【保存版】Gmail未読メールをスッキリ整理！時短テクニック総まとめ

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多機能で便利なGmailですが、少し放置しただけで未読メッセージが溜まっていた、なんてことはありませんか？

日常の連絡はLINEなどを使用しているとGmailの確認は怠りがちだったりします。

メールの中に埋もれてしまった未読メールを一通ずつ探していくのは結構な手間がかかります。そういった場合に有効な未読メール処理法がいくつかまとめてみました。

本記事では、Gmailで未読メールをすばやくチェックする方法を解説していきます。

便利なコマンドなどもあり、単純に効率化や時短にも繋がります。Gmailの未読メール処理に困っていたら参考にしてみてください。

Gmailの未読メールを素早くチェックする方法

メールが溜まってしまい、既読メールと未読メールが入り混じってしまった時、未読メールを素早くチェックするのに有効な方法をご紹介します。

思い浮かぶのは、「未読メールをフォルダ分け」ですが、残念ながら未読メールを自動的にフォルダに入れる方法は用意されていないので、別の方法を探しましょう。

受信トレイで未読メールを先頭に来るよう表示する

デフォルトでは受信日時で並んでいるGmailの設定を、いったん、未読メールが優先的に先頭にくるように表示させてみましょう。パソコンのみの操作となりますが、一番簡単な方法と思います。

こちらの機能を使えば既読メールと未読メールを明確に分類できるのでかなり有効な方法です。

未読メールの処理を終えて、設定を戻したい場合は手順4まで同じ操作をして、手順5でデフォルトにしてください。初期表示に戻ります。

パソコンでの操作となります。スマホのアプリではこの操作は対応していませんのでご注意ください。

Gmail内の未読メールをまとめて表示する

こちらはパソコンでも、スマホでもできる方法です。未読メールを検索するワードを使って、未読メールのみを表示することができます。このワードは「検索演算子」と呼ばれるもで、その中から未読メールを探す検索演算子を使用します。

ブラウザ版

ブラウザ版の手順です。

未読メールのみが一覧表示されたと思います。これで一通ずつ探してチェックするといった手間は省けました。表示されるのは未読メールのみなので既読メールに誤った操作をしてしまう心配も要りません。

スマホ版

スマホ版の手順です。

スマホ版は画面が小さく、未読メールを確認していくのにも時間がかかったりしますから、こういった分類ができるのはかなり有り難いですね。

受信トレイ内だけで未読メールを検索する

ブラウザ版・スマホ版ともに使える方法です。「受信トレイ」のみを指定して上記と同様に検索をかけることができます。

「is:inbox」が「受信トレイ」という意味です。「is:inbox」と「is:unread」は前後が逆でも機能します。

省略形もある

「is:unread」には省略形もあります。「l:^u」というキーワードで検索しても同様の結果が得られます。

どちらも一度入力すると最初の文字「i」や「l」を打つだけで予測変換が表示されるようになりますので、お好みの方を使うと良いと思われます。

検索演算子の活用方法

Gmailには、ご紹介した未読メールを検索する演算子「is:unread」のほかにも、記号や単語を使用してメールを絞り込む便利な機能があります。

「is:unread」と同じ動作をする演算子で「label:unread」というものもあるので、検索で利用可能です。

Google公式から、利用可能な検索演算子一覧が提供されていますので良かったら確認してみてください。少しご紹介します。検索方法は今までと同じく、検索ボックスに入力して実行です。

「is:important」・・・重要マークがついたメールを検索
「is:starred」・・・スターがついたメールを検索

リンクはこちら：Gmail検索演算子一覧

ショートカットキーを活用する

Gmailにはメールを素早くチェックしたり整理するために「ショートカットキー」が用意されています。Gmailを開いて「Shift+?」を打つとショートカットキー一覧が表示されますのでそちらで確認してみてください。

メールの整理以外にも大幅に時間を短縮させてくれる便利ショートカートキーが沢山あるのが分かるかと思います。そちらを見ながら徐々に使い慣れていってください。

未読メールを既読にする一括処理方法

ブラウザ版のみの機能ですが、未読メールを一括で既読したことにする方法があります。

未読メールが残ってしまう場合

上記方法で、全ての未読メールが既読メールをなりますが、一括操作にもれてしまう場合があります。その場合は、さきほどの「is:unread」を利用して処理しましょう。

