Home / Google / Gmail / 返信時の署名祭りを消す!Gmailの署名を上手に利用するコツ

返信時の署名祭りを消す!Gmailの署名を上手に利用するコツ

Pocket

メールのやり取りが増えて署名の多さに煩わしさを感じたことはありませんか?署名が邪魔でメールの振り返りに時間がかかり、作業効率が低くなってしまいます。

そこで今回は、Gmailの署名を上手に利用するコツについて紹介しています。この記事を読むことで、署名の設定方法や返信の際に署名を抜く方法などを把握でき、これまで以上に短い時間で効率よくメール処理を済ませることができます。ぜひ、参考にご覧ください。

スポンサーリンク

Gmailの署名を設定する方法

Gmailであらかじめ署名の設定をしておけば、メール送信や返信の度に署名を入力する必要がなくなり、手間を省くことができます。ここでは、Gmailの署名設定方法についてご紹介します。

Gmailの署名は初期設定では空白

Gmailの署名は、初期設定では空白となっているため、毎回必要に応じて署名の入力が必要です。プライベートなやり取りが中心な場合は署名を必要としないことも多いですが、ビジネスでのやり取りが中心な場合は署名も必要となるケースが多いです。

毎回、会社名や名前、連絡先などを入力することは非常に手間がかかり、仕事の生産性を落とす要因になってしまいます。署名を設定して、余計な手間を省くことで作業効率を高めましょう。

署名の設定方法

Gmailの署名を設定する方法は以下のとおりです。

  1. Gmailの画面を開いて右上の歯車マークをクリックし、表示されるメニューから「メール設定」をクリックします
  2. メール設定画面が開きますので「全般」タブを選択します
  3. 「署名」項目にチェックを入れて署名欄に希望の内容を入力します
  4. 署名の入力が完了したら画面下部の「変更を保存」をクリックします

これにより、署名の設定が完了です。希望通りの署名になっているかどうか、「メールを作成」より新規メール作成画面を開き、署名を確認しましょう。1つのメールアカウントに対して署名は1つまで設定が可能です。

複数の署名を使用したい場合は、署名設定はせずにその都度署名を入力するか、あらかじめテンプレートを用意しておき必要な署名をコピペするなどして使いましょう。

また、署名は最大10,000文字入力できます。

複数の署名を切り替える

基本的には署名は1種類しか設定できませんが、メールアドレスを追加し、送信元メールアドレスの切り替えができる場合は、メールアドレスごとに署名の設定が可能です。別の送信メールアドレスの署名を設定する場合は、署名を作成する際にメールアドレスを選択できます。

メールアドレスごとに署名を設定が完了すれば、メール作成の際にアドレスを切り替えると署名も変更されます。

返信時に署名を抜く方法

同じ相手と何度もメールのやり取りをしていると、メールが積み重なり署名だらけになってしまいます。どうすれば、メール返信時の署名を抜くことができるのか、その方法について見ていきましょう。

定型返信文を活用する

現時点でGmailの署名設定は、署名を付けるか付けないかしか選ぶことができません。そのため、返信すぐ度に署名の有無を選択できるようにしたい場合は、定型返信文を活用する必要があります。

定型返信文の活用方法とは、Gmailの署名設定は「空欄」にし、定型文に署名を登録して、署名を付けて返信したいときだけ定型文から入力をする方法です。

Gmailの署名空欄方法と定型文への署名登録方法は以下のとおりです。

■署名空欄方法

  1. Gmailの画面を開いて右上の歯車マークをクリックして表示されるメニューから「メール設定」を選択します
  2. メール設定画面が開きますので「全般」タブを選択します
  3. 署名欄には何も記入せずに保存をします

これにより、署名が空欄で設定されます。

■定型文への署名登録方法

  1. Gmailの画面を開いて右上の歯車マークをクリックして表示されるメニューから「Labs」を選択して「返信定型文」を有効にします
  2. 新規メール作成画面を開きます
  3. これまで使っていた署名など、登録したい署名をメール本文に貼り付けます
  4. 「返信定型文」を選択して「返信定型文を作成」をクリックします
  5. あとは返信定型文に名前を付けて「OK」をクリックすれば、署名テンプレートの完成です

定型文へ署名が登録されることで、好きなメールに希望の署名を付けることができるようになります。

■返信時に署名を付けたくない場合

返信をする際に署名を付けたくない場合は、いつも通り返信をするだけで大丈夫です。署名が空欄になっているため、メール作成時に署名が付くことがありません。

何度も同じ相手とメールのやり取りをする場合は、署名はない方が見やすくていいでしょう。

■返信時に署名を付けたい場合

返信時に署名を付けたい場合は、登録した返信定型文を活用します。返信をする際に「返信定型文」をクリックして、付けたい署名を選択するだけです。署名は引用部分よりも上に付くため、読み手からしても見やすいです。

次ページ:署名の上に「-」を削除する方法

1 2

スポンサーリンク

スポンサーリンク

Check Also

gmailの受信通知をカスタマイズ!gmailの通知設定方法全3種類

Gmailは、今や使っていない …

Facebookでのご購読が便利です