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【2026年最新版】Googleドライブの共有ドライブ（共有マイドライブ）の使い方【完全ガイド】

「チームでGoogleドライブを使っているが、誰かが退職するとファイルが消えてしまう」「個人のマイドライブで共有しているが、管理が煩雑になっている」という課題を抱えていませんか？そのような状況を解決するのが「共有ドライブ」です。共有ドライブはチームや組織向けに設計されたGoogleドライブの機能で、ファイルの所有権がチームに帰属するため、メンバーが変わってもファイルが失われません。本記事では、共有ドライブの作成・メンバー追加・権限設定・ファイル管理の方法から、マイドライブとの違い、Google Workspaceでの活用方法まで、詳しく解説します。

この記事でわかること

• Googleドライブの共有ドライブとマイドライブの根本的な違い
• 共有ドライブの作成手順とメンバーの追加・削除方法
• 権限レベル（管理者・コンテンツ管理者・投稿者・閲覧者など）の違い
• 共有ドライブでのファイル・フォルダ管理のポイント
• Google Workspaceでの共有ドライブ活用方法

共有ドライブとマイドライブの違い

マイドライブの特徴と課題

マイドライブは個人ユーザーに紐づいたストレージです。マイドライブで作成・アップロードしたファイルの「所有者」は個人アカウントになります。そのため、ファイルを共有していても「所有者がアカウントを削除した」「退職してアカウントが停止された」という場合、共有されていたファイルへのアクセスができなくなるリスクがあります。

共有ドライブが解決する問題

共有ドライブでは、ファイルの所有者が「ドライブ（チーム）」になります。個々のメンバーがアカウントを削除したり退職したりしても、ファイルは共有ドライブに残り続けます。チームの資産としてファイルを永続的に管理できる点が最大の特徴です。

マイドライブと共有ドライブの比較表

項目	マイドライブ	共有ドライブ
ファイルの所有者	個人アカウント	ドライブ（チーム）
メンバー脱退時のファイル	消えるリスクあり	ドライブに残り続ける
ストレージカウント	所有者のストレージを消費	組織のストレージを消費
メンバー管理	ファイルごとに個別共有	ドライブ単位でメンバー一括管理
権限の細かさ	閲覧者・コメント者・編集者の3段階	5段階（管理者〜閲覧者）
利用条件	無料・有料プラン問わず使用可	Google Workspace（有料）または一部無料条件

共有ドライブの利用条件

共有ドライブは、Google Workspace（旧G Suite）のビジネス・エンタープライズプラン向けの機能です。個人の無料Googleアカウントでは共有ドライブを「作成」することはできませんが、組織から招待を受けてメンバーとして参加することは可能です。教育機関向けのGoogle Workspace for Educationでも利用できます。

共有ドライブの作成手順

Webブラウザからの作成方法

1. Googleドライブ（drive.google.com）にアクセスしてログイン
2. 左側のサイドバーで「共有ドライブ」をクリック
3. ページ上部にある「＋ 新規」ボタンをクリック、または左上の「新しい共有ドライブ」をクリック
4. 共有ドライブの名前を入力する（例：「マーケティングチーム」「2026年プロジェクト」）
5. 「作成」をクリックすると共有ドライブが作成される

共有ドライブの命名のコツ

共有ドライブ名はメンバー全員が見るものです。誰が見てもわかりやすく、目的が伝わる名前をつけましょう。「部署名＋用途」（例：「営業部_提案資料」）や「プロジェクト名＋年度」（例：「新製品開発_2026」）といった形式がよく使われます。

メンバーの追加・削除・権限設定

メンバーを追加する手順

1. 作成した共有ドライブをGoogleドライブのサイドバーで選択
2. ドライブ名の右横にある「▼（三角アイコン）」をクリック、または共有ドライブ名を右クリック
3. 「メンバーを管理」を選択
4. 「ユーザーやグループを追加」欄にGmailアドレスまたはGoogle Workspaceのメールアドレスを入力
5. 追加するメンバーに付与する権限を選択
6. 「送信」をクリックすると招待メールが送られ、相手が承認するとメンバーとして参加できる