ここは個別操作となってしまいますが、以上の操作で未読メールを全て既読状態にすることができます。

タイトルや差出人を見ただけで不要と判断出来る場合もあります。そのような場合には、既読に変更するよりもゴミ箱アイコンをクリックして削除してしまいましょう

Gmailの機能を使ってメールを見やすくする方法

未読メールだけを選択するのであれば、今までにご紹介した方法でじゅうぶんかと思われます。ここからはメールの設定から見やすくする方法をいくつかご紹介いたします。

カラー設定を変えて識別しやすくできる

Gmailにはテーマ（背景画像）を自由に設定できる機能があります。

デフォルトテーマでは既読メールと未読メールの色の違いがほとんどありませんが、テーマを切替えることによりはっきりとした違いが得られるものもあります。

今回は試しに「暗」を選んでみましょう。

いかがでしょうか。背景画像が変わるとちょっと落ち着かない感じもしますが、大事なのは既読メールと未読メールの見分けだと思いますので、ご容赦ください。

ラベル機能を活用する

Gmailではフォルダ機能がない代わりにラベル機能が搭載されています。メールに目印をつけて判別しやすくする目的で利用されます。

未読メール以外にも重要なメールにラベルを付けることで メールの整理がしやすくなる など利点が沢山あります。使い方は複雑ではありませんのですぐに覚えられるかと思います。順番に見ていきましょう。

メールにラベルを付ける

以上の操作でラベルの新規作成とメールへのラベル付けが完了しました。左側のメニューにラベルが追加されたのが分かるかと思います。そちらをクリックしてみるとラベル付けされたメール一覧が表示されるようになります。

またラベル付けされたメールには件名の前にラベル名が表示されるようになります。このラベルによってメール分類をひと目で把握することができるようになります。

ラベルに色をつける

メールに付けたラベルに色を付けることもできます。色付けすることによってより識別しやすくなるため、ぜひ活用してみましょう。

以上で色付けが完了しました。ラベルに色がついたことが分かるかと思います。色付けを行う前と比較すると判別しやすくなったかと思いますが、いかがでしょうか。

ラベルを並び替える

ラベル機能を使いこなしてくるといくつもラベルを作成することになるかと思います。始めの内は2,3個程度ですが、徐々に増えてくると見づらくなってしまうことも。

このような状態になると今度はラベルを整理しなくてはいけなくなってしまいます。そんな時に実践したいのが 「ラベルの並び替え」 です。Gmailには本来ラベルの並び替え機能はないのですが、ラベル名を基準として順番に表示される特性を活かして ラベルの並び順をコントロールする ことができます。

0～9の順番に優先されて表示される仕様のため、ラベル名の先頭に「00,01,02」と付けることで実質的に並び替えを行うことが可能となります。

メールをアーカイブする

受信トレイをすっきりさせるためには、メールを削除する方法が一般的です。削除したメールはゴミ箱へと移動され受信トレイには表示されなくなります。

しかしメールを削除する以外にも 「アーカイブする方法」 も存在します。アーカイブしたメールも受信トレイに表示されなくなるという点では削除と共通していると言えます。

しかし「削除」と「アーカイブ」には明確な違いが存在します。

「削除」と「アーカイブ」の違い

「削除」はゴミ箱に移動されて、30日間が経過すると自動で完全に削除されます。不要であるメールは削除しておくことが一般的です。

「アーカイブ」はメールが別の場所に移動されて受信トレイに表示されなくなります。時間経過によって勝手に削除されることはなく、ユーザーが操作をしない限り保存され続けます。アーカイブしたメールは「すべてのメール」から確認することができます。

アーカイブの使い方

以上の操作がアーカイブの使い方となります。アーカイブは頻繁に閲覧する必要はないけど保存はしておきたいメールなどが向いているかと思います。受信トレイをすっきりさせつつ確実の保存しておくことができます。

