照会書兼回答書

照会書兼回答書は、マイナンバーカードに関する手続きを本人が窓口へ行けず代理人に任せるときに、市区町村が「本当に本人が依頼したのか」を確かめるために使う書類です。自治体によっては照会回答書、照会書兼回答書兼委任状といった名称で案内されています。

特徴は、本人が記入した用紙を封筒に入れ、封をしたまま代理人に預ける点です。暗証番号を書く欄があることから、封じたまま渡すことで代理人にも中身が分からないようにする狙いがあります。封がされていないと手続きを受け付けられないと案内する自治体もあります。

入手の経路は手続きごとに異なります。暗証番号の再設定やロック解除では、窓口や電話で依頼したうえで市区町村から本人宛に郵送されるのが一般的で、郵送の往復があるため即日では終わらず来庁が2回になることがあります。カードの受け取りでは、申請後に届く交付通知書（はがき）の裏面にある回答書・委任状・暗証番号の欄がこれにあたるとする自治体があります。電子証明書の更新では、J-LISから届く有効期限通知書に照会書兼回答書が同封されており、別途取り寄せを待つ必要がないと案内されています。

窓口では本人と代理人の双方の本人確認書類を求められるのが通例です。郵送の場合は転送不要の普通郵便で住民票上の住所へ届きます。代理人によるカードの受け取りは、本人が病気や身体の障がいなどやむを得ない理由で来庁が難しい場合に限るとする自治体が多いようです。

封かんの方法や必要書類、はがきが手元にない場合の取り扱いは市区町村により異なります。暗証番号を第三者に伝えたり代行業者に頼んだりせず、同封の案内に従い、最新の条件はお住まいの市区町村の公式案内でご確認ください。