設計の複雑さ』です。フォルダ継承・個別権限・共有リンクの種類などが多層に絡み、意図しない相手にファイルが公開されるリスクがあります。権限は可能な限りグループ単位で設計し、個別権限は最小限にとどめるのが運用の基本です。