連絡先グループ

連絡先グループ（旧名: 配布リスト）は、Outlookで複数のメールアドレスを1つの名前にまとめる機能です。『ホーム→新しいアイテム→その他のアイテム→連絡先グループ』から作成し、グループ名とメンバーのアドレスを登録します。

宛先欄にグループ名を入れるだけで、登録された全員に一括送信できます。『営業部全員』『A案件関係者』『協力会社リスト』など、よくまとめて送るグループを作っておけば、毎回個別にアドレスを選ぶ手間が省けます。宛先入力時の漏れや誤送信も防げます。

似た機能にExchange Online（Microsoft 365）の『配布グループ』『Microsoft 365グループ』があり、これらはサーバー側で管理され、組織全体で共有できます。個人のOutlookに作る連絡先グループは自分専用ですが、設定がローカルで完結するため権限不要で自由に作れるメリットがあります。

連絡先グループへのメール送信は、受信者側の宛先欄に個々のアドレスが展開されて表示されます。これを避けたい（個人情報保護のため受信者同士に宛先を見せたくない）場合は、BCCに連絡先グループを入れる運用が定番です。TO欄には送信者自身を入れておきます。

注意点として、連絡先グループはOutlookの『連絡先』フォルダに保存されるため、OST・PSTの破損でメンバー情報が失われるリスクがあります。重要なグループは定期的にメンバーリストをCSVエクスポートしてバックアップしておくのが安全です。

メンバーの離職・異動が多い現場では、個人のOutlook管理よりもExchange側の配布グループに切り替えたほうが運用負担が下がります。個人管理だと全員がそれぞれメンテナンスすることになり、古いアドレスが残り続けて宛先漏れ・エラーメール返送の原因になります。