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【2026年最新版】Microsoft SharePointの使い方・ファイル共有・チームサイト完全ガイド

Microsoft SharePointは、チームでファイルを共有・共同編集するための企業向けコラボレーションプラットフォームです。「SharePointって何？OneDriveと何が違うの？」「チームサイトを作ったはいいが、設定の仕方がわからない」という方は非常に多いです。

この記事では、SharePointの基本からチームサイトの作成・権限設定、ファイルのアップロード・共有、TeamsやOneDriveとの連携方法まで、初めてSharePointを使う方でも迷わず操作できるよう丁寧に解説します。

1. SharePointとは？基本を理解しよう

Microsoft SharePointは、Microsoft 365（旧Office 365）に含まれるウェブベースのコラボレーションプラットフォームです。主にチームや部署単位でファイルを管理・共有し、社内の情報共有を効率化するために使われます。

SharePointでできること

• チームサイトの作成：部署・プロジェクト単位のサイトを構築
• ドキュメントライブラリ：ファイルをクラウドで一元管理・共同編集
• リスト：Excelのような表形式でデータを管理
• ページ・ニュース：社内ポータル・ニュースサイトを作成
• 権限管理：閲覧のみ・編集・フルコントロールなど細かく設定
• TeamsやOneDriveとの連携：シームレスなコラボレーション

2. SharePointとOneDriveの違い・使い分け方

SharePointとOneDriveはどちらもMicrosoft 365のクラウドストレージですが、用途と対象が異なります。混同しやすいので正確に理解しておきましょう。

SharePointとOneDriveの主な違い

比較項目	SharePoint	OneDrive
主な用途	チーム・部署での共有	個人のファイル保存・共有
所有者	組織・チーム	個人アカウント
ストレージ容量	サイトあたり25TB〜	ユーザーあたり1TB〜
権限管理	詳細な権限設定が可能	共有リンクが中心
Teamsとの関係	Teamsのファイルの実体	個人用として連携
適切な場面	プロジェクトファイル・規程集	個人作業中のファイル

使い分けの基本ルール

• SharePoint：チームメンバー全員が参照・編集するファイル（プロジェクト資料・規程・議事録等）
• OneDrive：個人が作業中のファイルや、特定の人とだけ共有するファイル

Teamsで「ファイル」タブを開くと表示されるのは実際にはSharePointのドキュメントライブラリです。つまりTeamsのチャンネルにファイルを置く＝SharePointに保存しているということになります。

3. SharePointのチームサイトを作成する方法

SharePointのチームサイトは、プロジェクトや部署単位で作成する情報共有の拠点です。Microsoft 365の管理者でなくても作成できます（組織の設定による）。

チームサイト作成手順

1. Microsoft 365のアプリランチャー（ワッフルアイコン）から「SharePoint」を開く
2. SharePointのホーム画面左側の「+ サイトの作成」をクリック
3. サイトの種類を選択：
   – チームサイト（メンバー間のコラボレーション向け）
   – コミュニケーションサイト（全社への情報発信向け）
4. 「チームサイト」を選択して「次へ」
5. サイト名・説明・プライバシー設定（プライベート/パブリック）を入力
6. 言語を「日本語」に設定して「次へ」
7. オーナー・メンバーを追加して「完了」

プライベートサイトとパブリックサイトの違い

種類	アクセスできる人	用途
プライベート	承認されたメンバーのみ	部署・プロジェクト内の機密ファイル管理
パブリック	組織内の全ユーザー	全社向けの情報・規程集・FAQなど

メンバーの追加と権限設定

SharePointのチームサイトには以下の3種類の権限があります。

権限グループ	権限レベル	できること
オーナー	フルコントロール	サイトの設定変更・メンバー管理・全操作
メンバー	編集	ファイルのアップロード・編集・削除
閲覧者	読み取り	閲覧のみ（編集・削除不可）

