返信時の署名祭りを消す！Gmailの署名を上手に利用するコツ

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署名の上にある「-」を削除する方法

Gmailの署名には「-」が表示されますが、どのようにして「-」を削除すればいいのでしょうか。毎回手作業で削除をするのは大変非効率ですので、ここでは、「-」の削除設定方法について紹介します。

「-」の意味

Gmailの署名を設定すると「-」の線が自動的に挿入されます。この「-」は、「ここからが署名ですよ」とわかりやすくするために表示されます。そのため、必ず「-」である必要はなく、人によっては「/」や「☆」「△」「=」など、さまざまな線や記号を使って署名であることをわかりやすくしています。

特に署名がポップな印象でも問題ない場合は、「-」から変更してみましょう。

削除する設定方法

署名の上に表示される「-」は、設定により削除することができます。削除方法は以下のとおりです。

これにより「-」が自動で挿入されなくなります。もちろん、毎回のメール送信ごとに「-」を手作業で削除してもいいのですが、時間と手間がかかりますので、設定で削除することをおすすめします。

署名の書き方は？

署名はどのような要素を含めて作成すればいいのでしょうか。ここでは、Gmailの署名の書き方について見ていきましょう。

Gmailの署名の書き方

署名は「絶対に正しい書き方」がありませんので、企業や人によって署名に何を記載するかが変わってきます。英語表記にする人もいれば、企業紹介や自己紹介も記載する人もいます。一般的に、署名には以下の要素が記載されています。

初めて署名を作る際は、このような要素を含んだうえで、見やすくわかりやすいようにしましょう。

Gmailの署名に画像を使う方法

Gmailの署名に画像を使うこともできます。署名はビジネスシーンで利用することが多いと思いますので、自社のロゴなどを使うとより高い効果が得られるのではないかと思います。

本項目ではGmailの署名に画像を使う方法を解説します。適切な画像を使用することで文字だけの署名より印象に残りやすいなどの特徴があります。ぜひ実践してみてください。

①アップロードした画像を使う

一つ目は端末に保存している画像をアップロードして使う方法です。

②Googleドライブの保存している画像を使う

二つ目はGoogleドライブの画像を使う方法です。マイドライブタブをクリックすると保存されている画像一覧が表示されます。

③ウェブアドレスを指定してウェブ上の画像を使う

三つ目はURLを指定してウェブ上の画像を使う方法です。

こちらの方法は自社のウェブ上で管理している画像を直接指定する場合などに有効となっています。他人が管理している画像のURLを無断で利用するのは避けてください。マナー違反や著作権を侵害する行為となってしまう恐れもあります。

画像設定が反映されない時は

上記の手順通りに設定を行っても画像が表示されない事があります。このような事態になった時に確認したい事項をまとめました。

①Googleドライブの共有設定を確認

画像の参照方法にマイドライブを利用している場合、Googleドライブの共有設定が「一般公開で共有」になっていない可能性があります。こちらの設定を行っていないと画像を挿入することができません。

以上の設定でマイドライブから利用できるようになりました。再度マイドライブタブから設定を行ってみてください。

②URLが間違っていないか確認

URLを指定してウェブ上から画像を参照する方法の場合、URLを間違えている可能性があります。URLをコピーして正しくペーストしましょう。

アドレスバー を右クリックして展開されたメニューから コピー をクリックしましょう。クリップボードにURLをコピーすることができます。

コピーが済んだら次はペーストです。Gmailの画面に戻りURL入力欄で 右クリック→貼り付け を行ってください。以上の方法であれば絶対に打ち間違えはありませんので安心です。

またコピー＆ペーストはショートカットキー入力でも行えます。コピーは「Ctrl+C」。ペーストは「Ctrl+V」です。最初は意識的に使うことになると思いますが、使い慣れてくると無意識にキー入力ができるようになりますので時間短縮にも繋がります。

署名に画像を使うと印象に残りやすい！

署名は文字だけで構成することもできますが、画像を使うことで相手に与える印象は大きく変わることになります。正しい使い方を学んで適切に挿入してみましょう。

ただし画像のサイズなどは気を使う必要があります。大きすぎる画像を利用すると相手に「邪魔」「鬱陶しい」などネガティブな印象を与えてしまい、自社の宣伝どころではなくなってしまいます。サイズの変更は自由に行えますので適宜調整するようにしてください。

出来上がりはプレビュー画面でも確認することはできますが、実際に確認することも大切です。署名設定の保存が済んだら、メールの新規作成から正しく反映されているか確認してみましょう。文章と画像サイズのバランスがおかしくないか、最終的なチェックを行うことが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、Gmailの署名を上手に利用するコツについて紹介いたしました。

署名設定をしていれば毎回署名を入力する必要はありませんし、返信時の署名が不要な場合は返信定型文を活用すれば効率よく対処できます。早速、署名を利用してみてください。

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