PDF出力

PDF出力は、Word・Excel・PowerPointなどのOffice文書をPDF（Portable Document Format）形式に変換して保存する機能です。PDFは環境に依存せず、WindowsでもMacでもスマホでも、同じフォント・レイアウト・改ページで表示されるため、社外配布・印刷用原稿・公式提出資料として標準的に使われています。

出力方法は主に3種類あります。①『ファイル → エクスポート → PDF/XPSドキュメントの作成』、②『ファイル → 名前を付けて保存』で種類を『PDF』に選択、③『ファイル → 印刷』で『Microsoft Print to PDF』をプリンタに指定、のいずれかです。いずれも数クリックで完了します。

出力時のオプションで押さえておきたい項目は、①最適化（標準＝高画質、最小サイズ＝Web配布向け）、②ページ範囲の指定、③オプションで『印刷されない情報を含めない』『変更履歴を含めない』『プロパティを含めない』の選択、④アクセシビリティ対応（見出しタグ・代替テキストの反映）。ビジネス用途では『変更履歴・コメントを含めない』のチェックを必ず確認することが重要です。

PDFには『検索可能PDF』と『画像PDF』の違いもあります。Officeから直接出力したPDFはテキスト情報が保持されており検索可能ですが、スキャンした紙をPDF化しただけのものは画像扱いで検索できません。必要に応じてAcrobatのOCR機能で検索可能化する必要があります。

逆の変換（PDF→Word）は、Wordで直接PDFを開くことで行えます。ただしレイアウトが完全に再現されるとは限らず、表組みや複雑なレイアウトは崩れがちです。編集が必要な場合は、元のOfficeファイルがあればそちらを編集し、再度PDF出力するのが確実です。

注意点は『パスワード保護』です。Office標準のPDF出力にはパスワード付与オプションがなく、パスワード付きPDFを作るにはAcrobat等の別ツールが必要です。機密文書を配布する際はこの点に留意してください。