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仕事効率格段にUp!クラウドアプリの活用法とおすすめのアプリ2選

クラウドアプリを利用する際の注意点

仕事効率が格段に上がるとても便利なクラウドアプリですが、もちろん注意すべき点もあります。

セキュリティー面の確認と重要な情報の管理には気をつけよう

クラウドアプリ上のデータは、基本的にクラウドアプリの事業者によって安全に管理されています。

しかし会社で扱われる端末が増えたことで情報にアクセスできるデバイスも増え、その分リスクも大きくなっていると考えられるでしょう。

また、過去にトラブルによるデータの紛失・情報漏洩も発生しています。

ですから、クラウドアプリを信頼しきるのではなく、アクシデントを想定し対策を考えておく必要もあります。

考えられる注意点は主に2つあります。

クラウドアプリ事業側のトラブルによるデータの紛失

クラウドアプリ事業側にトラブル発生が発生し、データが紛失した場合、重要なデータの復旧ができない可能性が大きいです。

ですから、重要なデータは別のシステム上に定期的にバックアップをとることをおすすめします。

クラウドアプリ事業側のトラブルによるデータの漏洩

サイバー攻撃等でデータが外部に流出してしまう事例が過去にありました。

クラウドアプリ側も万全の対策をとっているとは思いますが、100%の信頼を置くのは避けた方が良いでしょう。

クラウドアプリ側のセキュリティー対策を把握し、保存するデータの重要度を考え保存することをおすすめします。

おすすめクラウドアプリ2選

最後に、おすすめのクラウドアプリを2つご紹介します。

特徴を比較し、より自分に合ったクラウドアプリを探す1つの材料にしてみてください。

Dropbox

Dropboxはファイル形式で様々な形式のファイルを管理することができるストレージアプリです。

多くの利用者がいて信頼度も高いクラウドアプリサービスともいえるでしょう。

Dropboxは、メールアドレス一つで気軽に登録することができます。

【特徴】

  • 共有者をデータやファイルごとに設定することができるので、ユーザーに合わせてフォルダを整理することができる。
  • データをダウンロードしておくことでオフラインでもデータの閲覧が可能。
  • 各資料に「コメント」を残す機能があるので、これを使って共有者に遠方から指示を与えたりフィードバックをすることも可能。
  • データをフォルダに入れておくだけで自動保存してくれるので、同期する手間も省け、簡単に使用することができる。
  • 間違えてデータやフォルダを削除してしまっても復元可能
  • スマートフォン用のアプリもあるのでパソコンからだけでなくスマートフォンからも気軽に見ることができる
  • セキュリティ対策としてデータの暗号化や二段階認証を設定することもできる

無料で使える容量は2GBと少なめですが、有料版ですと容量は大きくなるので企業で使用する際は有料版を検討してみても良いでしょう。

また、無料版でも、容量を2GBより大きくする方法がいくつかあります。

  • アカウントを持っていないとを、紹介リンクから招待してアカウント登録する
  • 「スタートアップガイド」を完了する
  • SNSアカウント(Facebook・Twitter)とDropboxをリンクさせる
  • mailboxでメールを管理する

Dropboxの公式ホームページはこちら:https://www.dropbox.com/ja/

Google Drive

Google Driveはなんといっても容量の大きさが魅力です。

Google DriveはGoogleとの連携が優れているのでGoogleユーザーにとっては特に使いやすい優れたクラウドアプリと言えるでしょう。

Google Driveを利用するにはGoogleアカウントを作成します。

【特徴】

  • 「Googleドキュメント」「スプレットシート」「プレゼンテーション」等Googleサービスのファイルなら容量が無制限
  • 入力毎に自動保存してくれるので、保存ボタンの押し忘れの心配がない
  • 高度セキュリティ報監査認定規格を取得しており、セキュリティが強固
  • 検索機能に優れており、ファイル管理時に必要書類がすぐに見つかる
  • 全てのファイルにリンクが作られるため、リンクを共有するだけで簡単に相手に共有することができる

無料で使えるのは 15 GBまでです。また、App版だと30GBまで無料と、他と比べても無料で使える容量が大きいことが分かります。

さらに、月に500円ほど課金することで100GBまで使用することができるので、とにかく大容量欲しい方にはおすすめです。

GoogleDriveの公式ホームページはこちら:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

まとめ

クラウドアプリは効率よい仕事をするためには必須といっても過言でないほど、魅力的なサービスです。

但し、100%の信頼を置くのはリスクがあるので、使い方を考えつつ利用し生活や仕事に役立ててみてください。

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