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エクセル印刷時短の技!文字や表が切れる現象への対処法7つ

2.列幅を調整する

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法として、列幅の調整があります。この方法を利用すれば、印刷の際、文字が切れることを防ぐことが可能です。

列幅を調整する方法は、調整したいセルの右側の境界線をダブルクリックするだけです。ダブルクリックをすると、自動で列幅が調整できます。列幅はバラバラになってしまいますが、セル内のテキストが切れるのを防げる方法です。

3.折り返して全体表示にする

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法として、セル内のテキストを折り返して全体表示があります。列幅を変更したくない場合や、文字サイズも変えたくない時におすすめの方法です。

ただし、列幅は変わりませんが、行幅変わるため注意が必要です。セル内のテキストを折り返して全体表示する方法は以下のとおりです。

  1. 全体表示にしたいセルをクリック
  2. 「ホーム」を選択して「折り返して全体を表示する」をクリック

これにより、セル内のテキストが列幅に合わせて折り返し、全体が表示できるようになります。

4.余分に改行する

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法として、セル内で1行余分に改行する方法があります。セルの最後に改行を入れることで、文字切れを防ぐことが可能です。セル内にテキスト入力する場合は、最後に「Alt+Enter」で改行した後、再度Enterを押し、余分な行を追加しましょう。

そして、「ホーム」から「上揃え」を選択することで、印刷時にテキストの下端が切れるのを防げます。

印刷時の文字切れに対する対処法3つ

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Excelの印刷時の文字切れに対する対処法として、次の3つの方法があります。いずれの方法も完璧に文字切れを防げるわけではありませんが、上手く活用すれば、ほぼ文字切れを解消できます。それぞれの方法について、一つひとつ見ていきましょう。

1.フォントを「MSゴシック」にする

Excelで印刷時の文字切れを防ぐ方法の1つとして、フォントをMSゴシックにする方法があります。MSゴシックなどは、固定ピッチなので、どの文字でも幅が同じなため、ほぼ見た目どおりに印刷が可能です。

たとえば、MS Pゴシックなどは、文字によって幅が異なるため、印刷する際にバランスが崩れ、文字切れが起こる可能性があります。Excelを作成する際は、フォントをMSゴシックにするのも1つの手です。

2.表示モードを変更する

表示モードを変更することも、Excelの印刷時の文字切れを防ぐ方法の1つです。Excelは、画面右下のアイコンから「標準モード」「ページレイアウト」「改ページプレビュー」と表示モードを変更できるようになっています。

標準モードは普段使っている表示で、ページレイアウトは印刷される状態が表示されます。また、改ページプレビューは、改ページに特化した表示で、印刷範囲が青の太枠で表示されます。

ページレイアウトや改ページプレビューの表示モードを利用することで、印刷範囲をチェックしながらExcelデータの作成が可能です。後で印刷調整をできるだけしたくない場合は、これらの表示モードを上手く活用しましょう。

3.行の高さを一括設定する

文字切れを防ぐために、行の高さを調整して印刷するのも有効です。1、2、3、、、などの行を選択し、境界線をダブルクリックすれば、行の高さを自動調整できます。

また、ダブルクリックしなくても、高さ調整した行を選択したうえで、いずれかの境界線を動かせば、選択範囲内の高さ調整が可能です。

4.「配置」を調整する

エクセルの画面では入力した文字全体が写っているものの、印刷するとセルの途中で切れてしまっている場合があります。

この場合は、書式設定の「配置」を調節し、印刷時にセルの区切りが起きないように、余裕を持った表示に変更することが必要です。

セルの書式設定画面に「文字の制御」という項目がありますので、次のいずれかの項目にチェックを入れてください。

  • 折り返して全体を表示する
  • 縮小して全体を表示する

前者の場合は、印刷時に切れる箇所は折り返し表示され、全体が表示されるようになります。ただし、デザインの崩れが起きるものなので、できれば後者の方を使った方が良いでしょう。

後者の場合は、文字全体が表示されるように、文字サイズが縮小して表示されます。この場合も見栄えが変わってしまうため、印刷して違和感があるようであれば、セルの幅を調整するなどして対応してみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、Excel印刷時の文字切れ等を防ぐ、確認ポイントや対処法などについて紹介いたしました。何も注意せずにExcelを印刷しようとすると、文字切れや表切れが起こる可能性があります。

ここで紹介した対処法などを施すことで、文字切れ等の発生を抑え、スムーズに印刷ができるようになり、作業効率が向上します。特に、Excelを使いはじめて間もない方は、これらに気をつけて作業をするようにしましょう。

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