【2026年最新版】Outlookの自動応答（不在メッセージ）設定完全ガイド【Office 365/デスクトップ版対応】

「休暇前にOutlookの自動応答を設定したいけど、どこで設定するかわからない」「不在中にメールが届いたとき、自動で返信を送りたい」――お盆休みや年末年始の前、または長期出張前にこのような疑問をお持ちではないでしょうか？

Outlookの自動応答（不在時の返信）機能を使えば、設定した期間中に届いたメールに対して自動でメッセージを返信できます。この記事では、Windows版・Mac版・Web版・スマホ版（iOS/Android）の全プラットフォームにおける設定手順を、ステップ形式でわかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるビジネスメール文例集も掲載しています。

まず30秒診断：使っているOutlookとアカウントで「自動応答」の場所が変わる

「本文どおりの場所に設定がない」「自動応答のボタン自体がない」という迷いの大半は、使っているOutlookの種類とメールアカウントの種類の組み合わせで決まります。最初にこの2つの表で自分の行を確認してから、該当する見出しへ進んでください（Microsoft公式ヘルプの2026年9月時点の案内に基づきます）。

※表のメニュー名はMicrosoft公式ヘルプ「Outlook で不在時の自動応答を設定する方法」「Outlook.com または Outlook on the web から不在時の自動応答を送信する」「Outlook for Mac での自動応答」の表記です。新旧の見分け方は「所有している Outlook のバージョンが不明な場合。」の記述に基づきます。バージョンや更新時期によって画面の文言が多少異なることがあります。

この記事でわかること

• Outlookの自動応答（不在時の返信）の仕組みとできること
• Outlook for Windows（デスクトップ版）での設定手順
• Microsoft 365 Web版（Outlook on the web）での設定手順
• Outlook for Mac での設定手順
• Outlook for iOS/Android（スマホ）での設定手順
• 社内向け・社外向けメッセージの使い分け方
• 休暇中・出張中・産休育休中のメール文例集
• 自動応答が反映されない時の対処法

Outlookの自動応答（不在時の返信）とは

Outlookの「自動応答」とは、設定した期間中に受信したメールに対して自動的に返信メッセージを送信する機能です。英語では「Out of Office（OOO）」「Auto Reply」とも呼ばれます。

自動応答機能の主な特徴

• 期間指定：開始日時から終了日時を設定でき、指定期間が終わると自動で解除される
• 社内・社外で別メッセージ：同じ組織内（Exchange/Microsoft 365）の連絡先と、それ以外の外部連絡先に対して異なる文面を設定できる
• 一度だけの返信：同じ送信者からの複数のメールに対しては、期間中に1度だけ自動返信する（スパム防止のため）
• ルールとの組み合わせ：不在中のメールを特定のフォルダに振り分けたり、別の担当者に転送するルールと組み合わせることも可能

自動応答と自動転送の違い

Outlook for Windows（デスクトップ版）での設定手順

Windows版のOutlookデスクトップアプリ（Office 2019 / Microsoft 365対応）での設定手順を説明します。手順1〜5は「ファイル」タブのある従来のOutlook（クラシック版）向けです。「ファイル」タブがない新しいOutlookをお使いの方は、この見出しの末尾「新しいOutlook（Windows）での設定方法」へ進んでください。

手順1：「ファイル」メニューから自動応答を開く

1. Outlookを起動し、上部メニューの「ファイル」タブをクリックする
2. 「情報」セクションが表示される
3. 「自動応答（不在時）」ボタンをクリックする

手順2：自動応答を有効化して期間を設定する

1. 「自動応答」ダイアログが開く
2. 「自動応答を送信する」のラジオボタンを選択する
3. 「この時間範囲内のみ送信する」のチェックボックスをオンにする
4. 開始日時・終了日時をカレンダーから設定する（例：2026/03/20 18:00 〜 2026/03/25 09:00）

手順3：社内向けメッセージを入力する

1. ダイアログの「自分の組織内」タブが選択された状態を確認する
2. テキスト入力欄に社内向けの不在メッセージを入力する
3. 書式ツールバーで文字サイズ・太字・色などを設定できる

