「休暇前にOutlookの自動応答を設定したいけど、どこで設定するかわからない」「不在中にメールが届いたとき、自動で返信を送りたい」――お盆休みや年末年始の前、または長期出張前にこのような疑問をお持ちではないでしょうか？

Outlookの自動応答（不在時の返信）機能を使えば、設定した期間中に届いたメールに対して自動でメッセージを返信できます。この記事では、Windows版・Mac版・Web版・スマホ版（iOS/Android）の全プラットフォームにおける設定手順を、ステップ形式でわかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるビジネスメール文例集も掲載しています。

この記事でわかること

Outlookの自動応答（不在時の返信）の仕組みとできること
Outlook for Windows（デスクトップ版）での設定手順
Microsoft 365 Web版（Outlook on the web）での設定手順
Outlook for Mac での設定手順
Outlook for iOS/Android（スマホ）での設定手順
社内向け・社外向けメッセージの使い分け方
休暇中・出張中・産休育休中のメール文例集
自動応答が反映されない時の対処法

Outlookの自動応答（不在時の返信）とは

Outlookの「自動応答」とは、設定した期間中に受信したメールに対して自動的に返信メッセージを送信する機能です。英語では「Out of Office（OOO）」「Auto Reply」とも呼ばれます。

自動応答機能の主な特徴

期間指定：開始日時から終了日時を設定でき、指定期間が終わると自動で解除される
社内・社外で別メッセージ：同じ組織内（Exchange/Microsoft 365）の連絡先と、それ以外の外部連絡先に対して異なる文面を設定できる
一度だけの返信：同じ送信者からの複数のメールに対しては、期間中に1度だけ自動返信する（スパム防止のため）
ルールとの組み合わせ：不在中のメールを特定のフォルダに振り分けたり、別の担当者に転送するルールと組み合わせることも可能

Exchange / Microsoft 365 アカウントとは：企業・学校など組織で使われるアカウントです。個人の Outlook.com アカウント（@outlook.jp / @hotmail.com など）でも同様の設定が可能ですが、「社内向け・社外向けの使い分け」機能は組織アカウントのみ利用できます。

自動応答と自動転送の違い

機能	自動応答（不在返信）	自動転送
動作	送信者に返信メッセージを送る	受信メールを別アドレスに転送
目的	不在を送信者に通知する	代理担当者がメールを受け取る
メールの保管先	元の受信トレイに保管される	転送先アドレスに送られる
組み合わせ使用	両方同時に設定することも可能（不在返信＋転送）

Outlook for Windows（デスクトップ版）での設定手順

Windows版のOutlookデスクトップアプリ（Office 2019 / Microsoft 365対応）での設定手順を説明します。

手順1：「ファイル」メニューから自動応答を開く

Outlookを起動し、上部メニューの「ファイル」タブをクリックする
「情報」セクションが表示される
「自動応答（不在時）」ボタンをクリックする

「自動応答」ボタンが見つからない場合：「自動応答（不在時）」ボタンが表示されない場合、接続しているアカウントがExchange / Microsoft 365アカウントではない可能性があります。個人のメールアカウント（Gmail連携など）では、このボタンが表示されないことがあります。その場合は後述の代替方法（ルール＋テンプレート）をご参照ください。

手順2：自動応答を有効化して期間を設定する

「自動応答」ダイアログが開く
「自動応答を送信する」のラジオボタンを選択する
「この時間範囲内のみ送信する」のチェックボックスをオンにする
開始日時・終了日時をカレンダーから設定する（例：2026/03/20 18:00 〜 2026/03/25 09:00）

期間を設定するメリット：時間範囲を設定しておくと、期間終了後に自動で「自動応答オフ」になります。休暇後に設定解除を忘れるリスクを防ぐためにも、必ず終了日時を設定しておきましょう。

手順3：社内向けメッセージを入力する

ダイアログの「自分の組織内」タブが選択された状態を確認する
テキスト入力欄に社内向けの不在メッセージを入力する
書式ツールバーで文字サイズ・太字・色などを設定できる

社内向けメッセージの例：

お疲れ様です。
私は○月○日（○）〜○月○日（○）まで、夏季休暇をいただいております。
休暇期間中はメールへの返信が遅れる場合があります。
緊急の場合は、〇〇部の〇〇（内線：XXXX）までご連絡ください。

