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ビジネスでもプライベートでも、gmailを活用しているという方は多く存在します。これまではキャリアメールが一般的でしたが、メールアドレスが発行されない格安SIMが一般的になってからは、さらに利用者が増えたことが想定できます。
gmailはアカウントを複数作って複数のgmailアドレスを管理することも出来るため、1つのアプリでビジネス用のメールとプライベート用のメールを使い分けている方も多いです。
そんな、gmailをハードに使う方におすすめなのがgmailの「ラベル機能」です。ラベル機能によってgmailはこれまでよりも圧倒的に整理され管理しやすくなるため、今回はgmailのラベル機能について解説致します。
この記事のまとめ：
この記事のまとめ：
gmailでのフォルダ機能は「ラベル」！ラベル機能の3つの特徴
まずは、一般的なメールソフトやメールアプリでのラベル機能とは異なるgmailのラベル機能について、その特徴をご紹介致します。
メールでは主にフォルダ機能を使ってメールの分類をすることが多いですが、gmailではラベル機能によってより便利なカテゴリ分けを行います。
ラベルを使ってメールを階層化することが出来る
gmailでのラベル機能を使うと、gmailで送受信したメールをある程度階層化することが可能となります。例えばメールの添付ファイルの有無でラベル付けをすることが出来たり、キーワードの一致などでラベル付けをすることが出来たりするため、メールを階層化して何のメールなのかを分かりやすく出来ます。
gmailのラベルは、多くのメールソフトのフォルダとは異なり、いくつもの階層にまたがってラベル付けが出来ます。そのため、重要なメールを見逃してしまうリスクが減ります。
ラベルは色で見分けられるため一目瞭然！
gmailのラベルは、色で分けることが出来ます。色で分けることが出来るのはgoogleカレンダーのタスクでも同じですが、色別でメールを分類することが出来るため、どういった種類のメールなのかを一目で確認できます。
日々多くのメールを管理する必要があるユーザーにとっては、嬉しい機能です。
フォルダとは異なるもの
gmailのラベルは、一般的なメールソフトやメールアプリでのフォルダ機能とは少し異なります。多くのメールソフトでは、1つのカテゴリでしかメールを分類出来ませんが、gmailのラベルであれば複数のカテゴリで分類できます。
「a」の要素と「b」の要素を含んでいる場合、そのどちらにも分類されるため、どちらの条件からも1つのメールにアクセス出来ます。上記でもご紹介したように、ラベルの条件付けはさまざまあります。
目的に合った条件を付けることで、gmailはもっと使いやすくなります。
ラベルの作成方法
それではラベルの作成方法を解説致します。gmailのラベルは、かなり自由に条件付けられます。「メールの自動振り分け」を行うことでラベルの条件に沿ってメールが自動的に分類されるため、初めに管理を行えばあとは自動的にメールが整理されていきます。
詳しいラベルの作成方法を、項目に分けて見ていきましょう。
ラベルの作成方法【作成、編集、削除】
gmailのラベルを作成するためには、まず「メールの自動振り分け」から作成をします。今回こちらでは、パソコンから行う設定方法について解説致します。
- gmailにアクセスする
- 画面左にあるメニューから青文字で表記されている「新しいラベルを作成」をクリック
- お好きなラベル名を入力
上記の方法でgmailラベルの作成が完了します。この作業を行うことによって新しくラベルが作成され、作成時や作成後にラベルの名前を変更したりラベルの色を変更したりすることで、最適なラベルを作成できます。
「メールの自動振り分け」を設定する
ラベルの作成が完了したら、メールを自動で振り分けるための設定を行います。こちらでは、例としてメールアドレスで自動振り分けを行う方法を解説致します。自動振り分けを行うための方法は、以下の通りです。
- 自動振り分けをしたいメールアドレスのメールを開く
- メール本文画面外にある「その他」をクリックする
- 「メールの自動振り分け設定」をクリックする
- 「from」に自動振り分けをしたいアドレスが記入されていることを確認する
- 「この検索条件でフィルタを作成」をクリックする
