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ExcelやWordには、頻繁におこなう作業や編集、書式設定などさまざまな動作を、都度入力しなくて良いようにマクロ機能が搭載されています。
マクロ機能を使うことで、頻繁におこなう作業を記録し、簡単に実行させることができるため、作業を効率化し作業時間を短縮化させることができます。
今回は、Wordでのマクロの使い方と登録方法について紹介いたしますので、始めてマクロ機能について知る方は、ぜひ参考にし使ってみてください。
この記事のまとめ:
この記事のまとめ:
1.マクロの使い方と登録方法
マクロの登録方法
頻繁におこなう編集や書式設定などを効率的におこなっていきたい場合は、マクロを使うのが効果的です。マクロの登録方法は、VBAと言われるプログラミング言語を使ってプログラミングし登録する方法と、Wordのマクロ記録機能を使う方法とあります。
プログラミングでおこなうには、知識とスキルが必要ですので、誰でもおこなえるWordのマクロ記録機能を使う方法について紹介します。
1.マクロ機能をつかうための手順
Wordのマクロ記録機能はを使うためには、まず「開発」タブを表示させる必要があります。
開発タブを表示させるには、
- MicrosoftOfficeボタンをクリック
- 「Wordのオプション」を選択
- 「基本設定」を開く
- 基本設定を開いたあとに、「Wordの使用に関する主要オプション」の「開発タブをリボンに表示する」をオンにします
これにより、開発タブがリボンに表示されるようになり、マクロの登録ができるようになります。
- 開発タブを選択すると「マクロの記録」がありますのでクリックします
- 「マクロの記録」画面が表示されます
- 「マクロ名」には任意で名前を付け、「マクロを割り当てる対象」はマクロの呼び出し方を決めます
- 「マクロの保存先」で「すべての文書」を選択して、OKをクリックし進めます
マクロを割り当てる対象については、「ボタン」を選択すると、「Wordのオプション」画面が表示されますので、右側の「クイックアクセスツールバー」にマクロのページ設定ボタンを追加すると、画面上部にマクロを呼び出す際のボタンが表示されます。
ボタンではなく「キーボード」を選択した場合は、「キーボードのユーザー設定」画面が表示されますので、「割り当てるキーを押してください」部分にAltかCtrlキーとの黄み合わせのキーを入力します。
- 入力したあとは割り当てをクリックして、閉じます
- キーボードの割り当てが完了すると、Word画面のマウスのカーソルにはアイコンが表示され、マクロの記録が始まります
- 記録させたい動作を入力などして、開発タブの「記録終了」をクリックするとマクロの記録が終了します
- 終了でなく記録の一時停止をしたい場合は、「記録の一時停止」をクリックします
- 記録したマクロの内容を確認したい場合は、マクロボタンを選択すると、マクロ画面が表示され、先程記録したマクロが表示されています
- この画面からマクロを実行することも可能で、該当のマクロを選択したうえで「実行」をクリックすれば、記録した内容を実行できます
2.マクロのキーボードショートカットを変更したい場合
マクロを呼び出すキーボードのショートカットキーを決めていたものから変更することもできます。変更したい場合は、MicrosoftOfficeボタンを選択して、「Wordのオプション」を開き、「ユーザー設定」をクリックします。「キーボードショートカット」の横に表示されてある「カスタマイズ」を選択します。
カスタマイズを選択したあとは、「分類項目」リストにある「マクロ」をクリックして、マクロリストのなかにある、変更をしたいマクロを選択します。「割り当てるキーを押してください」の箇所で、選択するキーを入力します。「変更の保存先」では、マクロ実行場所と同じオプションを選び完了です。
3.マクロを実行したい場合
記録させたマクロをWord上で使いたい場合は、開発タブの「コード」でマクロを選択します。一覧表示されるマクロ名のなかから、実行したいマクロをクリックして、実行を選択すると、記録していたマクロが実行されます。ステップインを選択すると、１行ずつマクロが実行・確認されます。編集を選択すると、VBAの編集画面が表示されます。
4.セキュリティの警告が表示された場合
マクロのファイルを開くと、セキュリティの警告が表示されます。これは、マクロを悪用し狙ったマクロウイルスがあるためです。セキュリティの警告が表示された場合は、危険なマクロを含んでいる可能性があります。マクロのセキュリティの設定は、開発タブのなかの「マクロセキュリティ」より変更することができます。
- マクロセキュリティをクリックすると、「セキュリティセンター」画面が表示されます
- 【警告を表示せずにすべてのマクロを無効にする】【警告を表示してすべてのマクロを無効にする】【デジタル署名されたマクロを除き、すべてのマクロを無効にする】【すべてのマクロを有効にする】とありますので、希望の設定を選びます
- 【警告を表示せずにすべてのマクロを無効にする】では、マクロに関するセキュリティ警告が無効になります
- 【警告を表示してすべてのマクロを無効にする】では、マクロは無効になりますが、マクロが存在する際はセキュリティの警告が表示されます
- 【デジタル署名されたマクロを除き、すべてのマクロを無効にする】では、マクロが無効になり、マクロが存在する際はセキュリティの警告が表示されます
デジタル署名されている場合は発行元により変わります。【すべてのマクロを有効にする】では、すべてのマクロが実行されるようになりますので、マクロウイルスなどが侵入してくる可能性も否定できません。尚、セキュリティ警告が表示されたとしても、問題ないようであれば「コンテンツの有効化」をクリックして続けていくことができます。
また、MicrosoftOfficeBackstageビューを使用することで、マクロを有効にすることもできます。
-
- セキュリティの警告が表示された際に、ファイルタブを選択して、セキュリティの警告のコンテンツの有効化をクリックします