社内向けメッセージの例：

手順4：社外向けメッセージを設定する

1. ダイアログの「自分の組織外」タブをクリックする
2. 「自分の組織外の人に自動応答を送信する」のチェックボックスをオンにする
3. 「自分の連絡先リストにある送信者のみ」または「自動応答を受け取るすべての外部の送信者」を選択する
4. 社外向けの不在メッセージを入力する

手順5：設定を保存して完了

1. メッセージの入力が完了したら「OK」をクリックする
2. Outlookのメイン画面に戻ると、画面上部に「自動応答が有効になっています」というバナーが表示される
3. 確認できたら設定完了です

新しいOutlook（Windows）での設定方法

2024年以降に切り替えが進んでいる「新しい Outlook」では、従来版の「ファイル」→「自動応答」ではなく、設定画面の「アカウント」の下に自動応答があります（以前の新しいOutlookやWeb版では「メール」の下にありました）。Microsoft公式ヘルプの現行手順は次のとおりです。

1. 「表示」タブにある歯車アイコン（表示設定）を選択する。画面右上の歯車の「設定」からでも同じ設定画面が開く（公式ヘルプの表記は「設定」）
2. 「アカウント」→「自動応答」を選択する
3. 「自動応答」のトグルをオンにする
4. 「一定期間のみ応答を送信する」を選び、開始と終了の日時を入力する（期間を決めておくと自動でオフになる）
5. メッセージを入力する。社内向けと社外向けを分けて入力できるのは会社・学校のアカウントの場合。返信先を連絡先の相手だけに絞る「連絡先にのみ返信を送信」は、個人のアカウントでも選べる（組織外へ返信すると、ニュースレターや広告、迷惑メールを含め受信したすべてのメールに自動返信が送られるため、Microsoftは「連絡先にのみ返信を送信」を選ぶことを勧めています）
6. 「保存」を選択する

Microsoft 365 Web版（Outlook on the web）での設定

ブラウザでOutlookを使っている方（office.comまたはoutlook.office.comからアクセスする方）向けの手順です。

設定手順（ブラウザ版）

1. ブラウザでhttps://outlook.office.com または https://www.office.com にアクセスしてサインインする
2. Outlook（メール）を開く
3. ページ上部の歯車アイコン（設定）をクリックする
4. 設定画面の左の一覧から「アカウント」→「自動応答」を選択する（以前は「メール」の下にありましたが、現在は「アカウント」の下に移動しています）
5. 「自動応答」のトグルをオンにする
6. 必要に応じて「次の期間に限り応答を送信する」にチェックを入れ、開始と終了の日時を設定する。期間を指定しない場合は、手動でオフにするまで返信が続く
7. 必要に応じて「この期間の予定表をブロックする」「この期間中に行われるイベントへの新しい招待を自動的に辞退する」「この期間中の会議を辞退およびキャンセルする」のオプションを選ぶ。ただし「この期間中の会議を辞退およびキャンセルする」は、自分が主催した会議に取り消し通知が届き、後から元に戻せません。休暇中の会議を本当に中止してよい場合だけ選んでください。予定を空けたいだけなら「この期間の予定表をブロックする」だけで十分です
8. 下のボックスに社内向けメッセージを入力する
9. 「組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する」にチェックを入れ、社外向けメッセージを入力する（任意）。外部への返信を連絡先の相手だけに絞るなら「連絡先にのみ返信を送信」を選ぶ（組織外へ返信すると、ニュースレターや広告、迷惑メールを含め受信したすべてのメールに自動返信が送られるため、Microsoftは「連絡先にのみ返信を送信」を選ぶことを勧めています）
10. 「保存」をクリックして完了

Outlook for Mac での設定手順

MacにインストールされているOutlookアプリ（Office 2019 / Microsoft 365版）での設定手順です。

1. Outlookを起動し、上部メニューバーから「ツール」をクリックする
2. ドロップダウンメニューの「自動応答」を選択する
3. 「自動応答を送信する」にチェックを入れる
4. 「この期間のみ返信する」にチェックを入れ、開始日時と終了日時を設定する
5. 「自分の組織内の送信者のみに返信する」タブと「自分の組織外の送信者に返信する」タブに、それぞれメッセージを入力する
6. 「OK」をクリックして設定を保存する