ご不便をおかけし、大変申し訳ありません。
お送りいただいたメールには、帰社後に順次ご対応いたします。

手順4：社外向けメッセージを設定する

ダイアログの「自分の組織外」タブをクリックする
「自分の組織外の人に自動応答を送信する」のチェックボックスをオンにする
「自分の連絡先リストにある送信者のみ」または「自動応答を受け取るすべての外部の送信者」を選択する
社外向けの不在メッセージを入力する

社外向けの設定に注意：「すべての外部送信者」を選ぶと、スパムメールや迷惑メールにも自動返信が送られ、メールアドレスが有効であることを知らせてしまう場合があります。社内業務が中心の方は「連絡先リストにある送信者のみ」の設定を推奨します。

手順5：設定を保存して完了

メッセージの入力が完了したら「OK」をクリックする
Outlookのメイン画面に戻ると、画面上部に「自動応答が有効になっています」というバナーが表示される
確認できたら設定完了です

Outlook New（新バージョン）での設定方法

2024年以降に提供が進んでいる「新しいOutlook（Outlook New）」では、UIが刷新されています。

画面右上の「設定」アイコン（歯車マーク）をクリックする
「メール」→「自動応答」をクリックする
「自動応答をオンにする」のトグルをオンにする
期間・メッセージを入力して「保存」をクリックする

Microsoft 365 Web版（Outlook on the web）での設定

ブラウザでOutlookを使っている方（office.comまたはoutlook.office.comからアクセスする方）向けの手順です。

設定手順（ブラウザ版）

ブラウザでhttps://outlook.office.com または https://www.office.com にアクセスしてサインインする
Outlook（メール）を開く
画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックする
「メールの設定」または表示された設定パネル下部の「Outlookのすべての設定を表示」をクリックする
「メール」→「自動応答」を選択する
「自動応答をオンにする」トグルをオンにする
必要に応じて「開始時刻と終了時刻を送信する」のチェックをオンにして期間を設定する
「自分の組織内のユーザーに送信」のテキスト欄に社内向けメッセージを入力する
「自分の組織外のユーザーに送信」のチェックをオンにして社外向けメッセージを入力する（任意）
「保存」ボタンをクリックして完了

Web版の便利なポイント：ブラウザ版の設定はリアルタイムで反映されます。設定後すぐに動作確認をしたい場合は、別のメールアドレスからテストメールを送ってみましょう。

Outlook for Mac での設定手順

MacにインストールされているOutlookアプリ（Office 2019 / Microsoft 365版）での設定手順です。

Outlookを起動し、上部メニューバーから「ツール」をクリックする
ドロップダウンメニューの「自動応答」を選択する
「自動応答を送信する」にチェックを入れる
「この期間のみ返信する」にチェックを入れ、開始日時と終了日時を設定する
「自分の組織内の送信者のみに返信する」タブと「自分の組織外の送信者に返信する」タブに、それぞれメッセージを入力する
「OK」をクリックして設定を保存する

Outlookのバージョンによる違い：Outlook for Mac のバージョン（2016・2019・Microsoft 365）によって若干UIが異なる場合があります。メニューバーの「ツール」から「自動返信」または「不在通知」を探してください。項目名が違う場合もありますが、機能は同じです。

Outlook for iOS / Android での設定

スマートフォンのOutlookアプリでも自動応答の設定が可能です。出先から手軽に設定・変更できます。

iPhoneでの設定手順

Outlookアプリを開く
画面左上のプロフィールアイコン（顔マーク）をタップする
左側に表示されるパネル下部の「設定（歯車アイコン）」をタップする
「メールアカウント」セクションから設定したいアカウントをタップする
「自動応答」をタップする
「自動応答」のトグルをオンにする
必要に応じて「外部送信者に返信する」のトグルもオンにする
テキスト入力欄にメッセージを入力する
画面右上の「保存（チェックマーク）」をタップして完了

Androidでの設定手順

Outlookアプリを開く
左上のハンバーガーメニュー（三本線）をタップする
下部の「設定（歯車アイコン）」をタップする
「アカウント」セクションから対象アカウントをタップする
「自動応答」をタップする
「自動応答」のトグルをオンにする
メッセージを入力して「チェックマーク（保存）」をタップする

注意：スマホアプリ版では「期間指定（開始日時・終了日時の設定）」ができない場合があります。期間を指定して自動解除したい場合は、デスクトップ版またはWebブラウザ版から設定することを推奨します。

