差し込み印刷

差し込み印刷は、Wordの定型文書とExcelの名簿データを組み合わせ、宛名・会社名・金額などをそれぞれの受信者ごとに自動で埋め込む機能です。案内状・請求書・ラベル・封筒印刷・一斉メールなど、大量の個別文書を一気に作成するときに欠かせない機能です。

基本の流れは次の通りです。①Excelで名簿を用意（1行目に見出し、2行目以降にデータ）、②Wordで差し込み印刷ウィザードを起動し文書の種類（レター・メール・ラベル・封筒）を選ぶ、③Excel名簿を『差し込み先』として指定、④文書内のカーソル位置に差し込みフィールド（《宛名》《金額》など）を挿入、⑤プレビューで各受信者の表示を確認、⑥印刷または個別ファイル出力、またはメール送信。

代表的な用途は3種類です。第1は『宛名ラベル・封筒』で、郵便物の大量発送に便利です。第2は『個別カスタム文書』で、同じ案内文の一部を受信者ごとに変えたいケース（お客様名・担当者名・金額の差し替え）に最適です。第3は『一斉メール送信』で、Outlook連携で受信者一覧に個別にカスタマイズされたメールを送信できます。

注意点は『データ形式』にあります。Excel側で『3,000円』と見えていても、差し込み先では『3000』と出たり、日付が米国形式になってしまうことがあります。対策としては、Wordで差し込みフィールドを右クリック『フィールドコードの表示』から書式スイッチ（\# "#,##0円" など）を追加することで、思いどおりの表示に整えられます。

メール送信時はOutlookが既定メーラーに設定されている必要があり、BCC送信ではなく個別送信扱いになるため、送信数が多いとサーバーの送信制限に引っかかる可能性があります。1日数百通を超える送信は、Mailchimp等のメール配信サービスを使うほうが安全です。