Outlook for iOS / Android での設定

スマートフォンのOutlookアプリでも自動応答の設定が可能です。出先から手軽に設定・変更できます。

iPhoneでの設定手順

1. Outlookアプリを開く
2. 画面左上のプロフィールアイコン（顔マーク）をタップする
3. 左側に表示されるパネル下部の「設定（歯車アイコン）」をタップする
4. 「メールアカウント」セクションから設定したいアカウントをタップする
5. 「自動応答」をタップする
6. 「自動応答」のトグルをオンにする
7. 必要に応じて「外部送信者に返信する」のトグルもオンにする
8. テキスト入力欄にメッセージを入力する
9. 画面右上の「保存（チェックマーク）」をタップして完了

Androidでの設定手順

1. Outlookアプリを開く
2. 左上のハンバーガーメニュー（三本線）をタップする
3. 下部の「設定（歯車アイコン）」をタップする
4. 「アカウント」セクションから対象アカウントをタップする
5. 「自動応答」をタップする
6. 「自動応答」のトグルをオンにする
7. メッセージを入力して「チェックマーク（保存）」をタップする

自動応答のメッセージ文例集

コピーしてすぐに使えるビジネスメール文例を用意しました。用途に合わせてアレンジしてご活用ください。

文例1：休暇中（社外向け・汎用）

文例2：出張中（社内向け）

文例3：出張中（社外向け・丁寧版）

文例4：産休・育休中（社外向け）

文例5：産休・育休中（社内向け）

文例6：年末年始の休暇中（社外向け）

自動応答が設定できない・反映されない時の対処法

Outlookの自動応答を設定したはずなのにうまく動作しない場合、以下の原因と対処法を順番に確認してください。

原因1：「自動応答」ボタンが表示されない

対処法：

1. Outlookで「ファイル」→「情報」を開き、アカウント情報を確認する
2. 「Exchange」または「Microsoft 365」と表示されているアカウントを選択した状態で、再度「自動応答」ボタンを確認する
3. Gmailなど他のメールサービスの場合は、Outlookの「ルール」機能と「テンプレート」を組み合わせることで同様の機能を実現できます（後述）

原因2：自動応答を設定したが相手に届いていない

対処法：

1. 「ファイル」→「自動応答」を開き、開始日時・終了日時を再確認する
2. 現在の日時が設定した期間内に含まれているか確認する
3. 「自分の組織外」タブを開き、「自動応答を受け取る外部の送信者」のチェックがオンになっているか確認する

原因3：自動応答が止まらない（期間終了後も返信が続く）

対処法：

1. 「ファイル」→「自動応答」を開く
2. 「自動応答を送信しない」ラジオボタンを選択して「OK」をクリックする（手動でオフにする）
3. Outlookを再起動して設定が反映されたか確認する

原因4：Outlookを閉じると自動応答が止まる

対処法：Exchange / Microsoft 365アカウントに設定された「自動応答（不在時）」機能はサーバー側で動作するため、Outlookを閉じていても自動返信が機能します。ただし、ルール機能を使って自動返信を設定した場合はOutlookが起動している必要があります。重要な不在連絡には、必ず「自動応答（不在時）」ボタンから設定してください。

原因5：GmailなどExchange以外のアカウントで自動応答を設定したい

Exchangeアカウントを使っていない場合、Outlookの「自動応答」ボタンが使えません。以下の代替方法で対応できます。

1. Outlookで「ホーム」タブ→「新しいメール」をクリックし、自動返信メッセージを作成する
2. 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選び、「Outlookテンプレート（.oft）」形式で保存する（例：vacation-reply.oft）
3. 「ホーム」タブ→「ルールとアラートの管理」を開く
4. 「新しいルール」を作成し、「メッセージを受信したとき」をトリガーに設定する
5. アクションとして「テンプレートを使用して返信する」を選び、上記で保存したテンプレートを指定する
6. 「完了」をクリックしてルールを保存する

よくある質問（FAQ）

まとめ

Outlookの自動応答（不在時の返信）機能について、設定手順から文例集まで詳しく解説しました。重要なポイントを整理します。

休暇や出張前は何かと慌ただしいものですが、自動応答の設定は5分もあれば完了します。長期休暇に入る前日には必ず確認・設定をしておきましょう。

Outlookの設定についてご不明な点がある場合は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。設定に困ったときの対処法もまとめてありますので、お役に立てれば幸いです。