- 「ラベルを選択」をクリックして、作成したラベルをクリックする
- 「フィルタを作成」をクリックする
上記の方法で、メールの自動振り分け設定が完了します。この自動振り分け設定を行うと、ラベルをクリックした時に条件として設定したメールの一覧を表示できるようになります。
最後に「フィルタを作成」ボタンの右にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する」のチェックボックスにチェックを入れると、これまでに受信していたメールも同じ条件でラベル付けられます。
そのためメール画面はこれまでよりも圧倒的に整理され、かなり見やすくなります。
複数条件でメールを分類する
gmailのラベルは、複数の条件を指定できます。複数の条件を指定するためには、上記のメール自動振り分けの設定方法とほとんど同じ方法で行います。
ステップ4のシーンでキーワードも選択できるようになっているため、そちらで件名などをフィルタとして設定して「この検索条件でフィルタを作成」をクリックすると、複数の条件でメールを分類出来ます。
gmailには知られていない便利機能がたくさんある！
最後に、gmailを使っていても意外と世間に知られていない、gmailの便利な機能を3つピックアップしてご紹介致します。その3つの機能とは、「フィルタ機能」「アーカイブ機能」「スター機能」の3種類です。
どれもgmailを見やすく管理するための似ている便利な機能ではありますが、それぞれの細かな違いについて見ていきましょう。
フィルタ機能
フィルタ機能も、受信するgmailを自動的に振り分けるための機能の一つです。上記のラベルの作成方法でもフィルタ作成が出てきましたが、それと同じ機能を果たします。
ラベル付けを行うことで色別で見分けられるようになるという違いがありますが、フィルタ機能はその1段階前の階層だと考えていただけると分かりやすいです。「ラベル」＞「フィルタ」＞「メール」というような階層となっています。
アーカイブ機能
gimaiのアーカイブ機能を使うことで、消したくないメールも長期保存しておくことが可能となります。アーカイブしたメールだけを後で表示することは出来ない仕様となっていますが、アーカイブすることでメールが消えないようになるため「もしかしたら後で必要になるかもしれないメール」を保存できます。
gmailをアーカイブする方法は、メールの本文画面外に表示されているアタッシュケースのようなマークをクリックするだけです。アタッシュケースに「↓」が表示されているマークのため、すぐに見つけられるかと思います。
アーカイブすると受信メールのフォルダからは消えてしまい、さらにゴミ箱にも入っていないという状態になりますが、「すべてのメール」を開くことでアーカイブしたメールを表示できます。
スター機能
gmailのスター機能は、一般的なメールソフトで言うところの「お気に入り登録」と同じ役割を果たします。メールに目印を付けておくことで、受信ボックスの中でも目立つようにして重要なメールを見逃さないようになっています。
スター機能は、件名の左にある「☆」マークをクリックするだけのため簡単に設定できます。また解除を行う際も登録時と同じように「☆」マークをクリックするだけのため、重要なメールを受信したけれど後で確認したいといった際にはかなり重宝します。
実践的なラベル活用テクニック
ビジネスシーンでのラベル設定例
├─ 取引先
│ ├─ A社
│ │ ├─ 商談中
│ │ └─ 契約済み
│ └─ B社
├─ 社内連絡
│ ├─ 至急
│ └─ 定例
└─ プロジェクト
├─ 進行中
└─ 完了
プライベート用のラベル設定例
├─ 家族
├─ 友人
├─ 趣味
│ ├─ 写真
│ └─ 旅行
└─ 購入履歴
├─ Amazon
└─ 楽天
営業職向け
├─ 見込み客
│ ├─ 初回アプローチ
│ ├─ 商談中
│ └─ クロージング段階
├─ 既存顧客
│ ├─ フォローアップ
│ └─ アップセル候補
または
商談管理
├─ 新規リード
│ ├─ 初回コンタクト待ち（赤）
│ ├─ 提案書作成中（黄）
│ └─ 見積提出済み（緑）
├─ 既存顧客
│ ├─ フォローアップ予定（青）
│ ├─ 契約更新時期（紫）
│ └─ クレーム対応（赤）
└─ 社内連携
├─ 上長確認要（オレンジ）
└─ 他部門連携（グレー）