自動応答のメッセージ文例集

コピーしてすぐに使えるビジネスメール文例を用意しました。用途に合わせてアレンジしてご活用ください。

文例1：休暇中（社外向け・汎用）

平素より大変お世話になっております。
私は○月○日（○曜日）から○月○日（○曜日）まで、夏季休暇をいただいております。

休暇期間中は、メールへのご返信が遅れますこと、何卒ご了承ください。
帰社後に順次対応させていただきます。

急ぎのご用件がございましたら、弊社代表（TEL：0X-XXXX-XXXX）または担当の〇〇（メール：xxxx@example.com）までご連絡いただけますと幸いです。

ご不便をおかけして大変申し訳ありません。何卒よろしくお願いいたします。

〇〇株式会社〇〇部
氏名　○○ ○○

文例2：出張中（社内向け）

お疲れ様です。
○月○日（○）〜○月○日（○）まで出張のため、メールへの返信が遅れる場合があります。

緊急の場合は、携帯（090-XXXX-XXXX）またはチャット（Teams）までご連絡ください。
出張中もできる限り確認しますが、返信は帰社後になることをご了承ください。

よろしくお願いいたします。
〇〇部　○○

文例3：出張中（社外向け・丁寧版）

平素より大変お世話になっております。
現在、○月○日（○曜日）から○月○日（○曜日）まで国内出張のため、本メールへの対応が遅れる可能性があります。

状況によってはご返信までにお時間をいただく場合がございます。ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

急ぎのご要件につきましては、弊社営業窓口（TEL：0X-XXXX-XXXX / 受付時間平日9:00〜18:00）までお問い合わせください。

〇〇株式会社　〇〇事業部
○○ ○○（Email: xxxx@example.com）

文例4：産休・育休中（社外向け）

平素より大変お世話になっております。
私、○○は○月○日より産前産後休業（育児休業）をいただいております。

休業中はメールの確認ができない状態となります。誠に恐縮ですが、ご了承のほどよろしくお願い申し上げます。

担当業務については、下記の者が引き継いでおります。
どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。

【業務引継ぎ担当】
〇〇部　△△ △△（Email: yyyy@example.com / TEL：0X-XXXX-XXXX）

〇〇株式会社　〇〇部
○○ ○○

文例5：産休・育休中（社内向け）

お疲れ様です。
○月○日より産休・育休に入りました。
業務については△△さん（内線：XXXX）が担当します。

皆さんには大変お世話になりました。どうかよろしくお願いします。

〇〇部　○○

文例6：年末年始の休暇中（社外向け）

平素より大変お世話になっております。
誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。

【年末年始休業期間】
2025年12月28日（土）〜 2026年1月5日（日）
※2026年1月6日（月）より通常業務を再開いたします。

休業期間中のお問い合わせにつきましては、営業再開後に順次対応いたします。

旧年中のご厚情に感謝申し上げますとともに、新年もご愛顧のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社　〇〇部
○○ ○○

自動応答が設定できない・反映されない時の対処法

Outlookの自動応答を設定したはずなのにうまく動作しない場合、以下の原因と対処法を順番に確認してください。

原因1：「自動応答」ボタンが表示されない

原因：接続しているメールアカウントがExchangeまたはMicrosoft 365アカウントではない（個人のGmailやIMAPアカウントを追加している場合）

対処法：

Outlookで「ファイル」→「情報」を開き、アカウント情報を確認する
「Exchange」または「Microsoft 365」と表示されているアカウントを選択した状態で、再度「自動応答」ボタンを確認する
Gmailなど他のメールサービスの場合は、Outlookの「ルール」機能と「テンプレート」を組み合わせることで同様の機能を実現できます（後述）

原因2：自動応答を設定したが相手に届いていない

原因A：設定した期間が正しくない（開始日時が未来になっている、または終了日時が過去になっている）
原因B：社外向け自動応答の「組織外の送信者に送信する」のチェックがオフになっている

対処法：

「ファイル」→「自動応答」を開き、開始日時・終了日時を再確認する
現在の日時が設定した期間内に含まれているか確認する
「自分の組織外」タブを開き、「自動応答を受け取る外部の送信者」のチェックがオンになっているか確認する

