ワードとエクセルを無料で利用する方法と注意点

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多くの人が利用しているワードやエクセルも、インターネット環境とブラウザを使えれば、無料で使うことができます。

これにより、自宅のパソコンやお手持ちのiPhoneやAndroidでも、ワード・エクセルを使って作業・編集が可能になりました。今回は、「ワードとエクセルを無料で利用する方法と注意点」について解説いたします。ワードやエクセルを使いたくて困っていた方は、参考にご覧ください。

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1.ワード、エクセルが無料で使えるOffice Online

1.Office Onlineとは

Microsoft社が提供するオンラインサービスで、ワード、エクセル、パワーポイント、ワンノートなどの、Officeサービスを無料で使うことができます。

ブラウザ上で使えるので、パソコンに限らず、iPhoneやAndroidでも操作できます。今までは、高いお金を出してOfficeソフトを購入しワードやエクセルなどを使用していました。しかし今は、無料のサービスでも十分な機能が使えますので、必ずしもソフトを購入する必要はなくなりました。

2.Office Online を使うには

Office Onlineを使うには、Microsoftアカウントが必要です。

  1. 新規作成する場合は、Microsoftのホームページから必要事項を入力し、アカウントを作成します
  2. Office Onlineの製品サイトへアクセスして、画面右上にあるサインインボタンをクリックし、Microsoftアカウントでサインインを行います
  3. サインイン後は、「今すぐ使い始める」ボタンをクリックします。これによりOffice Onlineが使えるようになります
  4. ワード、エクセル、パワーポイント、ワンノート、メール、連絡先、ワンドライブなど、アプリが表示されますので、使いたいアプリを選択します
  5. Microsoftアカウントがあることで、スカイプやワンドライブなどの無料オンラインサービスも使えます
  6. ファイルを保存する際は、ワンドライブにもデスクトップなどにも好きな場所へ保存可能です

3.Office Onlineの特徴①共同作業も簡単

今までのワードやエクセルでは、同時に共同作業することができませんでしたが、Office Onlineは、オンラインで操作できるため複数人での共同作業も簡単に行えます。共同作業をする相手がMicrosoftアカウントやOfficeアプリを持っていない場合でも、ネット接続とブラウザさえあれば無料で使用ができます。

Officeアプリを共有する方法はとても簡単で、アプリの右上に表示してある「共有」ボタンをクリックすれば、共同作業相手を招待できます。

  1. 招待ボタンを押すことで、別画面が開き、宛先を入力し「受信者に編集を許可する」をクリックします
  2. 編集の許可とMicrosoftアカウントの有無の指定をすれば、相手に招待メールが届きます

編集中は画面上に「(ユーザー名)も編集中です」と表示されますので、リアルタイムで誰が編集・操作しているかが分かります。

4.Office Onlineの特徴②ワンドライブが使える

MicrosoftアカウントがありOffice Onlineを使う場合は、オンラインストレージのワンドライブが無料で5GBまで使用できます。ワンドライブもパソコンからだけでなく、専用アプリを使ってiPhoneやAndroidからも使えるため、さまざまなデータの保存にも便利です。

必要なワードやエクセルのファイルの保存先をワンドライブにしておけば、外出先からも簡単に編集・閲覧できます。

5.Office Onlineの特徴③Office 専用アプリが使える

パソコンやタブレットからだけでなく、iPhone、Androidに特化したOfficeの専用アプリがあります。

そのため、画面が小さくても最適化されたワードやエクセル、パワーポイントなどを使えるため、操作に困ることがありません。パソコンがない場合や、通勤中で人が多い場所でも、スマートフォンを使ってファイルを見直すことや修正することが可能です。

6.Office Onlineの注意点

Office Onlineは、インターネット環境とブラウザがあれば、無料でワードやエクセルを使えるので非常に便利なのですが、注意点もあります。それは、有料版のOfficeと比べて、使える機能が少ないことです。

Office Onlineのエクセルだと通常のエクセルでは使える「ページレイアウト」や「数式」などの機能が使えません。もし、すべての機能を使いたい場合は、有料版のOfficeを使う方が良いでしょう。あくまで無料のOffice Onlineは機能が一部制限されていますが、非常に魅力的なサービスとなっています。

2.おすすめのOfficeサービス、アプリ

ここでは、便利でおすすめなOfficeサービス、アプリを紹介いたします。

1.ワンドライブ

Microsoft社が提供するオンラインストレージサービスです。Windows10にはプレインストールされていて、Windowsはもちろん、Mac、iPhone、Androidでも使えます。

無料で5GBまで保存でき、写真や動画、データファイルなど、さまざまなデータを整理できます。Officeアプリがあれば、共同作業も可能です。有料版を使わなくても、大量のデータを保存でき、どんなデバイスからもアクセスできるので、非常に便利です。

2.ワンノート

自由自在に使えるデジタルノートサービスのワンノート。画像や動画を貼り付けたり、図形を描いたり、表や手書き文字で書いたりと、自由にメモや貼り付けなどができるノートです。

一部機能は制限されますが無料版でも十分使えます。他のユーザーとの共同編集も可能で、友人や恋人、家族同士で、さまざまな用途に利用できます。

彩やかな色文字も使えるので、絵を描いて楽しむこともできます。他のサービス同様、パソコン、タブレット、iPhone、Androidと多くのデバイスから簡単にアクセスできます。ワンノートを使えば、いろいろなコミュニケーションを取ることができます。

3.パワーポイント

Office使用歴が長い人にはお馴染みの、プレゼン用の資料など、ビジネスシーンにおいて使われることの多いパワーポイント。定期的にアップデートされ、どんどん使いやすくなっていっています。

表やグラフなど視覚効果の高い資料を簡単に作れて、本格的なプレゼンテーションができることが1番の特徴です。1度プレゼン用資料などを作成すれば、都度修正・変更をしていき、さまざまな用途で使い回すことも可能です。使ったことがない人は、操作も簡単ですので、試してみると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、「ワードとエクセルを無料で利用する方法と注意点」について紹介いたしました。Office Onlineを使えば、無料でワードやエクセル、パワーポイント、ワンノート、ワンドライブなどが使えます。

ブラウザが使えればどこからでも、どんなデバイスからでもアクセス可能で、共同編集も簡単です。今までのように高いお金を払ってOfficeソフトを購入しなくても、十分に使っていけます。どうしても無料版の機能では物足りない場合は、有料版を検討してみると良いでしょう。Office Onlineを使ったことがない人は、ぜひ試してみてください!

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