Excelで印刷時の文字切れを防ぐ方法｜印刷範囲やセル設定のコツ

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Excel印刷時に文字切れや表切れで困ったことはありませんか。文字切れ等が起きると、調整に時間がかかり、スムーズに印刷ができなくなってしまいます。その解決法も分からないとさらに手間取ってしまいます。

そこで今回は、Excel印刷時の文字切れ等を防ぐ、確認ポイントや対処法などについて紹介しています。この記事をご覧いただくことで、文字切れ等を防ぎ、よりスムーズに印刷できるようになりますので、普段からExcelを利用する機会が多い人は参考にしてください。

Excelを印刷する際に印刷プレビューで確認したいポイント3つ

Excelをキレイに印刷するためにも、印刷プレビューで以下のポイントを確認するようにしましょう。これらのポイントを確認することで、印刷ページが切れるなど、上手く印刷ができないことも防げます。

用紙

印刷プレビューでは、用紙サイズを指定することが可能です。用紙サイズを変更することで、印刷範囲が変わりますので、適したサイズか？希望とするサイズか？を確認したうえで印刷するようにしましょう。

ページ数

印刷プレビューの「ページ数」は、印刷するページ数を指定できる項目です。1〜1や1〜2など、ページ数が多い場合は、印刷したいページ数を自由に設定できます。

たとえば、ページ数を「1〜1」とすれば、印刷プレビューに表示されている1ページ目のみが印刷可能です。もし、「1〜2」とすれば、プレビューの1ページ目・2ページ目が印刷できます。

印刷範囲

「印刷範囲」は、「Excelをどこまで印刷するか」を決める項目です。データ表やグラフだけでなく、欄外にメモなどをしている場合は、印刷範囲を指定することで、自分が希望する部分だけを印刷できるようになります。

印刷範囲は、「ページレイアウト」の「印刷範囲の設定」でも設定することが可能です。

印刷範囲の指定方法

印刷範囲を指定する方法は非常に簡単です。印刷したいセル範囲を選択したうえで、「ページレイアウト」の「印刷範囲の設定」をクリックするだけで、設定が完了します。

もし、設定した印刷範囲を解除したい場合は、同じくページレイアウトの印刷範囲から「印刷範囲のクリア」をクリックするだけです。

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法4つ

「Excel全体を印刷したいけど、用紙サイズは変えたくない」そんな時は、ここで紹介する4つの方法を試してみましょう。これらの方法で印刷することで、用紙サイズはそのままで文字切れを防ぎます。

1.表全体を縮小する

用紙サイズをそのままにExcelを印刷する方法の1つが、表全体を縮小させることです。印刷をして、「すべてが収まらず、文字切れを起こしてしまう」という場合や「列幅の変更はしたくない」という時に使える方法です。

以下の方法で簡単に縮小できます。

また、セル内の文字が途切れる場合は、以下の方法により、縮小して全体表示ができます。

これにより、列幅に合わせてセル内の文字が縮小されます。

2.列幅を調整する

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法として、列幅の調整があります。この方法を利用すれば、印刷の際、文字が切れることを防ぐことが可能です。

列幅を調整する方法は、調整したいセルの右側の境界線をダブルクリックするだけです。ダブルクリックをすると、自動で列幅が調整できます。列幅はバラバラになってしまいますが、セル内のテキストが切れるのを防げる方法です。

3.折り返して全体表示にする

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法として、セル内のテキストを折り返して全体表示があります。列幅を変更したくない場合や、文字サイズも変えたくない時におすすめの方法です。

ただし、列幅は変わりませんが、行幅変わるため注意が必要です。セル内のテキストを折り返して全体表示する方法は以下のとおりです。

これにより、セル内のテキストが列幅に合わせて折り返し、全体が表示できるようになります。

4.余分に改行する

用紙のサイズをそのままにExcelを印刷する方法として、セル内で1行余分に改行する方法があります。セルの最後に改行を入れることで、文字切れを防ぐことが可能です。セル内にテキスト入力する場合は、最後に「Alt＋Enter」で改行した後、再度Enterを押し、余分な行を追加しましょう。

そして、「ホーム」から「上揃え」を選択することで、印刷時にテキストの下端が切れるのを防げます。

印刷時の文字切れに対する対処法3つ

Excelの印刷時の文字切れに対する対処法として、次の3つの方法があります。いずれの方法も完璧に文字切れを防げるわけではありませんが、上手く活用すれば、ほぼ文字切れを解消できます。それぞれの方法について、一つひとつ見ていきましょう。