<li「すべてのコンテンツを有効にする」にし、「このドキュメントのアクティブコンテンツを常に有効にします」を選択します>
これにより、該当ファイルが信頼できるドキュメントとして認識されるようになります。
5.１回だけマクロを有効にさせる場合
セキュリティの警告表示があった場合に、１回だけマクロを有効化することもできます。ファイルタブを選択して、セキュリティの警告でコンテンツの有効化をクリックします。
「詳細オプション」をクリックして、「MicrosoftOfficeセキュリティオプション」のダイアログボックスで、「このセッションのコンテンツを有効にする」を選択しOKをクリックします。これにより、ファイルが開いている間だけ、マクロを有効化することができます。
マクロ学習は本がおすすめ
WordやExcelでマクロを使いこなせるようになると、繰り返す作業を自動化することができ業務効率が非常に高まります。
マクロは特にExcelとも相性が良いため、Wordのマクロを学習する際には、Excel VBAも併せて学習するのがおすすめです。
VBAと聞くと、プログラミングかと思われ敷居が高そうに感じますが、簡単に書かれている入門書をきっちり学習すれば、躓くことなく普段の業務に使えるマクロを組めるようになります。
Excelマクロの場合は、「たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書 改訂第３版」が非常におすすめです。
マクロの基礎はもちろん、実際に仕事で活用できるマクロの組み方が実戦形式で案内されているため、私の場合は午前中に読んで午後に組み込み、実際に仕事で運用しました。
Excelでマクロの基本をおさえたら、「Excel VBAユーザーのためのWord VBA入門」でWordで使えるマクロを抑えると良いでしょう。こちらはKindle Unlimited会員であれば無料で読むことができます。
Wordマクロで実行できる作業例
Wordのマクロを活用することで下記のような作業を自動化することができます。
ルーティン業務はマクロを活用して自動化しておくと日常業務が大幅に効率化できますので、毎日する作業で自動化できるものがないか確かめてみてください。
- Word文書の中の特定の言葉を検索・置換する
- 改行を削除
- 差し込み印刷
- フォント統一
- 表の作成
- 図形の作成
- 行間統一
- インデント設定
- ヘッダー/フッターの設定
特に業務においてWord文書の作成に特定の規定がある場合などは、手作業ではなくマクロで一括実行できるようにしておくと大変便利です。
詳細については入門書を読めば大抵のことは理解でき実行できるようになりますので、上記で紹介している本を参考にしてみてください。
ExcelのマクロやPythonなどのプログラムと併用することで多くの作業が自動化できるようになりますので是非身に付けてみましょう。
よくある質問と回答
Q1: マクロは難しそうですが、初心者でも使えますか？ A1: はい、Wordのマクロ記録機能を使えば、プログラミングの知識がなくても簡単にマクロを作成できます。
Q2: マクロを使う上で、セキュリティ面で注意すべきことはありますか？ A2: はい、マクロにはセキュリティリスクがあるため、信頼できるソースからのマクロのみを有効にし、適切なセキュリティ設定を行うことが重要です。
Q3: WordとExcelのマクロの違いはありますか？ A3: 基本的な概念は似ていますが、それぞれのアプリケーションに特化した機能があります。ExcelマクロはWordでも使用できる部分が多いので、両方学ぶと効果的です。
2024年最新：WordマクロとAI連携で業務効率化
Microsoft Word 2024では、マクロ機能がさらに進化し、AI技術との連携が可能になりました。この新機能により、従来のマクロの自動化に加えて、AIによる文書解析や提案機能を組み合わせることができます。
AIアシスト機能とマクロの連携
Word 2024では、「AIアシスト」という新機能が導入されました。この機能は、文書の内容を分析し、文章の改善や書式の最適化を提案します。マクロと組み合わせることで、以下のような高度な自動化が可能になります：
- 文書のスタイル一括適用：AIが文書の種類を判断し、適切なスタイルをマクロで一括適用します。
- インテリジェント校正：AIが文法や表現のチェックを行い、マクロで自動修正を実行します。
- データ可視化支援：文書内の数値データをAIが分析し、最適なグラフや表をマクロで自動生成します。
マクロ作成の簡易化
Word 2024では、マクロ作成プロセスも簡易化されました。新しい「マクロビルダー」機能により、ドラッグ＆ドロップでマクロを作成できるようになりました。これにより、プログラミング知識がなくても、複雑なマクロを簡単に作成できます。
クラウド連携とマクロの共有
Microsoft 365との連携が強化され、クラウド上でマクロを保存・共有できるようになりました。チーム内でマクロを共有し、共同で編集することが可能になり、組織全体の生産性向上に貢献します。
セキュリティ強化
マクロのセキュリティも強化されました。新しい「マクロ署名機能」により、信頼できるマクロのみを実行するよう設定できます。また、AIによるマルウェア検知機能も搭載され、悪意のあるマクロを事前に防ぐことができます。
使用例：AIアシストとマクロの連携
- 文書を開く
- 「AIアシスト」ボタンをクリック
- AIによる文書分析が完了したら、「マクロ実行」ボタンをクリック
- 事前に設定したマクロが、AI分析結果に基づいて文書を自動で最適化
この新機能により、従来は人間が行っていた判断や微調整まで自動化することが可能になり、文書作成の効率が飛躍的に向上します。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回、Wordでのマクロの使い方と登録方法について紹介いたしました。マクロ機能を使うことで、大幅に作業効率をあげることができ、時間を短縮することができます。記録する方法も実行する方法も、難しくはありませんので、使ったことがない方は、１度試しにやってみてください。頻繁に入力する面倒な内容などを省くことができます。
