【2026年最新版】Outlookの連絡先グループ（配布リスト）を作成・活用する方法

公開日：2026/03/10　更新日：2026/03/10　

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毎回メールを送るたびに、10人・20人の宛先を1人ずつ入力していませんか？Outlookの連絡先グループ（配布リスト）を使えば、グループ名を1つ入力するだけで複数人に一括送信できます。プロジェクトチーム・部署内連絡・取引先への定期報告など、繰り返し同じメンバーにメールを送る場面で絶大な効果を発揮します。

この記事では、OutlookデスクトップアプリとWeb版・モバイルアプリそれぞれでの連絡先グループ作成方法から、日常的な活用テクニック、よくあるトラブルの解決策まで徹底的に解説します。

この記事でわかること

連絡先グループ（配布リスト）と組織の配布リストの違い
Outlookデスクトップ版での連絡先グループ作成手順（6ステップ）
Web版Outlook（outlook.com・Microsoft 365）での作成方法
作成したグループへのメール送信・To・CC・BCCの使い分け
グループの編集・メンバー追加・削除・名前変更の方法
モバイルアプリでの活用方法
グループが表示されない・同期されないなどのトラブル対処法

連絡先グループ（配布リスト）とは

Outlookの連絡先グループとは、複数のメールアドレスをひとつのグループ名にまとめ、グループ名宛にメールを送ると全メンバーに同時配信される機能です。以前のバージョンでは「配布リスト」と呼ばれていましたが、現在のOutlookでは「連絡先グループ」という名称が使われています。

連絡先グループと配布リスト（組織リスト）の違い

混同されやすいのが「個人の連絡先グループ」と「Exchange/Microsoft 365が管理する配布リスト」です。以下の表で違いを整理します。

項目	個人の連絡先グループ	組織の配布リスト
作成者	各ユーザー自身	IT管理者
管理場所	個人の連絡先フォルダー	Exchange/Entra IDサーバー
他ユーザーから見える？	見えない（自分のみ）	全社員から参照可能
メンバー変更	自分でいつでも変更可能	IT管理者のみ変更可能
専用メールアドレス	なし	あり（例: sales@company.com）
用途	個人的な常連グループへの一括送信	部署・プロジェクト単位の公式連絡先

連絡先グループでできること一覧

一括送信: グループ名を宛先に入力するだけで全メンバーに送信
To・CC・BCCで使い分け: グループを受信者・CC・BCCのいずれにも設定可能
外部アドレスも追加可能: 社外のメールアドレスも自由にメンバーに追加できる
グループの入れ子: 連絡先グループの中に別の連絡先グループを含めることが可能
会議出席依頼にも使用可能: グループ宛に会議招待を送ることができる
アドレス帳から呼び出し: 「宛先」ボタンからアドレス帳で簡単に選択できる

Outlookデスクトップ版での連絡先グループ作成手順

Windows版・Mac版のOutlookデスクトップアプリ（Microsoft 365版）で連絡先グループを作成する手順を解説します。

ステップ1: 連絡先（People）画面を開く

Outlookウィンドウ左下のナビゲーションバーにある「連絡先」アイコン（人物アイコン）をクリックします。画面が連絡先ビューに切り替わります。

Outlook 2021・Microsoft 365の新しいUIでは、左側のアイコンバーから「People」アイコンを選択してください。

ステップ2: 新しい連絡先グループを作成する

連絡先画面が開いたら、リボンの「ホーム」タブを確認します。

Outlook 2021・Microsoft 365: リボンの「新しい連絡先グループ」ボタンをクリック
旧バージョン（Outlook 2019以前）: リボンの「新しい配布リスト」ボタンをクリック

新しい連絡先グループの編集ウィンドウが開きます。

ステップ3: グループ名を設定する

編集ウィンドウ上部の「名前」フィールドにグループ名を入力します。

グループ名の付け方のヒント:

用途がわかる名前にする（例: 「営業部チーム」「プロジェクトAメンバー」）
後で検索しやすいよう、一貫した命名規則を決めておく
特殊文字は使用を避ける（@ # $ などは誤検知を招くことがある）

ステップ4: メンバーをアドレス帳から追加する

リボンの「メンバーの追加」▼ボタンをクリックすると、以下の3つの選択肢が表示されます。

Outlook連絡先から: 既に連絡先に登録されているアドレスを選択
アドレス帳から: Exchange/Microsoft 365の組織ディレクトリから検索して追加
新しい電子メール連絡先: 名前とメールアドレスを直接入力して追加