メンバーを追加する手順

1. チームサイトの右上の歯車アイコン→「サイトのアクセス許可」
2. 「メンバーの招待」をクリック
3. 追加したいユーザーの名前またはメールアドレスを入力
4. 権限グループ（オーナー / メンバー / 閲覧者）を選択
5. 「追加」をクリック

4. ドキュメントライブラリへのファイルアップロード・共有リンク発行

SharePointのドキュメントライブラリは、ファイルをチームで共有・共同編集するための中核機能です。

ファイルをアップロードする方法

1. チームサイトの左メニューから「ドキュメント」をクリック
2. ドキュメントライブラリが表示される
3. アップロード方法は3通り：
   a. 「アップロード」ボタンからファイル/フォルダを選択
   b. エクスプローラーからドラッグ&ドロップ（同期済みの場合）
   c. 「新規」ボタンでWordやExcelを直接新規作成

フォルダの作成方法

1. ドキュメントライブラリで「新規」→「フォルダー」
2. フォルダ名を入力して「作成」
3. 以降はフォルダをクリックして中に入ってファイルをアップロード

ファイルの共有リンクを発行する方法

1. 共有したいファイルの右端の「…（その他のオプション）」→「共有」
2. または、ファイルを選択して上部の「共有」ボタンをクリック
3. 「リンクをコピー」の設定を選択：
   – 「組織内のユーザー」：社内の全ユーザーがアクセス可能
   – 「特定のユーザー」：指定した人のみアクセス可能
   – 「リンクを知っている全員」：外部にも共有可能（要管理者許可）
4. 「アクセス許可の設定」で「編集可能」または「閲覧のみ」を選択
5. 「コピー」でリンクをクリップボードにコピーしてメールやTeamsで送付

共有リンクの種類と使い分け

リンクの種類	アクセス範囲	推奨シーン
組織内ユーザー	社内のみ	社内向けの案内・連絡
特定のユーザー	指定人物のみ	外部クライアントへの提出・機密資料
リンクを知っている全員	誰でもアクセス可	公開情報・マニュアルの外部共有（要注意）

5. SharePointとTeamsの連携方法

Microsoft TeamsとSharePointは深く連携しています。Teamsのチャンネルで「ファイル」タブに保存したファイルは、実際にはSharePointのドキュメントライブラリに保存されています。

TeamsのファイルタブとSharePointの関係

Teams上で：

• チームを作成すると → SharePointにチームサイトが自動作成される
• チャンネルを作成すると → SharePointのドキュメントライブラリにフォルダが作成される
• ファイルタブにファイルをアップロードすると → SharePointに保存される

Teams内からSharePointサイトを開く方法

1. Teamsでチームの「ファイル」タブを開く
2. 右上の「SharePointで開く」をクリック
3. ブラウザでSharePointのドキュメントライブラリが開く

SharePointタブをTeamsのチャンネルに追加する方法

1. 追加したいTeamsチャンネルの「+」（タブの追加）をクリック
2. 「SharePoint」を選択
3. 連携するSharePointサイトやページを選択
4. 「保存」をクリック

これにより、SharePointのページ・ドキュメントライブラリ・リストをTeamsのタブとして表示できます。チームメンバーはTeamsを離れることなくSharePointのコンテンツにアクセスできます。

SharePointのサイトからTeamsチームを作成する方法

1. SharePointのチームサイト左下の「Teamsに追加する」をクリック
2. 「続行」をクリックしてTeamsとの連携を設定
3. Teamsにそのチームが作成され、SharePointのドキュメントライブラリと連携される

6. OneDrive同期でWindowsのフォルダとして利用する方法

SharePointのドキュメントライブラリは、Windowsのエクスプローラーからローカルフォルダのように操作できます。ブラウザを開かなくても、いつも使っているフォルダと同じ感覚でファイルを管理できます。

SharePointをOneDriveで同期する手順

1. ブラウザでSharePointのドキュメントライブラリを開く
2. 上部の「同期」ボタンをクリック
3. 「Microsoft OneDriveを開きますか？」のダイアログで「OneDriveを開く」
4. OneDriveのサインインが完了していれば自動的に同期が開始される
5. Windowsのエクスプローラーに「組織名」フォルダが表示され、その中にSharePointのフォルダが現れる