自動振り分け設定例：
- 特定クライアントからのメール
差出人：*@client-company.com
条件：新規リード→初回コンタクト待ち
アクション：ラベルを付ける、スター付き人事・採用担当者向け
├─ 新規応募者
├─ 書類選考中
├─ 面接調整中
├─ 内定者
└─ 不採用通知済み
フリーランス向け
├─ 進行中案件
│ ├─ 優先度高
│ ├─ 期限間近
│ └─ 待機中
├─ 見積もり発行済み
└─ 入金確認
効率的なGmail検索テクニック
Gmailに蓄積されたメールを素早く見つけ出すために、検索演算子を活用しましょう。以下の検索テクニックを使いこなすことで、メール管理の効率が格段に向上します。
高度な検索キーワードの活用例
1. 基本的な検索キーワード
from:client@example.com # 特定の差出人からのメール
to:team@company.com # 特定の宛先へのメール
subject:会議 # 件名に「会議」を含むメール
has:attachment # 添付ファイルのあるメール2. 日付指定による検索
after:2024/01/01 # 2024年1月1日以降のメール
before:2024/03/31 # 2024年3月31日以前のメール
older_than:3m # 3ヶ月以上前のメール
newer_than:1w # 1週間以内のメール3. 複合検索の例
from:client@example.com has:attachment after:2024/01/01
# 2024年以降の、特定クライアントからの添付ファイル付きメール実践的な検索シナリオ
見積書の検索
subject:(見積 OR 提案) has:attachment newer_than:3m -in:trash- 件名に「見積」または「提案」を含む
- 添付ファイルあり
- 3ヶ月以内
- ゴミ箱を除外
特定プロジェクトの関連メール
(from:teammate1@company.com OR from:teammate2@company.com) subject:プロジェクトA after:2024/01/01- プロジェクトメンバーからのメール
- 件名にプロジェクト名を含む
- 2024年以降のもの
トラブルシューティングガイド
容量超過への対処法
- 大容量メールの特定
size:larger_than:10mbこのコマンドで10MB以上のメールを検索し、以下の手順で整理：
- 不要な添付ファイルの削除
- 重要ファイルのGoogleドライブへの移動
- 古いメールのアーカイブ
- 自動整理の設定
フィルタの作成例：
条件：サイズ 10MB以上
アクション：
- 「大容量メール」ラベルを付ける
- 重要マークを付ける
- 管理者にメールを転送誤送信防止対策
1. 送信取り消し時間の延長設定
- 設定 → 全般設定へ移動
- 「送信取消」の期間を最大30秒に設定
- 保存して変更を適用
2. メールアドレス自動確認の設定
送信前確認フィルタ：
- 外部ドメインへの送信時に警告
- 複数の宛先がある場合に確認
- 添付ファイルがある場合に確認セキュリティ強化ガイド
2段階認証の詳細設定
- 認証アプリの設定
- Google認証システムのインストール
- バックアップコードの保管
- 信頼できるデバイスの登録
- セキュリティキーの活用
推奨設定：
- 物理セキュリティキーを主認証方式に
- スマートフォンをバックアップ認証に
- リカバリーメールの定期更新データバックアップ戦略
1. 自動バックアップの設定
Googleテイクアウトでのバックアップスケジュール：
頻度：2ヶ月ごと
形式：.mbox
保存先：Googleドライブ2. ラベル別バックアップ
重要度に応じたバックアップ戦略：
最重要：毎週バックアップ
重要：毎月バックアップ
通常：四半期ごとモバイルワーク最適化設定
オフライン作業の効率化
1. オフライン同期設定
同期するラベル：
- 重要
- 未読
- 直近30日以内
同期期間：過去30日間2. モバイルデータ使用の最適化
画像の自動ダウンロード：WiFi接続時のみ
添付ファイルのプレビュー：要求時のみ
同期頻度：30分ごとプッシュ通知のカスタマイズ
優先度別の通知設定：
最優先：即時通知
- 特定クライアントからのメール
- 上司からのメール