アドレス帳から追加する場合: 「アドレス帳から」を選択 → 検索ボックスに名前を入力 → 候補から選択 → 「メンバー」ボタンをクリック → 「OK」で追加完了。

ステップ5: 手動でメールアドレスを入力して追加する

社外の方など、アドレス帳にない連絡先を追加する場合は「新しい電子メール連絡先」を選択し、表示名とメールアドレスを入力します。

または、グループ編集ウィンドウ下部の「名前の追加」欄に直接メールアドレスを入力してEnterキーを押す方法もあります（バージョンにより異なる場合があります）。

ステップ6: 保存する

メンバーの追加が完了したら、リボンの「保存して閉じる」ボタンをクリックします。作成した連絡先グループが連絡先フォルダーに保存されます。

保存後、連絡先リストに新しいグループが表示されます。グループアイコン（複数の人物が重なったアイコン）が表示されていれば正常に作成されています。

Web版Outlookでの連絡先グループ作成方法

outlook.com やMicrosoft 365のWeb版Outlookでも連絡先グループを作成できます。操作手順はデスクトップ版と若干異なります。

Web版での作成手順

ブラウザで outlook.com または https://outlook.office.com/ にアクセスしてサインインする
左下のナビゲーションにある「People（連絡先）」アイコンをクリックする
画面左上の「新しい連絡先」▼をクリックし、「新しい連絡先リスト」を選択する
「連絡先リスト名」にグループ名を入力する
「メンバーの追加」フィールドにメールアドレスまたは名前を入力する。候補が表示されたら選択し、Enterキーで追加する
全メンバーを追加したら「作成」ボタンをクリックして保存する

注意点: Web版で作成した連絡先グループは、デスクトップ版Outlookと同期されます（Microsoft 365アカウントの場合）。ただし、同期には数分かかる場合があります。

Microsoft 365（新しいOutlook）での注意事項

2024年以降に提供されている「新しいOutlook」（classic Outlookの後継）では、UIが大幅にリニューアルされています。「People」画面の場所やボタンのデザインが変わっていますが、基本的な操作手順は同様です。

左サイドバー下部の人物アイコンをクリック → Peopleページを開く
「新しい連絡先」右の「…（その他）」メニューから「新しい連絡先リスト」を選択

作成した連絡先グループへのメール送信方法

連絡先グループを作成したら、実際にメールを送ってみましょう。

基本的な送信方法

新しいメール作成ウィンドウを開く（Ctrl + N）
「宛先」フィールドにグループ名の最初の数文字を入力する
オートコンプリートにグループが表示されたら選択する（グループには複数人アイコンが付いている）
通常通りメールを作成して送信する

グループ名が表示されない場合は、「宛先」ボタンをクリックしてアドレス帳を開き、「連絡先」フォルダーを選択するとグループが一覧表示されます。

To・CC・BCCでの使い分け

フィールド	使い方	受信者の見え方	活用例
To（宛先）	返信・アクションを求める主な受信者	全員のアドレスが見える	プロジェクトメンバー全員への連絡
CC（カーボンコピー）	情報共有のみ（返信不要）	全員のアドレスが見える	上長・関係部署への情報共有
BCC（ブラインドCC）	他の受信者に知らせず送信	自分のアドレスのみ見える	顧客リストへの一斉配信

BCCでグループを使う際の注意点: BCC欄にグループを設定すると、受信者は自分以外の誰に送られたか分かりません。顧客や取引先への一斉連絡でプライバシーを守る際に有効です。

グループメンバーを展開して確認する方法

宛先にグループを追加した後、グループ名の左にある「+」アイコンをクリックすると、グループが展開されて全メンバーのアドレスが表示されます。送信前に最新のメンバーを確認できます。

連絡先グループの編集・削除方法

メンバーの追加・削除

連絡先（People）画面を開く
編集したいグループをダブルクリックして編集ウィンドウを開く
メンバーを追加する場合: 「メンバーの追加」ボタンから追加
メンバーを削除する場合: 削除したいメンバーを選択して「メンバーの削除」ボタン（バツアイコン）をクリック
「保存して閉じる」をクリック