スマホ版Gmailで未読を既読にできない場合の対処法

先程紹介した一括未読処理方法はウェブ版限定の機能であり、スマホ版では使用することができません。

スマホ版でも一括既読処理をしたい場合にも試せる方法がありますのでご紹介します。

スマホからウェブ版を表示させる

Gmailアプリではなくブラウザからアクセスすることによりデスクトップ版と同じUI・機能を使うことができます。

パソコンが用意できない場合でも有効な方法ですので、ぜひ試してみてください。

以上の操作でスマホからでもブラウザ版と同じ表示になります。

後はウェブ版の検索から一括処理を繰り返すことでスマホからでも一括既読処理ができるようになります。

スマホからブラウザ版を表示させる その2

他にもスマホからブラウザ版を表示させる方法はあります。iPhoneとAndroidそれぞれ解説していきます。

iPhoneの場合

iOS8以前とiOS9以降で若干手順が違います。

Androidの場合

手順を見直してみる

それでも出来ない場合、どこかで操作を間違えている可能性があります。お手数ですが、もう一度手順を見直してみてください。

Gmailがアップデートされている

Gmailに限らずGoogleは常に改良改善を続けている企業ですので、本記事でご紹介している操作や手順がアップデートにより変わっている可能性があります。

Googleヘルプを参照いただければ最新情報を得られますので確認してみてください。

Googleヘルプはこちら：Googleヘルプ

iOS16でGmailアプリをウィジェットに追加する

iPhoneユーザーで最新のiOS16にアップデートした方は、Gmailアプリをウィジェットに追加することができます。

ウィジェットに追加すれば、ロック画面を解除しなくともGmailアプリの未読メール数を把握することができますので、都度iPhoneのロックを解除する必要がありません。

Gmailをビジネスシーンで活用している方は、この機能を活用して未読情報がないか確認できるようにしましょう。

2024年最新！Gmailの新機能とセキュリティ強化

2024年、Googleは常にGmailの機能改善を行っています。最新のアップデートでは、ユーザーの利便性とセキュリティの両面が強化されました。

AIによる返信候補の精度向上

Gmailの「スマート返信」機能が大幅に改善されました。最新の自然言語処理AIを導入したことで、よりコンテキストに沿った返信候補が表示されるようになりました。例えば、ビジネスメールでは formal な表現が、友人とのやりとりでは casual な表現が優先的に提案されます。

使い方：

1. 返信したいメールを開く
2. 画面下部に表示される返信候補から適切なものを選択
3. 必要に応じて編集して送信

セキュリティ強化：フィッシング対策の進化

Gmailのフィッシング対策が更に強化されました。AIによる異常検知システムが導入され、従来よりも高精度でフィッシングメールを識別できるようになりました。

新機能：

• リアルタイムURLスキャン：メール内のリンクをクリックする前に安全性を確認
• 送信者なりすまし検知：既知の連絡先からのメールが偽装されていないか自動チェック

設定方法：

1. Gmailの設定を開く
2. 「セキュリティ」タブを選択
3. 「拡張フィッシング保護」を有効にする

クラウドストレージとの連携強化

GmailとGoogle Driveの連携が更に強化されました。大容量ファイルの添付が簡単になり、受信者側でもシームレスにファイルを閲覧できるようになりました。

新機能：

• 最大100GBまでのファイル添付が可能（Google Oneユーザー限定）
• 添付ファイルの自動バックアップ機能

使い方：

1. 新規メール作成画面を開く
2. 「Drive からファイルを挿入」をクリック
3. 共有したいファイルを選択し、アクセス権を設定

これらの新機能を活用することで、Gmailをより効率的かつ安全に使用することができます。特にビジネスユーザーにとっては、生産性の向上とセキュリティリスクの低減に大きく貢献するでしょう。定期的にGmailの設定を確認し、最新の機能を有効活用することをおすすめします。

よくある質問とその回答

Q: 未読メールを一括で既読にする方法は？ A: Gmailのウェブ版で、全選択後に右クリックして「既読にする」を選択します。スマートフォンでは、ブラウザでデスクトップ版を表示させて同様の操作を行います。

Q: ラベル機能の活用方法は？ A: メールに色付きのラベルを付けることで、視覚的に分類しやすくなります。ラベル名の先頭に数字を付けることで、表示順序も調整できます。

Q: アーカイブと削除の違いは？ A: アーカイブはメールを保存したまま受信トレイから移動させる機能で、削除はゴミ箱に移動させて30日後に完全に削除される機能です。

まとめ

Gmailの未読メールを分類したり一括処理をする方法をご紹介しました。

使用頻度が高いほど、未読メールは溜まっていってしまいますし、その都度開いていくのは億劫ですよね。

ちょっとした工夫ではありますが、積み重なれば結構な時間短縮になります。

未読メールの処理にお困りの方はぜひ試してみてください。