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溜まった未読の処理法!Gmailで未読メールに使える便利なTips11個

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多機能で便利なGmailですが、少し目を離していると未読メッセージが溜まってしまうことありませんか?

日常の連絡はLINEなどを使用しているとGmailの確認は怠りがちだったりします。

メールの中に埋もれてしまった未読メールを一通ずつ探していくのは結構な手間がかかります。

そういった場合に有効な未読メール処理法がいくつかまとめてみました。

本記事では、未読メールをすばやくチェックする方法を解説していきます。

便利なコマンドなどもあり、単純に効率化や時短にも繋がります。未読メール処理に困っていたら参考にしてみてください。

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未読メールを素早くチェックする方法

メールが溜まってしまい、既読メールと未読メールが入り混じってしまった時、未読メールを素早くチェックするのに有効な方法をご紹介します。

未読メールフォルダはつくれない

まず思い浮かぶのは未読メールをフォルダ分けですが、残念ながら未読メールを自動的にフォルダに入れる方法はありませんでした。

この方法は使えませんので別の手段を見ていきましょう。

受信トレイで未読メールを先頭に来るようレイアウトする

Gmailの設定から未読メールを優先して先頭に表示させることができます。

こちらの機能を使えば既読メールと未読メールを明確に分類できるのでかなり有効な方法です。

レイアウト設定手順

  1. Gmailを開く
  2. 右上の歯車アイコンをクリック
  3. 設定をクリック
  4. 受信トレイをクリック
  5. 受信トレイの種類:未読メールを先頭にする
  6. 変更を保存をクリック

未読メールの処理を終えて、設定を戻したい場合は手順4まで同じ操作をして、手順5でデフォルトにしてください。初期表示に戻ります。

カラー設定を変えて識別しやすくできる

Gmailにはテーマ(背景画像)を自由に設定できる機能があります。

デフォルトテーマでは既読メールと未読メールの色の違いがほとんどありませんが、テーマを切替えることによりはっきりとした違いが得られるものもあります。

今回は試しに「暗」を選んでみましょう。

テーマ変更手順

  1. Gmailを開く
  2. 右上の歯車アイコンをクリック
  3. テーマをクリック
  4. をクリック

いかがでしょうか。背景画像が変わるとちょっと落ち着かない感じもしますが、大事なのは既読メールと未読メールの見分けだと思いますので、目を瞑ってください。

一番良いのは未読メールのみ自由に配色することですが、現状ではそのような機能はないようです。今後のアップデートに期待しましょう。

ラベル機能を活用する

Gmailではフォルダ機能がない代わりにラベル機能が搭載されています。メールに目印をつけて判別しやすくする目的で利用されます。

未読メール以外にも重要なメールにラベルを付けることで メールの整理がしやすくなる など利点が沢山あります。使い方は複雑ではありませんのですぐに覚えられるかと思います。順番に見ていきましょう。

メールにラベルを付ける

ラベルを付ける

  1. Gmailを開く
  2. ラベルを付けたいメール を右クリック
  3. ラベルを付ける にカーソルを合わせる
  4. 展開されたメニューから 新規作成 をクリック
  5. ラベル名を入力して 作成 をクリック

以上の操作でラベルの新規作成とメールへのラベル付けが完了しました。左側のメニューにラベルが追加されたのが分かるかと思います。そちらをクリックしてみるとラベル付けされたメール一覧が表示されるようになります。

またラベル付けされたメールには件名の前にラベル名が表示されるようになります。このラベルによってメール分類をひと目で把握することができるようになります。

ラベルに色をつける

メールに付けたラベルに色を付けることもできます。色付けすることによってより識別しやすくなるため、ぜひ活用してみましょう。

ラベルに色をつける

  1. Gmailを開く
  2. 左側メニューの ラベルの横にある設定アイコン をクリック
  3. 展開されたメニューから ラベルの色 にカーソルを合わせる
  4. 好みの色 をクリック

以上で色付けが完了しました。ラベルに色がついたことが分かるかと思います。色付けを行う前と比較すると判別しやすくなったかと思いますが、いかがでしょうか。

ラベルを並び替える

ラベル機能を使いこなしてくるといくつもラベルを作成することになるかと思います。始めの内は2,3個程度ですが、徐々に増えてくると見づらくなってしまうことも。

このような状態になると今度はラベルを整理しなくてはいけなくなってしまいます。そんな時に実践したいのが 「ラベルの並び替え」 です。Gmailには本来ラベルの並び替え機能はないのですが、ラベル名を基準として順番に表示される特性を活かして ラベルの並び順をコントロールする ことができます。

