Googleスプレッドシート vs Excel：違いと互換性、効率的な使い方ガイド

公開日：2024/09/28　更新日：2024/10/09　

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エクセルのメリット･デメリット3選

次に、エクセルにおいてはどのような優れた点と不便な点があるのでしょうか。

以下に具体的なメリット･デメリットをご紹介いたします。

1.メリット：インターネット接続が不要

エクセルは基本的には利用者のパソコンにインストールされるアプリケーションですので、そのパソコンが基盤となるOSを含めて正常稼働していれば、インターネット環境は関係なく動作する事になります。

ファイルサーバヘのアクセスといった事を除いて、パソコン本体のみでファイルの作成から変更後の保管までを完結する事が可能ですので、通信環境に左右されずに利用する事が利点と言えます。

2.メリット：アプリケーションの動作が安定している

パソコン本体で動作するアプリケーションのエクセルにおいて、その動作に影響するものとして考えらえるのは電源やメモリ、CPUと言った使用率等のハードウェア的な条件が主なものです。

そういった点で問題なければ、パソコン上でアプリケーションは快適に動作する事が出来ます。

3.デメリット：ライセンスが必要

エクセルは単独製品ではなくMS社の統合アプリケーションMS Officeに含まれているアプリケーションなので単品購入する事は出来ず､MS Officeのライセンスを購入する必要があります。

利用者側の観点から考えるとエクセルしか利用しないのに他のアプリケーションのライセンスも同時購入しなければならないのはデメリットとして考えられます。

しかしながら、文書作成アプリケーション等も含まれているMS Officeは潜在的な利用価値がありますから、それほど大きなデメリットではないかもしれません。

スプレッドシートとエクセルの4つの違い

基本的にどちらのアプリケーションも表計算をメイン機能としたアプリケーションである点は変わりありません。表を作成してその中での各種計算を行う事や関数を組み合わせて複雑な計算結果を得るといった機能的な実装もそれほど大きい違いはないと言えます。

しかしながらソフトウェアのライセンスや動作環境という点においては大きな違いがありますので、以下にご説明します。

1.ライセンスの要否

Google社から提供されるサービスの一環となるスプレッドシートですが、アプリケーションの利用にライセンスといったものは不要となり、Googleアカウントを取得していただければ無料で利用する事が可能となります。

それに対してエクセルはMS社から販売されているライセンスが必要なアプリケーションとなりますので、MS Officeを購入してライセンス料金を支払って利用する形となります。

2.インターネット接続の要否

スプレッドシートはGoogle社が提供するwebアプリケーションとなりますので、動作する為にはインターネット接続とwebブラウザが必須となります。

それに対してMSエクセルは基本的にPCの搭載されたOS（Windows/Mac）上で動作するスタンドアロンでのアプリケーションとなりますので、インターネットに接続されているかどうかは動作に関係しません。

3.同時編集機能

webアプリケーションとなるスプレッドシートにおいては、基本的に複数人による同時編集が可能となっています。

これはインターネット経由で複数の編集者がシートを同時更新しても、シートの論理的な整合性を担保する事を考慮したアプリケーション設計が行われている事が理由です。

それに対してスタンドアロンでの動作が利用前提となるエクセルの場合は、「共有」という機能をオンに設定する事で複数人による同時編集が可能となりますが、あくまでもデフォルト設定では共有はオフとなっています。

4.利用できる関数や仕様

Excelとスプレッドシートは基本的には互換性がありますが、それでも利用できる関数に違いがあったり、同じ関数名でも仕様が異なっていたりするため、モデルを作成する時などは、この違いに注意しながら作成することが必要になります。

仕事をする上では、共同編集機能があるためスプレッドシートの方が、普段の作業をする際には便利です。

しかし、会議用に提出するファイルなどはExcelにする場合などがあり、関数の違いを頭に入れておかないと、Excelに変換した途端にエラーが発生して、会議に資料が間に合わなくなった、などの問題が起きてしまう可能性があります。

スプレッドシートからExcelに出力して問題なく稼働するかを時間に余裕を持って確認し、仕事に支障が出ないようにしていきましょう。

クラウドストレージとの連携で業務効率化

スプレッドシートはGoogleドライブとシームレスに連携

Googleスプレッドシートの最大の強みは、Googleドライブとのシームレスな連携です。クラウド上でデータが常に保存・同期されるため、どのデバイスからでも最新のデータにアクセスでき、データのバージョン管理も簡単です。
特にリモートワークが一般化した今、クラウドベースのアプリケーションは業務効率を大幅に向上させる要素となっています。チームメンバーがリアルタイムで共同編集を行い、場所を問わずデータの更新や共有が可能です。エクセルのファイルをローカルに保存する煩わしさや、バージョンの不一致を防ぐことができます。

エクセルもクラウド対応可能だが制限あり

一方で、エクセルも「OneDrive」を利用することでクラウド対応が可能ですが、GoogleスプレッドシートのようにGoogle Workspaceと完全に統合されているわけではありません。OneDriveを使っても、共有や編集の一部機能が制限されることがあり、特にリアルタイムの共同作業ではスプレッドシートの方が優れています。

APIや自動化機能を使った高度なデータ連携

GoogleスプレッドシートのAPI連携機能

Googleスプレッドシートは、他のツールやアプリケーションとデータを簡単に連携できるAPIを提供しています。これにより、例えば営業チームがCRMシステムからリアルタイムでデータを自動的に更新するなど、手作業の必要がない効率的な業務プロセスを実現できます。特に大規模なデータ管理や複雑なデータ分析を行う企業にとって、このAPI機能は重要です。

エクセルのPower Automateでの自動化

エクセルにも「Power Automate」という自動化機能があり、特定のルールに基づいて自動処理を行うことができます。例えば、定期的なレポート作成やデータ集計などを自動化することで、時間を大幅に節約できます。
どちらのツールも自動化機能を利用できますが、Google Apps Scriptを用いたスプレッドシートの自動化機能は、スプレッドシートそのものに組み込まれているため、より簡単に設定・利用できる点が魅力です。

よくある質問とその回答

Q1: GoogleスプレッドシートとExcelの互換性はどの程度ですか？
A1: 基本的な数値や関数、式などは両方で互換性がありますが、グラフやピボットテーブル、特定の関数など、一部の機能は完全には移行できません。スプレッドシートからExcelに、またはその逆にデータを移す際には、事前に内容を確認して調整する必要があります。

Q2: Googleスプレッドシートは無料で利用できるのですか？
A2: はい、Googleスプレッドシートは無料で利用できます。Googleアカウントを持っていれば、追加のライセンス費用などは必要ありません。ただし、クラウドストレージの容量制限には注意が必要です。

Q3: スプレッドシートをオフラインで利用することはできますか？
A3: はい、Google Chromeの拡張機能「Googleオフラインドキュメント」を使えば、特定のスプレッドシートをオフラインで編集することが可能です。ただし、オフラインでの利用には、事前に設定を行う必要があります。

Q4: Excelファイルをスプレッドシートで開くことはできますか？
A4: できます。ExcelファイルをGoogle Driveにアップロードし、スプレッドシートで開くボタンをクリックすれば、そのファイルをスプレッドシートで編集可能になります。ただし、一部の機能（グラフやピボットテーブルなど）は正しく表示されない場合があります。

Q5: 複数人で同時にスプレッドシートを編集することはできますか？
A5: はい、スプレッドシートは複数人で同時編集が可能です。編集権限を持つユーザーであれば、同じファイルをリアルタイムで変更することができ、変更内容はすぐに反映されます。これはExcelにはない大きなメリットです。