- 件名に「至急」「重要」を含むメール
重要：1時間ごとにまとめて通知
- プロジェクト関連メール
- 社内連絡
通常：3時間ごとにまとめて通知
- ニュースレター
- 定期報告
これらの設定と活用方法を実践することで、Gmailをより効率的に使用できます。特に重要な設定は定期的に見直し、必要に応じて更新することをお勧めします。
Gmailで実現する働き方改革2024
メール対応の効率化は、現代のビジネスパーソンにとって重要な課題となっています。本章では、Gmailを活用した具体的な業務効率化の方法をご紹介します。
テンプレート機能で業務時間を50%削減
頻繁に送信する定型メールは、Gmailのテンプレート機能を活用することで作成時間を大幅に短縮できます。テンプレートの作成方法は以下の通りです：
- メール作成画面を開く
- 右下の「その他のオプション」（3つの点）をクリック
- 「テンプレート」→「テンプレートとして保存」を選択
おすすめのテンプレートパターン：
商談後のお礼メール
○○様
本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
ご提案させていただいた内容について、以下の通り確認させていただきます。
【商談内容】
・
・
・
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
見積り送付メール
○○様
お世話になっております。
ご依頼いただきました件につきまして、お見積書を添付させていただきます。
【ご提案内容】
商品名：
数量：
金額：
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
スヌーズ機能で追跡漏れゼロを実現
「後で対応したい」メールは、スヌーズ機能を使って適切なタイミングで再表示されるように設定できます。
活用シーン別おすすめ設定：
- 朝一対応メール
- スヌーズ時間：翌営業日 午前8:00
- 用途：重要な案件の確認
- 週明けフォロー
- スヌーズ時間：翌週月曜 午前10:00
- 用途：週末の進捗確認
- 月次報告リマインド
- スヌーズ時間：毎月末 午前9:00
- 用途：月次レポートの提出確認
Gmailの生産性を高める設定テクニック
キーボードショートカットの活用
- 「j」「k」でメール間の移動
- 「e」でアーカイブ
- 「l」でラベル付け
- 「r」で返信
フィルタとの連携テクニック
- 特定の差出人からのメールを自動振り分け
- キーワードによる自動振り分け
- 添付ファイルの種類による振り分け
モバイルデバイスでのGmail活用術
スマートフォンでのラベル管理
- オフライン設定の活用方法
- モバイル専用の表示設定
- 通知のカスタマイズ方法
タブレットでの最適化設定
- マルチペイン表示の活用
- ジェスチャー操作の設定
- 画面分割での使用テクニック
業務効率化のためのGmailアドオン活用
おすすめのアドオン
- Boomerang for Gmail
- メール送信の予約
- フォローアップリマインダー
- Checker Plus for Gmail
- デスクトップ通知
- クイックプレビュー機能
- Just Not Sorry
- プロフェッショナルな文面作成補助
- 言葉遣いのチェック
これらの内容を既存の記事に追加することで、より実践的で具体的な情報を提供できます。特に実際の設定例や具体的なショートカットキーの説明は、読者がすぐに実践できる有用な情報となります。
よくある質問と回答
Q1: ラベルとフォルダの違いは何ですか？
A1: ラベルは1つのメールに複数付けられますが、フォルダは1つのカテゴリにしか分類できません。
Q2: 既存のメールにもラベルを適用できますか？
A2: はい、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れることで可能です。
Q3: アーカイブしたメールは完全に削除されますか？
A3: いいえ、「すべてのメール」から確認できます。
まとめ
gmailは現在かなり多くの方に使われているメールですが、意外と知られていない機能もたくさんあります。特に今回こちらでご紹介したラベル機能やフィルタ機能、アーカイブ機能、スター機能はgmailを使う上で重宝する機能ですので、この機会に是非試してみて下さい。