【2026年最新版】Google ドライブのフォルダ整理・共有設定完全ガイド

公開日：2026/03/11　更新日：2026/03/11　

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Google ドライブのフォルダ整理が苦手な方へ

「Google ドライブが散らかってファイルがどこにあるかわからない」「チームでの共有設定が複雑でよくわからない」「フォルダを整理しようとしても、どう分けたらいいか迷う」そんな悩みを抱えていませんか？

Google ドライブは、無料で15GBのクラウドストレージが使えるGoogleのファイル管理サービスです。フォルダ機能・共有設定・検索機能を使いこなせば、チームの資料管理も個人の書類整理も大幅に楽になります。本記事では、フォルダの作成・整理から、共有設定の細かい使い方まで、初心者の方向けに丁寧に解説します。

この記事でわかること

Google ドライブでフォルダを作成・整理する方法
チームへのフォルダ共有設定（閲覧・編集・コメント権限の違い）
共有ドライブ（旧チームドライブ）との使い分け方
ファイルを素早く見つける検索・フィルタのテクニック
ショートカット・スター・優先アクセスの活用法
よくあるトラブルと解決方法

Google ドライブの基本：フォルダを作成する

パソコン（ブラウザ）でフォルダを作成する手順

方法A：左上の「新規」ボタンから

Google ドライブ（drive.google.com）を開く
画面左上の「新規」ボタン（「＋」アイコン）をクリック
「フォルダ」を選択
フォルダ名を入力して「作成」をクリック

方法B：右クリックのコンテキストメニューから

フォルダを作りたい場所（マイドライブのスペース）で右クリック
「新しいフォルダ」を選択
フォルダ名を入力して「作成」をクリック

スマートフォンアプリでフォルダを作成する手順

Google ドライブアプリを開く
画面右下の「＋」ボタンをタップ
「フォルダ」をタップ
フォルダ名を入力して「作成」をタップ

フォルダを使った整理術：実践的な分類方法

ビジネス向けフォルダ構成例

フォルダ整理のコツは「深くしすぎない」こと。3階層以内を目安にすると、ファイルを探しやすくなります。

第1階層（大分類）	第2階層（中分類）	第3階層（小分類）
01_プロジェクトA	01_企画書	2025年度版 / 2026年度版
02_プロジェクトB	02_議事録	2025Q1 / 2025Q2 …
03_共通資料	03_報告書	月次 / 四半期
04_アーカイブ	04_素材・画像	ロゴ / バナー / 写真

命名のコツ：フォルダ名の先頭に数字（01_、02_）をつけると、アルファベット順でソートしたときに意図した順番に並びます。

フォルダに色を付けて視覚的に管理する

色を変えたいフォルダを右クリック
「フォルダの色を変更」にポイント
赤・オレンジ・黄・緑・青・紫などのカラーパレットから選択

プロジェクトごとに色分けすると、一覧からすぐに目的のフォルダを見つけられます。「進行中＝緑」「完了＝グレー」「重要＝赤」のようなルールを設けると整理しやすくなります。

ファイルをフォルダに移動・コピーする

ドラッグ＆ドロップで移動

ファイルをドラッグしてフォルダアイコンの上でドロップすると移動できます。複数ファイルを選択（Ctrl/Commandを押しながらクリック）してから一括移動も可能です。

右クリックメニューから移動

ファイルを右クリック
「移動」を選択
移動先のフォルダをナビゲートして「移動」をクリック

ショートカットキーで移動（Zキー）

ファイルを選択してZキーを押すと「移動」ダイアログが開きます。キーボード操作が得意な方に便利なショートカットです。

フォルダ・ファイルを共有する方法（権限設定の詳細解説）

共有の基本手順

共有したいフォルダまたはファイルを右クリック
「共有」を選択（または共有アイコンをクリック）
「ユーザーやグループを追加」欄に相手のGmailアドレスを入力
権限（編集者・閲覧者・コメント可）を設定
「送信」をクリック（相手にメールで通知が届く）