1.フォントを「MSゴシック」にする

Excelで印刷時の文字切れを防ぐ方法の1つとして、フォントをMSゴシックにする方法があります。MSゴシックなどは、固定ピッチなので、どの文字でも幅が同じなため、ほぼ見た目どおりに印刷が可能です。

たとえば、MS Pゴシックなどは、文字によって幅が異なるため、印刷する際にバランスが崩れ、文字切れが起こる可能性があります。Excelを作成する際は、フォントをMSゴシックにするのも1つの手です。

2.表示モードを変更する

表示モードを変更することも、Excelの印刷時の文字切れを防ぐ方法の1つです。Excelは、画面右下のアイコンから「標準モード」「ページレイアウト」「改ページプレビュー」と表示モードを変更できるようになっています。

標準モードは普段使っている表示で、ページレイアウトは印刷される状態が表示されます。また、改ページプレビューは、改ページに特化した表示で、印刷範囲が青の太枠で表示されます。

ページレイアウトや改ページプレビューの表示モードを利用することで、印刷範囲をチェックしながらExcelデータの作成が可能です。後で印刷調整をできるだけしたくない場合は、これらの表示モードを上手く活用しましょう。

3.行の高さを一括設定する

文字切れを防ぐために、行の高さを調整して印刷するのも有効です。1、2、3、、、などの行を選択し、境界線をダブルクリックすれば、行の高さを自動調整できます。

また、ダブルクリックしなくても、高さ調整した行を選択したうえで、いずれかの境界線を動かせば、選択範囲内の高さ調整が可能です。

4.「配置」を調整する

エクセルの画面では入力した文字全体が写っているものの、印刷するとセルの途中で切れてしまっている場合があります。

この場合は、書式設定の「配置」を調節し、印刷時にセルの区切りが起きないように、余裕を持った表示に変更することが必要です。

セルの書式設定画面に「文字の制御」という項目がありますので、次のいずれかの項目にチェックを入れてください。

前者の場合は、印刷時に切れる箇所は折り返し表示され、全体が表示されるようになります。ただし、デザインの崩れが起きるものなので、できれば後者の方を使った方が良いでしょう。

後者の場合は、文字全体が表示されるように、文字サイズが縮小して表示されます。この場合も見栄えが変わってしまうため、印刷して違和感があるようであれば、セルの幅を調整するなどして対応してみてください。

よくある質問とその回答例

Q1: Excelで印刷すると、セル内の文字が途中で切れてしまいます。どうすれば防げますか？ A1: セル内の文字切れを防ぐには、「セルの書式設定」で「折り返して全体を表示する」や「縮小して全体を表示する」にチェックを入れてください。これにより、セル内の文字が折り返されて表示されるか、縮小されて収まるようになります。

Q2: 用紙サイズを変えずに、Excel全体を1枚に収めたいです。どうすればよいですか？ A2: 用紙サイズを変更せずにExcelを1枚に収めるには、印刷設定で「拡大縮小印刷」を使用し、横と縦を「1」に設定します。これにより、全体が縮小されて1ページに収まるように印刷されます。

Q3: 印刷プレビューで印刷範囲がページに収まっていないのですが、どうしたらよいですか？ A3: 印刷範囲が大きい場合は、ページレイアウトで「印刷範囲の設定」を行い、印刷したい範囲だけを指定してください。また、「拡大縮小印刷」を使うことで範囲を調整することができます。

Q4: 行の高さが適切でないため、印刷時に文字が見切れてしまいます。解決方法はありますか？ A4: 行の高さを自動調整するには、行番号を選択して境界線をダブルクリックすると、自動で行の高さが最適化されます。これにより、セル内の文字が正しく表示され、切れることがなくなります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、Excel印刷時の文字切れ等を防ぐ、確認ポイントや対処法などについて紹介いたしました。何も注意せずにExcelを印刷しようとすると、文字切れや表切れが起こる可能性があります。

ここで紹介した対処法などを施すことで、文字切れ等の発生を抑え、スムーズに印刷ができるようになり、作業効率が向上します。特に、Excelを使いはじめて間もない方は、これらに気をつけて作業をするようにしましょう。