予定表共有

予定表共有は、Outlookの自分の予定表を他のユーザーに公開して閲覧または編集を許可する機能です。Microsoft 365環境で特に活用され、『ホーム→予定表の共有』または予定表を右クリック→『共有』から設定できます。

共有レベルは複数段階で選べます。『予定があり/なし』だけを見せる最小公開、『タイトルと場所』まで、『すべての詳細』、『編集権限あり』『代理人（私の代わりに応答可能）』など、相手との関係性に応じて使い分けます。外部ユーザーにも共有できますが、組織のセキュリティ設定で制限される場合があります。

最大のメリットは会議調整の効率化です。共有された予定表は、自分のOutlook画面で自分の予定と並べて表示でき、空き時間が一目で分かります。会議招待時の『スケジュールアシスタント』でも共有予定表が自動参照され、全員が空いている時間が自動提案されます。

チーム全体の予定を把握するには『グループ予定表』という機能もあります。部署メンバーをグループとして登録し、全員分を重ねて表示できるため、誰が会議中で誰が外出中かを一覧できます。マネージャーのスケジュール管理に特に有用です。

Teamsのカレンダー機能やMicrosoft 365グループ予定表も、背後では同じExchange Onlineの仕組みで動いています。Teams上でチーム予定表を確認すると、OutlookとTeamsの両方で同じ情報が同期されます。

注意点として、共有予定表は相手のローカルキャッシュに同期されるため、『共有を停止しても相手のOutlookに残っている古い予定』が表示されることがあります。完全削除には相手側での予定表削除操作が必要です。また、機密性の高い予定（人事面談・医療受診など）は『非公開』設定にしておけば、詳細共有中でもタイトルが隠されます。