ワードの差し込み印刷機能でExcelのデータを活用する方法

公開日：2022/11/23　更新日：2022/11/24　

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２．ワードの差し込み印刷で出来ること

ワードの差し込み印刷を使えば様々なことが可能になります。ここではその中から、封筒の住所を一括で印刷する方法と年賀状の住所を一括で印刷する方法をご紹介いたします。

Excelで作成した住所録のデータから一括して封筒に印刷

wordに入っているテンプレートと差し込み印刷機能を利用すれば、excelで作成した住所録のデータを一括で封筒に印刷することができます。

方法は以下の通りです。

wordを開き、文書を「新規作成」します。
封筒テンプレートをダウンロードします。
住所録データの内、郵便番号は上3桁と下4桁を別々の列にわけておきます。
住所録データを選択します。「差し込み文書」内の「差し込み印刷の開始」というタブの「宛先の選択」をクリックして、「既存のリストを使用」をクリックすればOKです。
次に、住所録データの入力位置を指定します。入力位置（氏名欄など）をクリックした後に、「文章入力とフィールドの挿入」というタブの「差し込みフィールドの挿入」をクリックすればOKです。これを必要な分繰り返します。
印刷結果をプレビューして、正しく住所録データが封筒に印刷されるか確認します。「結果のプレビュー」というタブの「結果のプレビュー」をクリックすると、差し込みフィールドを挿入した箇所に住所録データの内容が表示されるはずです。
あとは印刷を実行すれば終了です。印刷は、「完了」というタブの「完了と差し込み」をクリックすることで出来ます。こうして印刷対象に複数のデータを指定すれば一括で大量の住所を封筒に印刷できるというわけです。

Excelで作成した住所録のデータを利用して年賀状を印刷

こちらも、住所録のデータを封筒に印刷するのと同じく、ワードの標準機能で出来ます。

方法は以下の通りです。

はがき印刷ウィザードを起動します。まず「差し込み文書」タブをクリックし、「作成」→「はがき印刷」→「宛名面の作成」を選択、と進みます。
「はがき宛名印刷ウィザード」という小さいウィンドウが立ち上がったら手順に沿って操作を進めます。
まずは、はがきの種類を選びます。
次に縦書き、横書きを指定します。
次に宛名の書式を設定します。「宛名住所内の数字を漢数字に変換する」と「差出人住所内の数字を漢数字に変換する」のチェックボックスがありますが、縦書きの場合は両方チェックあり、横書きの場合は両方チェックなしに設定すると見栄えが良いでしょう。
差出人の住所、その他を入力します。
差し込み印刷を指定します。「標準の住所録ファイル」を選択し、「ファイルの種類」欄の「Microsoft Excel」を選択します。「次へ」をクリックするとウィザードの終了画面になるので、「完了」をクリックします。
「はがき宛名面印刷ウィザード」が終了するとWordのページが年賀状の宛名面になっています。また、宛名を差し込むフィールド（点線囲みの部分）が設定されています。
宛名データの作成をします。差し込み用に手順７．で指定した「標準の住所録ファイル」のExcelファイルを開き、各項目に宛名データを入力していきます。ファイルは上書き保存します。
宛名のレイアウト調整をします。「はがき宛名面印刷」というタブをクリックして調整を行います。
あとは印刷するだけです。「はがき宛名面印刷」タブを開き、「すべて印刷」をクリックします。（一括印刷ではなく表示されているはがきのみ印刷したい場合は「表示中のはがきを印刷」をクリックします。）通常の文書と同じ印刷方法ではすべての宛先を印刷できないことに注意してください。
「印刷」ウィンドウで「OK」をクリックすると印刷が開始されます。印刷プレビューはこの画面ではできないので、手順10．の部分で入念に確認しておきましょう。

「ハガキ」が選択できない・「はがき宛名印刷ウィザード」が起動しない場合

ワードのバージョンによっては「差し込み文書」タブの「ハガキ」がグレーアウトしていたり、「はがき宛名印刷ウィザード」が起動しない報告がされています。Word2016、Word2019での対処法をご紹介いたします。

デスクトップ版をインストール

ストアアプリ版の Office2016の場合は、デスクトップ版Office2016のインストールをしてみましょう。

アドインを有効にする

なんらかの具合で、アドインが無効になっている場合があります。アドインを追加することで利用ができる場合があります。
1.「ファイル」メニューの「オプション」を開き、「アドイン」を選択します。
2.一番下の「管理」から「使用できないアイテム」を選択し設定します。
3.「アドイン：wordjpostcardwizard20.connect（mscoree.dll）」がありましたらクリックし、「有効にする」ボタンをクリック、「閉じる」ボタンをします。
4.「Wordのオプション」画面で「OK」をクリックし完了です。

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