簡単にメール整理！Gmailをフォルダ分けする「ラベル機能」とは

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「メールの自動振り分け」を設定する

ラベルの作成が完了したら、メールを自動で振り分けるための設定を行います。こちらでは、例としてメールアドレスで自動振り分けを行う方法を解説致します。自動振り分けを行うための方法は、以下の通りです。

上記の方法で、メールの自動振り分け設定が完了します。この自動振り分け設定を行うと、ラベルをクリックした時に条件として設定したメールの一覧を表示出来るようになります。

最後に「フィルタを作成」ボタンの右にある 「一致するスレッドにもフィルタを適用する」 のチェックボックスにチェックを入れると、これまでに受信していたメールも同じ条件でラベルを付けられます。

そのためメール画面はこれまでよりも圧倒的に整理され、かなり見やすくなります。

複数条件でメールを分類する

Gmailのラベルは、複数の条件を指定できます。複数の条件を指定するためには、上記のメール自動振り分けの設定方法とほとんど同じ方法で行います。

ステップ4のシーンでキーワードも選択できるようになっているため、そちらで件名などをフィルタとして設定して 「この検索条件でフィルタを作成」 をクリックすると、複数の条件でメールを分類出来ます。

ラベルの階層化

ラベルを階層化させていくこともできます。元となったラベルを「親ラベル」新しく作るラベルを「子ラベル」として扱います。

以上の操作でラベルの階層化が完了します。メールを分かりやすく管理するために非常に有効な機能となっています。ぜひ活用してみてください。

ラベルの名前を変更

ラベルの名前の変更も編集より行っていきます。

以上の操作で名前変更は完了します。既にラベルがつけられているメールにも適用されますのでわざわざ付け直す手間はありませんので安心してください。

ラベルの並び替え

ラベルを並び替える機能はありません。しかし名前順に表示されるというラベルの特徴を利用することで実質的に並び替えを行うこともできます。ラベル名の先頭に記号や数字を付け足すことで表示順番をコントロールする方法となります。

「01,02,03」といった具合に連番をつければ自由な並び替えが可能となります。長く使っているといつの間にかラベルがいっぱいになってしまって使いにくくなることもありますから、必要に応じて並び替えを行ってみてください。

ラベルの移動

メールを手動でラベルに移動させる方法です。

以上の操作でメール移動が完了しました。左メニューよりラベルをクリックして移動されているか確認してみましょう。無事に振り分けられていれば完了です！

ラベルを活用してGmailを使いこなそう

ラベル機能をうまく使いこなすことでGmailをもっと便利に扱うことができるようになります。そんな小技を見ていきましょう。

使い終わったラベルはアーカイブに

アーカイブ機能とはメールを削除せずに受信トレイから非表示にしてくれる機能のことです。

受信トレイを占領してしまう

既に内容を確認したメールはいつまでも受信トレイにおいておく必要がないとも言えます。しかし後から内容を確認したくなるかもしれないから削除するわけにもいかない。そんな扱いに困ってしまうメールが受信トレイに溜まってませんか？

一通や二通であればそのまま残しておいても良いのですが、Gmailを長く利用しているとそのようなメールで受信トレイが埋まってしまうことにもなりかねません。肝心なメールをチェックするために余計な時間がかかることにもなりかねないので、アーカイブ機能を活用して受信トレイを整理していきましょう。

アーカイブはすべてのメールで確認できる

アーカイブしたメールは受信トレイから非表示となります。以降はすべてのメールから確認できるようになります。普段は必要ないけど、後から確認したくなる可能性のあるメールをこのようにアーカイブ化させていきましょう。

フィルター機能を併用して効率よく仕分けよう

「メールの自動振り分け」を設定するの項目でもご紹介しましたが、フィルター機能を活用することで効率が良いメールの仕分けを行うことができます。

これらの項目を指定してメールにフィルターをかけることができるというものです。このフィルター機能をラベルやスターといった他の仕分け機能と併用することで効率的にメール管理を行うことができ、必要なメールもすぐに探し出せるようになるでしょう。

フィルタは複数作成しておくことができます。その都度必要となるフィルタを適用すれば簡単操作でメールを絞って表示させることもできます。フィルタとラベルをあわせて使って、その中でも重要なメールにはスターをつけておくなど、ちょっとした一工夫をこらすだけでもグッと使いやすくなります。

Gmailには知られていない便利機能がたくさんある！

最後に、Gmailを使っていても意外と世間に知られていない、Gmailの便利な機能を3つピックアップしてご紹介致します。その3つの機能とは、「フィルタ機能」「アーカイブ機能」「スター機能」の3種類です。

どれもGmailを見やすく管理するための似ている便利な機能ではありますが、それぞれの細かな違いについて見ていきましょう。

フィルタ機能

フィルタ機能も 受信するGmailを自動的に振り分けるための機能の一つ です。上記のラベルの作成方法でもフィルタ作成が出てきましたが、それと同じ機能を果たします。

ラベル付けを行うことで色別で見分けられるようになるという違いがありますが、フィルタ機能はその1段階前の階層だと考えていただけると分かりやすいです。「ラベル」＞「フィルタ」＞「メール」というような階層となっています。

アーカイブ機能

Gmailのアーカイブ機能を使うことで 消したくないメールも長期保存しておくことが可能 となります。アーカイブしたメールだけを後で表示することは出来ない仕様となっていますが、アーカイブすることでメールが消えないようになるため「もしかしたら後で必要になるかもしれないメール」を保存出来ます。

Gmailをアーカイブする方法は、メールの本文画面外に表示されているアタッシュケースのようなマークをクリックするだけです。アタッシュケースに「↓」が表示されているマークのため、すぐに見つけられるかと思います。

アーカイブすると受信メールのフォルダからは消えてしまい、さらにゴミ箱にも入っていないという状態になりますが、「すべてのメール」を開くことでアーカイブしたメールを表示できます。

スター機能

Gmailのスター機能は、一般的なメールソフトで言うところの 「お気に入り登録」と同じ役割 を果たします。メールに目印を付けておくことで、受信ボックスの中でも目立つようにして重要なメールを見逃さないようになっています。

スター機能は、件名の左にある「☆」マークをクリックするだけのため簡単に設定出来ます。また解除を行う際も登録時と同じように「☆」マークをクリックするだけのため、重要なメールを受信したけれど後で確認したいといった際にはかなり重宝します。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

Gmailは現在かなり多くの方に使われているメールですが、意外と知られていない機能もたくさんあります。特に今回こちらでご紹介したラベル機能やフィルタ機能、アーカイブ機能、スター機能はGmailを使う上で重宝する機能ですので、この機会に是非試してみて下さい。

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