原因3：自動応答が止まらない（期間終了後も返信が続く）

原因：終了日時が設定されていない、またはOutlookが正しく更新されていない

対処法：

「ファイル」→「自動応答」を開く
「自動応答を送信しない」ラジオボタンを選択して「OK」をクリックする（手動でオフにする）
Outlookを再起動して設定が反映されたか確認する

原因4：Outlookを閉じると自動応答が止まる

原因：Exchangeサーバー側ではなく、ローカルのOutlookルールとして設定されている場合

対処法：Exchange / Microsoft 365アカウントに設定された「自動応答（不在時）」機能はサーバー側で動作するため、Outlookを閉じていても自動返信が機能します。ただし、ルール機能を使って自動返信を設定した場合はOutlookが起動している必要があります。重要な不在連絡には、必ず「自動応答（不在時）」ボタンから設定してください。

原因5：GmailなどExchange以外のアカウントで自動応答を設定したい

Exchangeアカウントを使っていない場合、Outlookの「自動応答」ボタンが使えません。以下の代替方法で対応できます。

Outlookで「ホーム」タブ→「新しいメール」をクリックし、自動返信メッセージを作成する
「ファイル」→「名前を付けて保存」を選び、「Outlookテンプレート（.oft）」形式で保存する（例：vacation-reply.oft）
「ホーム」タブ→「ルールとアラートの管理」を開く
「新しいルール」を作成し、「メッセージを受信したとき」をトリガーに設定する
アクションとして「テンプレートを使用して返信する」を選び、上記で保存したテンプレートを指定する
「完了」をクリックしてルールを保存する

よくある質問（FAQ）

Q1. 自動応答は同じ人に何度も送られますか？

いいえ、Outlookの自動応答（不在時）機能は、同じ送信者に対して設定期間中に1度だけ自動返信を送ります。同じ人から複数回メールが届いても、2回目以降は自動返信しない仕組みになっています。ただし、自動応答を一度オフにして再度オンにすると、カウントがリセットされます。

Q2. Outlookが起動していなくても自動応答は機能しますか？

はい、Exchange / Microsoft 365アカウントに設定した自動応答は、サーバー側で処理されるためOutlookアプリを閉じていても機能します。パソコンの電源が切れていても自動返信が送られます。ただし、GmailなどのIMAPアカウントでルールを使って設定した場合はOutlookの起動が必要です。

Q3. スマホアプリで設定した自動応答は、デスクトップ版でも有効になりますか？

はい。Exchange / Microsoft 365アカウントの自動応答設定は、アカウント（サーバー）に紐付いているため、スマホアプリで設定した場合でもデスクトップ版・Web版すべてに反映されます。設定後に異なるデバイスで確認してみましょう。

Q4. 社外向け自動応答で特定の相手にだけ返信しない（除外する）ことはできますか？

Outlookの標準的な自動応答機能では、特定の送信者を除外する設定は直接できません。ただし、「ルール」機能を組み合わせることで「特定の送信者からのメールには自動返信しない」という設定が可能です。「自分の連絡先リストにある送信者のみ」オプションを使って範囲を絞ることも一つの方法です。

Q5. 自動応答の文面にHTML形式（太字・リンクなど）は使えますか？

はい、Outlookの自動応答メッセージはリッチテキスト（HTML）形式で入力できます。太字・斜体・文字色の変更・ハイパーリンクの挿入なども可能です。ただし、相手のメールクライアントがHTMLメールに対応していない場合、プレーンテキストとして表示される場合があります。重要な情報はプレーンテキストでも伝わるように記述することを推奨します。

Q6. Outlook.com（個人アカウント）でも自動応答は設定できますか？

はい、@outlook.jp / @hotmail.com などの個人Outlook.comアカウントでも自動応答が設定できます。ブラウザでoutlook.comにアクセスし、設定（歯車アイコン）→「表示設定をすべて表示」→「メール」→「自動応答」から設定してください。ただし、「社内向け・社外向けの使い分け」機能は組織（Exchange / Microsoft 365）アカウント限定です。

Q7. 自動応答を設定したのに、上司にバレたくない場合はどうすれば良いですか？

「社内向け・社外向けの設定を使い分ける」方法が有効です。社内向けの自動応答メッセージは「確認して順次対応します」などの一般的な文面にとどめ、休暇中であることを明示しないことも可能です。または、「自分の組織内」タブではメッセージを空欄にして社外のみに自動応答を送る設定にすることもできます。