5つの権限レベルの詳細

権限レベル	できること	適した対象
管理者	メンバー管理・設定変更・ファイル操作すべて可能	ドライブの責任者
コンテンツ管理者	ファイルの追加・編集・削除・移動。メンバー管理は不可	担当者・チームリーダー
投稿者	ファイルの追加・編集。削除・移動は不可	一般メンバー
コメント投稿者	ファイルの閲覧・コメントのみ。編集不可	レビュアー・承認者
閲覧者	ファイルの閲覧のみ	参照専用ユーザー・外部関係者

権限変更・メンバー削除の方法

1. 共有ドライブの名前を右クリック→「メンバーを管理」を開く
2. 権限を変更したいメンバーの行にある権限名（「投稿者」など）をクリック
3. 変更したい権限レベルを選択する
4. 削除する場合は同じメニューで「アクセス権を削除」を選択

管理者権限を持つメンバーが1人しかいない場合、その管理者を削除することはできません。別のメンバーに管理者権限を付与してから削除してください。

共有ドライブのファイル・フォルダ管理

ファイルをアップロードする方法

共有ドライブへのファイルアップロードは、マイドライブと同じ操作で行えます。

• ブラウザにファイルをドラッグ＆ドロップ
• 左上の「新規」→「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」を選択
• Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドなどは「新規」から直接作成も可能

フォルダ構成のベストプラクティス

共有ドライブでは、チーム全員が使うことを前提にフォルダ構成を設計することが重要です。以下のような構成が一般的によく使われます。

• 年度別フォルダ：「2025年度」「2026年度」のように年ごとに分類
• 用途別フォルダ：「議事録」「提案資料」「報告書」「テンプレート」で整理
• プロジェクト別フォルダ：プロジェクトごとに1フォルダ、その中に各フェーズのサブフォルダ

マイドライブから共有ドライブへファイルを移動する

マイドライブで管理していたファイルを共有ドライブに移動する手順は以下のとおりです。

1. 移動したいファイルを右クリック（または選択してから操作メニューを開く）
2. 「移動」を選択
3. 移動先として共有ドライブのフォルダを指定
4. 「移動」をクリックして完了

ファイルを共有ドライブに移動すると、所有権がドライブに移転します。移動後はファイルの所有者が「チームドライブ」などと表示されます。

ファイルの検索方法

共有ドライブ内のファイルを検索する際は、Googleドライブの検索バーを使います。「共有ドライブ」を選択した状態で検索すると、そのドライブ内のみが対象になります。ファイル名だけでなく、ドキュメントの内容テキストでも検索できます。

共有ドライブの詳細設定

外部ユーザーとの共有設定

Google Workspace管理者が許可している場合、共有ドライブのファイルを組織外のユーザーと共有することもできます。設定方法は以下のとおりです。

1. 共有ドライブ名を右クリック→「共有ドライブを設定」を選択
2. 「このドライブの外部ユーザーとのコンテンツ共有を許可する」オプションを確認
3. 管理者の設定に応じてオン・オフを変更できる

ドライブの削除

共有ドライブを削除するには、まずドライブ内のすべてのファイルを削除またはゴミ箱に移動し、その後ドライブ名を右クリック→「共有ドライブを削除」を選択します。ファイルが残っている状態では削除できません。削除は慎重に行ってください。

Google Workspaceでの活用方法

組織での効果的な共有ドライブ活用例

活用シーン	具体的な運用例
部門ごとの情報管理	「営業部」「開発部」「総務部」など部門別にドライブを作成し、部門メンバーを登録
プロジェクト管理	プロジェクトごとにドライブを作成し、関係者のみをメンバーに追加
社内ナレッジベース	全社閲覧可能なドライブにマニュアル・規程・テンプレートを格納
外部パートナーとの協業	取引先のGmailアドレスを「閲覧者」として招待し、資料を安全に共有

グループを使ったメンバー管理の効率化

Google Workspaceでは、Googleグループ（グループメール）をそのまま共有ドライブのメンバーとして追加できます。グループのメンバーが変更された際、共有ドライブへのアクセス権も自動的に更新されるため、人事異動が多い組織での管理が大幅に効率化されます。

