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excelとwordの基本的な使い方

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最近、excelを使えない若者が増えている、と言われてますよね。

なかなか教わる機会もないですし、覚えるコマンドも多くて大変だと思います。

しかし、excelは様々な機能を持つ優れたソフトであり、使いこなせれば非常に便利です。

今回は wordの基本的な使い方 も合わせて、解説したいと思います。

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excelの使い方

excelとは

excelはマイクロソフト社の 表計算ソフト です。さまざまな用途に使用できるので、多くの場面で活用されています。

家計簿レベルのような四則演算を行わせるだけなら、誰でもすぐに利用できるようになるでしょう。

また計算に使用する印象が強いですが、wordと同じように資料を作成する際に用いる人も少なくありません。

画像の挿入なども可能であり、グラフもそのまま使用できるので、使い方を知っていればwordで作るより手間が省けることもあるからです。

しかし初心者にとっては、使い方が分かりにくいのも事実です。そこで今回は基本的な使い方を紹介します。

excelの基本

excelを使用するときは、どのような用途であっても意識しなければならないことがあります。

それは文字でも数字でも基本的には セル に入力するということです。セルとは縦線と横線で区切られた一つのマスを指します。そこに数字や演算子を入力することで計算が行われます。

たとえば商売を行っている人の場合は、売上金額を計算するために、定価と販売個数を入力するケースがあるでしょう。

商品ごとにそれらを掛け合わせて積算することにより、総売上を算出することが可能です。

教師であれば、生徒たちの点数を入力して標準偏差などを算出するケースもあります。このように使用する用途はさまざまですが、どの場合もセルに数値を入力することが必須となるのです。

セルへの入力

セルへの入力は特に難しいことはありません。

セルをマウスやキーボードで選択して、数値や演算子をタイピングするだけだからです。

数式の場合は、最初に等号を入力しておく必要があります。数式を何度も入力するのは面倒と感じるのであれば、そのセルをコピーすると良いです。

その後に一部だけを変更することも可能なので、条件が変わった場合でも対応しやすいです。また数値も何度も入力する必要はありません。

同じ数値を使うのであれば、1つのセルに入力しておき、数式の中でそれを参照させれば良いのです。

このようにセルを上手く扱えるようになると、複数の数式や数値を用いて、演算を効率よく行えるようになります。

関数の使用

計算に慣れてくると 関数 の使用にチャレンジしてみると良いでしょう。

関数とはあらかじめexcelに用意されている数式のことです。

自分で作成する手間が省けますし、自分では作成できないような複雑なものも存在します。

非常に多くの関数が存在するので、すべてを把握するのは困難です。

メニューの中に関数の検索機能があるので、自分の計算に使えるものがないか調べてみてください。

たとえば平均や総和を求める関数は、非常に多くの場面で利用できると考えられます。その他にも、概数を求める関数なども汎用性が高いでしょう。

自分がよく使用するものだけでも把握しておけば、作業を効率的に行えるようになるのでおすすめです。

関数はセルにタイピングで入力することも可能ですが、入力する要素の順番などを把握しておかなければなりません。

メニューから選択すれば、要素についての説明を見ることができます。慣れないうちは後者の方が使いやすいです。

入力の自動化でスムーズに!

関数もある程度使えるようになった後は マクロ を使うと作業がさらに捗ります。

excelでよく行う作業を自動化することが可能です。たとえばセルに入力する数値や数式がいつも決まっているのなら、その入力作業をマクロとして保存しておくと楽になります。

excelのメニューの中には、ユーザーの操作を覚えさせるボタンがあります。それを押すと記録が始まるので、必要な操作を行ってください。

停止のボタンを押すまで記録は続きます。今後はメニューにある実行ボタンを押すことで、その作業が自動で実施されます。

グラフの使用


excelではデータを グラフ形式 で表示させることもできます。

グラフを活用すると数値の変化を簡単に可視化させることができます。ファイルを閲覧する人がより分かりやすい資料作りができるようになるでしょう。

本項目では グラフの挿入手順グラフの種類 について紹介していきます。グラフの特徴を抑えておけば扱うデータによって適切なグラフ形式を選択することができます。いきなり全てを覚えるのは大変だと思いますので軽く目を通しておく程度でも良いと思います。

グラフの挿入手順

グラフの挿入手順

  1. グラフを挿入したいセル範囲を選択
  2. 画面左上の 挿入 をクリック
  3. 表示されるメニューから適切なグラフ形式を選択

円グラフ

円グラフは各データの割合を示したい時に利用します。

例えば、顧客層を年代別に分ける時に円グラフを使うと割合が一目瞭然に。このような割合表示は文字のみよりずっと見やすいですよね。他にも 売上の内訳 など様々なシーンで使うことが多いでしょう。

折れ線グラフ

折れ線グラフはデータの変化を示すのに向いているグラフです。

価格や在庫のような常に変化し続けるデータは折れ線グラフによって上下の変化を分かりやすく表示させることができます。店舗で扱っている 商品の価格や在庫気温の変化 などでよく利用します。

棒グラフ

棒グラフはデータを比較する時に活用すると良いでしょう。折れ線グラフは連続したデータの変化を表示させるのに適していました。棒グラフでは独立したデータを比較する際に利用します。