同期後のファイル操作

• エクスプローラーでファイルを追加/変更 → 自動的にSharePointに同期される
• SharePointでファイルを変更 → 自動的にローカルに反映される
• オフライン時にファイルを編集 → オンライン復帰時に自動同期

OneDriveの同期状態アイコンの見方

アイコン	状態
緑のチェックマーク	同期完了・最新の状態
青い回転矢印	同期中
赤い×マーク	同期エラー
雲のアイコン	クラウドのみ（ローカル未ダウンロード）

7. バージョン履歴でファイルの変更を元に戻す方法

SharePointのバージョン履歴は、ファイルの変更履歴を自動的に保存する機能です。誤って上書き・削除した内容を古いバージョンに戻すことができます。

バージョン履歴を確認する手順

1. SharePointのドキュメントライブラリで対象のファイルを選択
2. ファイル名の右の「…（その他のオプション）」→「バージョン履歴」をクリック
3. または、ファイルを選択して上部メニューの「バージョン履歴」
4. 日時・変更者・コメントの一覧が表示される

特定のバージョンに戻す手順

1. バージョン履歴の一覧で戻したいバージョンの日時リンクをクリック
2. そのバージョンの内容をプレビューで確認
3. 問題なければ「復元」をクリック
4. 「このバージョンを現在のバージョンとして復元しますか？」で「OK」

バージョンの保存設定

SharePointではデフォルトで最新500バージョンまで保存されます。ドキュメントライブラリの設定から保存するバージョン数を変更することもできます。

1. ドキュメントライブラリの「設定（歯車アイコン）→ライブラリの設定」
2. 「バージョン管理の設定」をクリック
3. 保存するバージョン数を設定して「OK」

8. SharePointの便利な活用術

アラートを設定してファイル変更を通知する

SharePointではファイルやフォルダが変更された際にメールで通知を受け取る設定ができます。

1. 通知を設定したいファイルやフォルダを選択
2. 上部の「…（その他のオプション）→「アラートを設定」
3. 通知するタイミング（すべての変更・自分の変更のみ等）を設定
4. 「OK」をクリック

SharePointリストで業務データを管理する

SharePointの「リスト」機能を使うと、Excelのような表形式でデータを管理できます。タスク管理・進捗管理・在庫管理などに活用できます。

1. チームサイトのホームページで「新規→リスト」
2. 空のリスト・既存リスト（テンプレート）から選択
3. 列（フィールド）を追加してデータを入力

SharePointでWordやExcelをオンライン共同編集する

SharePointに保存したWord・Excel・PowerPointファイルは、複数人が同時に編集（共同編集）できます。

1. ドキュメントライブラリでファイルをクリック
2. ブラウザでOffice Onlineが開き、そのまま編集可能
3. 別のユーザーも同じファイルを開けば、リアルタイムで変更が反映される
4. 「デスクトップアプリで開く」からローカルのWordやExcelで開くこともできる

よくある質問（FAQ）

まとめ

Microsoft SharePointの使い方・ファイル共有・チームサイトの作成・連携方法について解説しました。

• SharePointはチーム共有・OneDriveは個人用として使い分けるのが基本
• チームサイトはMicrosoft 365のSharePointから「+サイトの作成」で簡単に作れる
• 権限はオーナー・メンバー・閲覧者の3種類で適切に設定する
• TeamsのファイルタブはSharePointと同じ：どちらから操作しても同じファイルが変更される
• OneDriveで同期するとエクスプローラーからローカルフォルダのように使える
• バージョン履歴で誤った変更も最大500バージョンまで復元可能

SharePointを使いこなすことで、チームのファイル管理が効率化し、メールでのファイル添付・送受信が減り、コラボレーションの質が大幅に向上します。まずはチームサイトの作成とTeamsとの連携から始めてみてください。