Google ドキュメントとの連携

共有ドライブ内でGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドを作成すると、メンバーが同時に編集できるリアルタイムコラボレーションが可能です。変更履歴も自動的に保存されるため、誰がいつどこを編集したかを後から確認することができます。

共有ドライブとSlack・Chatの連携

Google Workspaceでは、Google ChatやGmail、さらにはSlackなどのツールと共有ドライブを連携させることができます。共有ドライブのファイルへのリンクをチャットに貼り付けることで、ファイルの共有と会話の流れを一元管理できます。

共有ドライブを使う際の注意点

ファイルのゴミ箱と完全削除の仕様

共有ドライブでは、ファイルを削除するとゴミ箱に入ります。ゴミ箱のファイルは30日間保持された後、自動的に完全削除されます。また、「コンテンツ管理者」以上の権限を持つメンバーがゴミ箱を手動で空にすることもできます。重要なファイルを誤って削除しないよう、定期的なバックアップも検討してください。

ストレージの管理

共有ドライブに保存されたファイルは、組織のGoogle Workspaceストレージを消費します（マイドライブとは別のカウントです）。ストレージ不足になった場合はGoogle Workspaceの管理コンソールからストレージ使用状況を確認し、不要なファイルを整理してください。

スマートフォンからの共有ドライブアクセス

Google DriveアプリはiOS・Android向けに提供されており、スマートフォンからも共有ドライブにアクセスできます。アプリ内の「共有ドライブ」をタップすると、所属する共有ドライブの一覧が表示され、ファイルの閲覧・編集・アップロードが可能です。

よくある質問（FAQ）

Q1. 共有ドライブは何個まで作れますか？

Google Workspaceのプランによって上限は異なりますが、一般的なプランでは1組織あたり数千個まで作成できます。大企業での大量利用を想定した設計になっていますが、管理のしやすさを考慮して必要な数に絞って作成することをおすすめします。

Q2. 共有ドライブのファイルをオフラインで使えますか？

Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドは「オフラインで使用可能にする」設定をオンにすることで、インターネット未接続時でも閲覧・編集できます。設定方法はファイルを右クリック→「オフラインで使用可能にする」を選択してください。ただし、PDFや画像ファイルなどはGoogle ドライブアプリのオフライン機能に対応していないものがあります。

Q3. 共有ドライブのファイルに直接リンクを共有できますか？

はい、できます。ファイルを右クリック→「リンクをコピー」でURLを取得できます。ただし、リンクを開けるのは共有ドライブのメンバーに限られます（設定によって異なる場合あり）。外部ユーザーと共有する場合は、ファイルの共有設定で「リンクを知っている全員が閲覧可能」などに変更する必要があります。

Q4. マイドライブと共有ドライブを同時に使うことはできますか？

はい、同時に使えます。個人のファイルはマイドライブで管理し、チームで使うファイルは共有ドライブで管理するという使い分けが一般的です。Googleドライブのサイドバーでマイドライブと共有ドライブを切り替えられます。

Q5. 無料のGoogleアカウントで共有ドライブを作成できますか？

無料のGoogleアカウント（@gmail.com）では共有ドライブの作成はできません。共有ドライブの作成にはGoogle Workspaceのプランが必要です。ただし、Google Workspaceを利用している組織が共有ドライブを作成し、そこに無料Googleアカウントを「閲覧者」などとして招待することは可能です。

まとめ

Googleドライブの共有ドライブは、チームや組織でのファイル管理を安全・効率的に行うための機能です。ファイルの所有権がドライブ（チーム）に帰属するため、メンバーの入れ替わりがあってもファイルが失われず、安定した情報資産管理が可能になります。

作成・メンバー追加・権限設定はすべてGoogleドライブの管理画面から数クリックで操作でき、管理者・コンテンツ管理者・投稿者・コメント投稿者・閲覧者という5段階の権限でアクセスコントロールも柔軟に設定できます。Google Workspaceを利用している組織であれば、部門別・プロジェクト別に共有ドライブを活用して、チームの情報共有基盤を整えてみてください。