グループ名の変更

連絡先画面でグループをダブルクリックして編集ウィンドウを開く
「名前」フィールドの内容を削除して新しいグループ名を入力する
「保存して閉じる」をクリック

グループの削除

連絡先画面でグループを右クリックする
コンテキストメニューから「削除」を選択する
確認ダイアログが表示されたら「OK」をクリック

削除したグループは「削除済みアイテム」フォルダーに移動します。誤って削除した場合は、削除済みアイテムから元に戻すことができます。

Outlookモバイルアプリでの活用

iOSおよびAndroidのOutlookアプリでは、連絡先グループをTo・CC欄に入力して使用できます。ただし、モバイルアプリからは連絡先グループの新規作成・編集はできない点に注意してください。

モバイルアプリでの利用手順

Outlookアプリで新規メール作成画面を開く
「宛先」フィールドにグループ名を入力する
候補に連絡先グループが表示されたらタップして追加する
メール本文を入力して送信する

グループが候補に表示されない場合は、デスクトップ版またはWeb版でグループを作成・同期してから再度試してください。

モバイルアプリとの同期について

Microsoft 365アカウント（職場・学校アカウント）: 自動的にサーバーと同期されるため、デスクトップで作成したグループがモバイルでも使える
個人アカウント（outlook.com・hotmail.com）: 同様にサーバーと同期されるが、同期タイミングは数分かかることがある
Exchange Server接続: 企業のExchange Serverに接続している場合、同期設定によってはグループが表示されない場合がある

よくあるトラブルと対処法

トラブル症状	原因	対処法
グループが宛先の候補に表示されない	オートコンプリートキャッシュが古い、グループ名の入力ミス	「宛先」ボタンからアドレス帳を開き「連絡先」フォルダーを選択して直接検索する
デスクトップとWeb版でグループが同期されない	同期の遅延、オフライン状態	Outlookを再起動する。またはF9キーで手動送受信・同期を実行する
グループにメールを送ると配信エラーになる	グループ内に無効なメールアドレスが含まれている	グループを開いてメンバー一覧を確認し、エラーが発生したアドレスを修正または削除する
「グループが見つかりません」エラー	グループが削除済みアイテムに移動している	連絡先の「削除済みアイテム」フォルダーを確認し、元に戻す
同じグループに送ったのに一部のメンバーが受け取れない	メールアドレスの変更、迷惑メールフィルター	グループのメンバー情報を最新化する。受信者側の迷惑メールフォルダーを確認してもらう
モバイルアプリにグループが表示されない	連絡先の同期設定がオフになっている	Outlookアプリの設定 → 「アカウント」→ 連絡先同期をオンにする
グループを展開すると古いアドレスが表示される	グループの連絡先情報が更新されていない	グループを開いてメンバーのアドレスを手動で最新のものに更新する
作成したグループが他の人に使われてしまう	グループ名が組織の配布リストと誤認された	個人の連絡先グループは自分にしか見えないため、誤認の心配は不要。グループ名を明確にして管理する

よくある質問（FAQ）

Q1. 連絡先グループは何人まで追加できますか？

Outlookの個人用連絡先グループに上限人数は設定されていません。ただし、メール送信時に使用するメールサーバーや受信者のサーバーが一度に処理できるアドレス数に制限がある場合があります（一般的に1メールあたり数十〜数百名程度）。大量送信が必要な場合はマーケティングメールサービスの利用を検討してください。

Q2. 連絡先グループに別の連絡先グループを入れ子にできますか？

はい、できます。「メンバーの追加」→「Outlook連絡先から」で既存のグループを選択することで、グループの中にグループを含めることができます。例えば「全社員」グループの中に「営業部」「開発部」などのグループを入れる使い方が可能です。

Q3. 連絡先グループはOutlook以外のメールソフトに転送・共有できますか？

連絡先グループを.vcf（vCard）形式でエクスポートして他のソフトにインポートできます。ただし、一部のメールソフトではグループ形式を認識しない場合があります。また、同じMicrosoft 365テナント内であれば、連絡先をITサポートを通じて組織の配布リストに昇格させることも可能です。

Q4. BCCでグループを使った場合、受信者はグループ名を見られますか？

BCCで送ると、受信者はToやCCに表示されたアドレスのみ見えます。BCCに入れられた受信者は自分のアドレスしか見えないため、グループ名も他のメンバーのアドレスも分かりません。顧客への一斉配信でプライバシーを保護する際にBCCが有効です。

Q5. Outlookを再インストールしたら連絡先グループが消えました。復元できますか？

Microsoft 365やExchange Serverを利用している場合は、サーバーに保存されているため再サインインすれば復元されます。ローカルのPSTファイルに保存していた場合は、バックアップのPSTファイルから「ファイル」→「開く／エクスポート」→「Outlookデータファイルを開く」で復元できます。