各社員の売上比較 などで便利だと思われます。

その他のグラフ

これまでにご紹介した「円グラフ」「折れ線グラフ」「棒グラフ」の3つが最も使用率の高いグラフとなっています。

excelでは他にも沢山のグラフが存在します。扱うデータによって適切なグラフを選択することはとても大切なことです。上記3種類のグラフの使い方に慣れてきたら他のグラフに目を向けてみるのも良いでしょう。

word

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wordとは

wordは仕事の報告書の作成から家庭のメモ書きまで、あらゆる文書の作成に利用できます。

年代を問わず使用されているワープロのソフトであり、これまでにアップデートを繰り返され広く普及してきました。

パソコンの入門者であっても使用できるソフトですが、その一方で複雑な機能も搭載しています。そのため使い方は、段階を踏んで学んでいくことが大切です。

とりいそぎ見栄えの良い文書を作成したいのであれば、他人の作成したテンプレートを使用するのも一つの手です。

インターネット上で無料で配布されているものも多いので、ダウンロードして使用すると良いでしょう。

入門者はまず画面の構成を把握しなければなりません。画面の上部にメニューバーがあるので、1つずつチェックしてみてください。

ファイルの保存からウィンドウの操作まで、あらゆる命令が存在します。ディスプレイいっぱいに画面を表示したい場合は、右上の四角のマークのボタンを押します。

そうするとフルスクリーンに切り替わりますし、ウィンドウ表示にしたい場合は逆の操作を行うと良いです。

文章を作成する

文書を始めて作成するときは、新規作成を選択しましょう。
そうすると、何も表示されていない文書のフォーマットが表示されます。

一行の文字数や行間の幅などはデフォルトのものになっています。
それらを変更したい場合は、メニューバーから書式を選択して、所望のものに変えてください。

デフォルトでは横書きになっていますが、縦書きにも簡単に変更できます。

横書きと縦書きの変更は、文章を入力し始めてから行っても問題ありません。

近年のwordの場合はリボンが表示されており、そこに命令がカテゴライズされて表示されています。視覚的に分かりやすく提示されているので、メニューバーから探すより簡単に見つけられることも多いです。

その反面、圧迫感が出てしまうので、使いにくいと感じるなら非表示にすると良いでしょう。

文字を入力する

基本的に、文字入力は 通常のタイピング によって行います。

メモ帳などのテキストエディタを使用した経験があるなら同様と考えて構いません。文字の検索や置換なども行えますし、文書のコピーやペーストも可能です。

また、文字を範囲選択してドラッグすることにより移動させられます。これらは直感的に行える操作なので特に迷うことはないでしょう。

文書のスタイルは自由に決められますが、用意されている機能を利用すると手間を削減できます。たとえば箇条書きの文書を作成する場合、自分で体裁を整えても良いですが、wordに自動で整えさせられます。

リボンなどから箇条書きのスタイルを選ぶと、番号を自動で付けてくれますし、番号と文書の距離も一定間隔になります。そのためバランスの検討などに苦慮することなく、文書の作成に集中しやすいです。

図表の挿入

また、wordの魅力の一つに 図表 を簡単に挿入できることがあります。

メニューバーやリボンから挿入を選択することで、好きな場所に図表を掲載できます。

またペイントツールなどで作成した図をコピーして、windowsの通常の操作でペーストすることも可能です。

ただし挿入した図表によって、文字のレイアウトが崩れてしまうかもしれません。その場合は挿入のオプションで調整すると修正できます。

レイアウトの設定の中に、文字の折り返しに関する項目があります。図表の左右を空白にしたり文章を表示したりする設定が可能です。

さらに図表のサイズ調整を自由に行えることも特徴の一つです。縦と横の比率を変更したり、トリミングで余計な部分を非表示にしたりできます。

その他にも校閲を行う機能や文字数をカウントする機能などもあり、厳格な要件が設けられている公文書の作成にも利用できます。

画像の挿入

Wordは基本的に文章だけで構成されることが多いですが、参考画像などを挿入する必要がある時もあります。そういった場合には 画像の挿入機能 を活用しましょう。

本項目では 画像の挿入手順画像の編集 についてご紹介します。画像に関する操作は、分かりやすい資料作りのためにかかせません。Word上でも自由に画像を扱えるようになっておきましょう。

画像の挿入手順

画像の挿入手順

  1. 画像を挿入したい地点をクリック
  2. 画面上部の 挿入タブ をクリック
  3. 図グループ内にある 画像ボタン をクリック
  4. 挿入したい画像を選択して 挿入 をクリック

画像のサイズを変更する

挿入した画像はサイズの指定も行われいませんのでレイアウトが崩れてしまっていることがほとんどだと思われます。このような場合には画像サイズを変更することでレイアウトを調整するようにしましょう。

画像サイズの変更方法は二つあります。それぞれ見ていきましょう。

ドラッグでサイズ変更する

  1. サイズを変更したい画像をクリック
  2. 画像端にカーソルを合わせてドラッグ

数値を指定してサイズ変更する

  1. サイズを変更したい画像を右クリック
  2. 表示されたメニューから 図の書式設定 をクリック
  3. サイズタブ をクリック
  4. 高さ・幅 に数値を入力して OK をクリック

画像の一部を切り取る

Wordに画像を挿入した後で一部分を切り取ることもできます。画像によって伝えたい情報もありますが、後から不要な部分に気づくこともあります。そのような時に活用してみてください。

画像の一部を切り取る

  1. 書式タブ をクリック
  2. トリミング をクリック
  3. 画像端にカーソルを合わせてドラッグ
  4. キーボードのEnterを押して完了

画像のリセット

画像に行った編集を元に戻したい場合には 図のリセット を利用しましょう。一度は不要だと思って切り取った画像を復元させたい時に活用すると良いでしょう。

画像のリセット

  1. 書式タブ をクリック
  2. 図のリセット右横にある ▼ボタン をクリック
  3. 図のリセット をクリック

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は非常に基本的な機能紹介となりました。
Excel,Wordともに多くの社会人が使いますので、使いこなす必要性は高そうです。

本記事が、読者の皆さんがより深いスキルをつけるきっかけになることを願っております。

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