0~9の順番に優先されて表示される仕様のため、ラベル名の先頭に「00,01,02」と付けることで実質的に並び替えを行うことが可能となります。

ラベルの名前を変更する

  1. Gmailを開く
  2. 左側メニューの ラベルの横にある設定アイコン をクリック
  3. 展開されたメニューから 編集 をクリック
  4. ラベル名を入力して 保存 をクリック

ショートカットキーを活用する

Gmailにはメールを素早くチェックしたり整理するために「ショートカットキー」が用意されています。Gmailを開いて「Shift+?」を打つとショートカットキー一覧が表示されますのでそちらで確認してみてください。

メールの整理以外にも大幅に時間を短縮させてくれる便利ショートカートキーが沢山あるのが分かるかと思います。そちらを見ながら徐々に使い慣れていってください。

メールをアーカイブする

受信トレイをすっきりさせるためには、メールを削除する方法が一般的です。削除したメールはゴミ箱へと移動され受信トレイには表示されなくなります。

しかしメールを削除する以外にも 「アーカイブする方法」 も存在します。アーカイブしたメールも受信トレイに表示されなくなるという点では削除と共通していると言えます。

しかし「削除」と「アーカイブ」には明確な違いが存在します。

「削除」と「アーカイブ」の違い

「削除」はゴミ箱に移動されて、30日間が経過すると自動で完全に削除されます。不要であるメールは削除しておくことが一般的です。

「アーカイブ」はメールが別の場所に移動されて受信トレイに表示されなくなります。時間経過によって勝手に削除されることはなく、ユーザーが操作をしない限り保存され続けます。アーカイブしたメールは「すべてのメール」から確認することができます。

アーカイブの使い方

メールをアーカイブする

  1. Gmailを開く
  2. アーカイブしたいメール を右クリック
  3. アーカイブ をクリック

メールのアーカイブを解除する

  1. Gmailを開く
  2. 左側のメニューから すべてのメール をクリック
  3. アーカイブを解除したいメール を右クリック
  4. 受信トレイに移動 をクリック

以上の操作がアーカイブの使い方となります。アーカイブは頻繁に閲覧する必要はないけど保存はしておきたいメールなどが向いているかと思います。受信トレイをすっきりさせつつ確実の保存しておくことができます。

未読メールを探し出す検索演算子


Gmailには、検索演算子と呼ばれる記号や単語を使用してメールを絞り込む便利な機能があります。

Google公式から、利用可能な検索演算子一覧が提供されていますので良かったら確認してみてください。

リンクはこちら:Gmail検索演算子一覧

今回はこちらの中から未読メールを検索する演算子 is:unread をピックアップいたします。

この演算子を利用して未読メールだけを表示させる方法をウェブ版スマホ版それぞれ解説していきます。

ウェブ版

ウェブ版の手順です。

ウェブ版未読メール検索手順

  1. Gmailを開く
  2. 上部の検索ボックスから is:unread で検索

未読メールのみが一覧表示されたと思います。これで一通ずつ探してチェックするといった手間は省けました。

表示されるのは未読メールのみなので既読メールに誤った操作をしてしまう心配も要りません。

スマホ版

スマホ版の手順です。

スマホ版未読メール検索手順

  1. Gmailを開く
  2. 右上の検索アイコンをタップ
  3. isと入力すると予測変換に is:unread と出るのでタップして検索

スマホ版は画面が小さく、未読メールを確認していくのにも時間がかかったりしますから、こういった分類ができるのはかなり有り難いですね。

ウェブ版を使用している時より恩恵が大きそうです。

省略形もある

is:unreadには省略形もあります。l:^uというキーワードで検索しても同様の結果が得られます。

どちらも一度入力すると最初の文字ilを打つだけで予測変換が表示されるようになりますので、お好みの方を使うと良いと思われます。

検索後の一括処理方法

ウェブ版のみの機能ですが、検索して未読メールのみの表示にしたら、全ての未読メールを既読状態にできる一括処理方法があります。

一括処理方法

  1. チェックボックスをクリック
  2. 1スレッド内に表示しきれない未読メールがある場合はメインのスレッド◯◯件を全て選択をクリック
  3. 手紙が開封されているアイコン 既読にする をクリック

以上の操作で未読メールを全て既読状態にすることができます。また、タイトルや差出人を見ただけで不要と判断出来る場合もあります。

そのような場合には、既読にするアイコンの左隣にあるゴミ箱アイコンをクリックして削除してしまいましょう。

次ページ:スマホ版Gmailで未読を既読にできない時の対処法

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