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コメントなどを多く記述したWord文書を読みやすく表示を変更することができます。表示を変更したい場合は「校閲」タブを選択して、表示内容に「最終版(変更箇所/コメントの表示)」を選択すると、コメントなども含めてすべての変更記録が表示されます。
「最終版」を選択すると、変更履歴の詳細は表示されず、変更した後の最終版の文書が表示されます。「初版」を選択すると、変更前の状態の文書が表示されます。もし、変更履歴を記録したくない場合は、「校閲」タブの「変更履歴の記録▼」を選択して、「変更履歴の記録」からチェックを外すと記録されないようになります。
または、「変更履歴/コメントなし」を選択することで全て承諾した時と同じ表示で文章を確認することができます。
4.ユーザー名の変更
文書の修正を行った場合にも表示されるユーザー名を変更することができます。
- ユーザー名を変更したい場合は、「校閲」の「変更履歴の記録▼」を選択し「ユーザー名の変更」をクリックします
- 「Wordのオプション」という画面が表示されますので、ユーザー名と頭文字を入力してOKをクリックします
- ユーザー名の入力が完了したら、「変更履歴の記録」を再度オンにすることで、新しく設定したユーザー名が反映されるようになります
5.ファイルを人に送る際に変更履歴を見られないようにする
ファイルを送らなければならない時に、他の人から変更履歴を見れなくすることができます。変更履歴を見れないようにしてファイルを送る方法は下記のとおりです。
- Officeボタンを選択して、表示されるメニューの中から「Wordのオプション」を選択します
- 「Wordのオプション」をクリックするとメニューが表示されますので「セキュリティセンター」をクリックし「セキュリティセンターの設定画面」を選択します
- 「セキュリティセンター」画面が表示されたら、メニューの中から「プライバシーオプション」をクリックします
- 画面の右側に表示される「ドキュメント固有の設定」の中から「ファイルを開くまたは保存するときに、非表示になっている変更履歴/コメントを表示する」のチェックを外します
- 「校閲」タブの表示変更から「最終版」を選択すれば、相手に変更履歴を見られることなく送信することができます
6.印刷する際に変更履歴やコメントを表示しないようにする
プリントで印刷する際に、変更履歴やコメントを表示させないようにすることができます。実行方法は下記のとおりです。
- 「ファイル」を選択し「印刷」をクリックします
- 「設定」項目に表示されている「すべてのページを印刷」をクリックして「変更履歴/コメントの印刷」のチェックマークを外します
- すると、印刷時に変更履歴などが表示されません
- 念の為、印刷プレビューで確認した後に印刷をするようにしましょう
まとめ
いかがでしたでしょうか?Wordの変更履歴を使えば複数人での作業が今まで以上に分かりやすく効率的に行うことができます。特に仕事などで使うことが多い人は、簡単な操作で変更履歴のオン・オフが設定できますので、使ってみましょう。
プライベートでも、スピーチ内容や手紙内容など、中身を確認してもらいたい場合にメール文章よりも、効果的に使うことができそうです。
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