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どちらを利用するのがベスト?スプレッドシートとエクセル3つの違い

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ご自身のビジネスもしくはプライベートでパソコンをご利用の方であれば、マイクロソフト社(以下、MS社)の統合アプリケーションMS Officeに含まれている表計算アプリケーションのエクセルはご存知でしょう。

一方で、Google社からは似たような表計算アプリケーションのスプレッドシートが提供されています。しかしスプレッドシートについてはどういったものなのかよく分からない、という方が多いのではないでしょうか。

そこで本記事ではこれら2つの表計算アプリケーションの違いと利用する際のメリットとデメリットについてご紹介させていただきます。

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スプレッドシート⇔エクセルの相互変換

スプレッドシートとエクセルは機能的に同じアプリケーションなので比較的簡単に相互にデータをやり取りする事が可能ですが、全てのデータが互換可能というわけではありません。

基本的な数値や関数、式といったものは互換可能ですが移行されないものもあるので注意が必要です。

その方法についてはどちらの形式でデータを取り込むかによって手順が異なるので、以下にその内容をご紹介いたします。

スプレッドシートからエクセルに移す場合

スプレッドシートで作成したデータについては、スプレッドシートを保管する際の形式設定をエクセルに指定すればエクセルにてそのデータを読み込む事が可能となります。

エクセルからスプレッドシートに移す場合

パソコン上で作成したエクセルファイルをスプレッドシートで編集する場合には、まず作成したエクセルファイルをGoogle Drive上に格納し、ビューアを利用して閲覧すると、画面上部にスプレッドシートで開くというボタン表示が確認できます。

そちらをクリックする事でエクセルファイルをスプレッドシートで開く事が出来ますので、展開後に別名にて保管して下さい。

この時、値や数式(関数を含む)等はそのまま移行されますが、グラフやピボットテーブルは移行されませんのでご注意下さい。

スプレッドシートのメリット・デメリット3選

スプレッドシートを利用する際にはどういった点が優れており、逆にどのような場面において不自由があるのでしょうか。

以下に具体的なメリット・デメリットをご紹介いたします。

1.メリット:基本的に無料で利用できる

Google社から提供されているwebアプリケーションのスプレッドシートは、Googleアカウント登録をしていれば無料で利用することが可能です。

もし既にクラウドストレージサービスのGoogle DriveやGmail等をご利用されているのならば、新たにアカウント登録は不要です。

機能的にはMS社アプリケーションのエクセルとそれほど大きな差異はありませんので、表計算アプリケーションが無料で利用できるという点は非常に大きなメリットではないかと考えられます。

2.メリット:簡単にシートの共有と編集が可能

webアプリケーションである事と同一ファイルを複数の編集者が同時に変更する事を前提としているスプレッドシートは、当然ながら同時編集や共有といった事が非常に簡単に行えます。

スプレッドシートへのアクセス権が付与されれば編集可能となり、既に権限を持つユーザとも共有されますので特に追加設定を行う必要はありません。

3.デメリット:インターネット接続が必須

スプレッドシートはインターネット接続を行った上でGoogleの提供するwebサービスの1つとして利用可能となりますので、インターネットが利用出来ない環境では利用することができません。

これは通信環境が悪いところでは利用出来ない事を意味します。

例外的にGoogle Chromeの拡張機能の1つである「Googleオフラインドキュメント」を設定する事で特定のドキュメントをオフラインで編集する事が可能とはなります。

次ページ:エクセルのメリット・デメリット3選

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