Wordの変更履歴の使い方と削除方法

LINEで送る
Pocket

202a8f9763dc2df9716c01d73b5dc8c4_s

仕事で使うことも多いMicrosoftのWordですが、複数人で文書を作成したり確認したい際に、変更履歴という便利な機能があります。変更履歴機能を使うことで、誰がどのように文書を修正・変更したのかが一目で分かります。

作業効率を上げるためにも、変更履歴の使い方や操作方法を把握するようにしましょう。ここでは、「Wordの変更履歴の使い方と削除方法」について紹介いたします。Wordを使うことが多い方は、ぜひご覧ください。

スポンサーリンク

1.Wordの変更履歴の使い方と削除方法

仕事などでWord文書のやり取りを行う場合は、どの部分が修正された点か分からなくなってしまうことがあります。し

かし、Wordの変更履歴を使えば、どの点が修正・変更された箇所か、一目で分かるようになります。複数人でWord文書の確認を行う場合など、変更履歴を使うことで分かりやすくスピーディーに作業を行うことができるようになります。

1.Wordの変更履歴の使い方

Wordの変更履歴を使う場合は、まず次の手順を実行していきます。

  1. Wordファイルを開いて、上部のメニューの中から「校閲」タブをクリックします
  2. 表示された項目の中の「変更履歴の記録▼」をクリックするとメニューが表示されますので「変更履歴の記録」を選択します

これにより、Word文書の変更・修正点が一目で分かるようになります。

文字を削除しようとすると、文字が消えるのではなく、文字に取り消し線が引かれます。取り消し線が引かれることにより、どの文字を修正したのかが残り分かりやすくなります。文字を挿入したい場合は、挿入したい位置にカーソルを合わせ文字を入力していきます。すると、挿入して新たに入力された文字に関しては、赤い下線付きで表示されますので、どの部分に文字を挿入したかが分かります。

もし、途中から変更履歴の記録をオフにしたい場合は、「校閲」タブを選択し「変更履歴の記録▼」の中にある「変更履歴の記録」を再度クリックします。これにより、文書の編集を行っても変更が記録されなくなります。

2.コメントの挿入

変更履歴を使えばWord文書の特定の部分にコメントを作成することも可能です。

  1. コメントを記述したい文言をドラッグして選択します
  2. 選択したら「校閲」タブをクリックし、「コメントの挿入」を選択します
  3. 選択すると、Word文書の右側にコメント挿入欄が表示されます

これにより、選択した部分に対して、自由にコメントを入力して指示や共有することができます。コメントを入力したユーザー名も表示されるようになっていますので、複数人での利用時も誰がコメントを入力したかがすぐに分かるようになります。

3.文字サイズ等の変更

フォントサイズや書式などの変更も一目で分かるようになっています。ある特定部分のフォントサイズを変更すると、変更内容と変更を行ったユーザー名が文書の右側に吹き出しとなって表示されます。

中央揃えや左揃えなどの変更、フォントの変更、色付けなど、他の書式設定に関しても同様です。すべて右側に吹き出しで変更内容が表示されるようになっていますので、どんな細かい変更点も見逃しません。

4.表示内容の変更

コメントなどを多く記述したWord文書を読みやすく表示を変更することができます。表示を変更したい場合は「校閲」タブを選択して、表示内容に「最終版(変更箇所/コメントの表示)」を選択すると、コメントなども含めてすべての変更記録が表示されます。

「最終版」を選択すると、変更履歴の詳細は表示されず、変更した後の最終版の文書が表示されます。「初版」を選択すると、変更前の状態の文書が表示されます。もし、変更履歴を記録したくない場合は、「校閲」タブの「変更履歴の記録▼」を選択して、「変更履歴の記録」からチェックを外すと記録されないようになります。

4.ユーザー名の変更

文書の修正を行った場合にも表示されるユーザー名を変更することができます。

  1. ユーザー名を変更したい場合は、「校閲」の「変更履歴の記録▼」を選択し「ユーザー名の変更」をクリックします
  2. 「Wordのオプション」という画面が表示されますので、ユーザー名と頭文字を入力してOKをクリックします
  3. ユーザー名の入力が完了したら、「変更履歴の記録」を再度オンにすることで、新しく設定したユーザー名が反映されるようになります

5.変更履歴の削除

変更履歴を削除したい場合は、次の方法で行います。

  1. 変更履歴として表示されている文字を通常の文字に戻したい場合は、該当の変更履歴として表示している文字を選択します
  2. 選択した後に、「校閲」タブで「承諾」を選択し、「変更の承諾」をクリックすれば実行することができます

これにより、変更した内容がすべて反映され、通常の文字として表示されます。一部分を選択して承諾する場合は上記の方法ですが、一括で承諾する方法もあります。

  1. 「校閲」タブを選択して「承諾」を選び「ドキュメント内のすべての変更を反映」を選択するとすべての変更を一括で承諾し行うことができます
  2. 変更を反映することなく、元の文字に戻すこともできます
  3. 元の状態に戻す場合は、メニューの中の「元に戻す」を選択し、「すべての変更を元に戻す」を選択します
  4. また、コメントを削除したい場合は、「校閲」タブの「コメント」グループで選択し「削除」をクリックします
  5. もしくは、「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択すると、すべてのコメントを削除することができます

6.ファイルを人に送る際に変更履歴を見られないようにする

ファイルを送らなければならない時に、他の人から変更履歴を見れなくすることができます。変更履歴を見れないようにしてファイルを送る方法は下記のとおりです。

  1. Officeボタンを選択して、表示されるメニューの中から「Wordのオプション」を選択します
  2. 「Wordのオプション」をクリックするとメニューが表示されますので「セキュリティセンター」をクリックし「セキュリティセンターの設定画面」を選択します
  3. 「セキュリティセンター」画面が表示されたら、メニューの中から「プライバシーオプション」をクリックします
  4. 画面の右側に表示される「ドキュメント固有の設定」の中から「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックを外します
  5. 「校閲」タブの表示変更から「最終版」を選択すれば、相手に変更履歴を見られることなく送信することができます

7.印刷する際に変更履歴やコメントを表示しないようにする

プリントで印刷する際に、変更履歴やコメントを表示させないようにすることができます。実行方法は下記のとおりです。

  1. 「ファイル」を選択し「印刷」をクリックします
  2. 「設定」項目に表示されている「すべてのページを印刷」をクリックして「変更履歴/コメントの印刷」のチェックマークを外します
  3. すると、印刷時に変更履歴などが表示されません
  4. 念の為、印刷プレビューで確認した後に印刷をするようにしましょう

まとめ

いかがでしたでしょうか?Wordの変更履歴を使えば複数人での作業が今まで以上に分かりやすく効率的に行うことができます。特に仕事などで使うことが多い人は、簡単な操作で変更履歴のオン・オフが設定できますので、使ってみましょう。

プライベートでも、スピーチ内容や手紙内容など、中身を確認してもらいたい場合にメール文章よりも、効果的に使うことができそうです。

スポンサーリンク

LINEで送る
Pocket

Facebookでのご購読が便利です