権限の種類と使い分け

権限	できること	適した相手
編集者	ファイルの閲覧・編集・削除、フォルダへのファイル追加・移動	チームメンバー・共同作業者
コメント可	ファイルの閲覧・コメント追加（編集・削除は不可）	レビュアー・フィードバックを送る相手
閲覧者	ファイルの閲覧のみ（コメント・編集・ダウンロード制限可能）	参照のみ許可したい相手・外部取引先
オーナー	すべての権限＋共有設定の変更・ファイルの完全な制御	ファイル作成者（自動的に設定される）

リンクを知っている全員に共有する方法

共有ダイアログの下部「リンクをコピー」ボタンの上にある設定を確認
「制限付き」（デフォルト）を「リンクを知っている全員」に変更
権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選択
「リンクをコピー」をクリックしてURLを配布

注意：「リンクを知っている全員」に「編集者」権限を付与すると、URLが漏れた場合に誰でも編集できてしまいます。外部へのリンク共有は「閲覧者」権限を推奨します。

共有ドライブ（チームドライブ）の活用

マイドライブと共有ドライブの違い

項目	マイドライブ	共有ドライブ
ファイルのオーナー	個人のアカウント	チーム（組織）全体
メンバーが退職した場合	ファイルが消える恐れがある	ファイルが残る（組織が管理）
利用対象	個人・少人数の共有	チーム・部署・組織全体の管理
料金	無料アカウントでも利用可	Google Workspace（有料プラン）が必要
ストレージ	個人の15GBに含まれる	組織のストレージを使用

チームでの業務データは、人事異動や退職に備えて共有ドライブに保存することを強く推奨します。マイドライブのファイルは個人アカウントに紐付いているため、アカウントが無効化されるとアクセスできなくなります。

ファイルを素早く見つける検索・フィルタのテクニック

検索バーを活用する

Google ドライブの検索バーはGoogleと同様の高精度な検索が使えます。

ファイル名で検索：キーワードを入力するだけ
ファイルの内容で検索：ドキュメントの中身のテキストも検索対象になる
作成者で絞り込み：「作成者：yamada@example.com」のように入力
日付で絞り込み：「更新日：2026-01-01以降」のように条件を組み合わせられる

高度な検索フィルタを使う

検索バーの右側にある「フィルタ」アイコン（スライダーアイコン）をクリック
「種類」「オーナー」「場所」「更新日」「承認済み」などの条件を設定
「検索」をクリック

スター（お気に入り）機能を使う

頻繁にアクセスするファイルやフォルダに「スター」を付けておくと、左サイドバーの「スター付き」から素早くアクセスできます。

ファイル・フォルダを右クリック
「スターを追加」を選択
左サイドバーの「スター付き」をクリックしてすぐにアクセス

ショートカット機能（エイリアス）を使う

ファイルを複数のフォルダに「見た目上」配置したい場合は、ショートカット機能を使います（実体は1つで、コピーではない）。

ショートカットを作りたいファイル・フォルダを右クリック
「ショートカットを追加」を選択
配置先のフォルダを選択して「ショートカットを追加」をクリック

よくある質問（FAQ）

Q1. 「自分と共有」に入っているファイルを自分のフォルダに整理するには？

「自分と共有」に表示されているファイルを右クリックし、「ショートカットを追加」または「移動」を選択すると、マイドライブ内の任意のフォルダに整理できます。ただし「移動」はオーナー権限がないとできないため、通常は「ショートカット」の追加が適切です。

Q2. 共有の権限を後から変更・取り消すことはできますか？

はい、いつでも変更できます。ファイル・フォルダを右クリック →「共有」→「共有設定を管理」を開くと、共有相手の一覧が表示されます。各ユーザーの権限を変更したり、「アクセスを削除」してアクセスを取り消したりできます。

Q3. Google ドライブのストレージが足りなくなったらどうすればいいですか？

Googleアカウントの無料ストレージは15GB（Gmail・ドライブ・フォト共有）です。不要なファイルを削除するほか、Google フォトの高画質バックアップ（以前は無制限だったが現在は15GBに含まれる）の設定を見直しましょう。足りない場合は「Google One」（有料プラン）でストレージを追加購入できます（100GB/月額250円〜）。