すぐに実用可能！ビジネスメールで抑えるべき6つのポイント

※本ページにはプロモーション(広告)が含まれています

新社会人や社会人経験が浅い方で、日々の仕事の中で難しく感じることの1つがビジネスメールではないでしょうか。社外の人とのやり取りなため、相手に失礼があってはいけません。

メールやり取り1つで、担当者や企業の信頼度が上がることもあります。

ここでは、ビジネスメールのマナーや知識、テンプレート、NGワードなどについて紹介しています。ビジネスメールに苦手意識を持っている方は、社会人経験が浅い方は、参考にご覧ください。

ビジネスメールのマナー・知識

ビジネスメールを送信する際は、次の点に気をつけるようにしましょう。

1.急用時にはメールより電話

ビジネスメールのマナーの1つが、急用事にはメールよりも電話を使うことです。メールは送信をすれば相手に届きますが、そのタイミングで必ず見てくれるとは限りません。

電話であれば、仮に相手が出なかったとしても「すぐにかけ直してほしい」など、伝言で伝えることができます。

時間に余裕がなく急を要する用件を相手に伝える際は、メールではなく電話を使うようにしましょう。

2.重要な案件・複雑な案件の場合はメール＋電話

相手に重要な案件や複雑な案件について連絡する際は、メール＋電話でおこないましょう。

「これから▲▲のメールをお送りします」

「先ほど●●の件のメールをお送りしました」

など、電話でも伝えるとすぐに相手に確認してもらえます。

また、メールは文面だけなので時として相手に誤解を与える場合もあります。特に、長文メールを送る場合やニュアンスが難しい内容の場合は、電話をして簡単に説明したうえでメールを送るようにしましょう。

3.件名はわかりやすく本文を要約する

ビジネスメールを作る際は、件名に気をつけましょう。日々、多くのメールをやり取りするビジネスマンが多いなかで、ちゃんとメールを読んでもらうためには、ひと目でメールの用件がわかるような件名にしておく必要があります。

「●月●日の打ち合わせの件」「■■の資料送付の件」など、相手に何のことで連絡が来ているのかわかるような文言を入れるようにしましょう。

4.書式は読みやすいように整える

ビジネスメールは読みやすいことが求められます。長い前置きはなるべく避けて簡潔に名乗ったり、1行あたりの文字数は25〜35文字程度、5W2Hを意識して文章をまとめるなど、読みやすいように整えるようにしましょう。

メール作成後にも、「本当に読みやすいか？わかりやすいか？」を考えながら見直すようにしてください。

5.社外の人には営業時間外には送らない

ビジネスメールを送る際は、送信時間にも気をつけましょう。マナーとして、メールは営業時間内に送ります。夜中1時〜2時に送信したり、、、などは相手に失礼ですので、基本的には営業時間内に送るようにしてください。

6.送信前に間違いがないか確認する

マナーというよりも気をつけたいことではありますが、メールを送信する前に必ず間違いがないか確認をするようにしましょう。

次ページ：ビジネスメールの基本的な構造と書き方

1 2