効果を得るにはルールが必要？フリーアドレスの良い点悪い点6つ

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フリーアドレスのデメリット「フリーアドレスが逆効果な時もある」

では、フリーアドレスにするとこんなことが困る、といったデメリットをご紹介します。

結局は同じ席に座ってしまう

フリーアドレスで出勤してきた社員は空いた席に座るシステムでも、だいたい同じ人が同じ時間に出勤し、好みの座席も決まってくるといったパターンが多いです。

そのため、結局は同じ人が同じ位置に座り、違う人とコミュニケーションをとらなくなるというパターンもあるようです。

また、会社によってはできるだけ違う席に座りましょう、というお触れがでているところもあるようです。

会社への帰属意識が薄れる

会社で自分の席があることによって、会社への帰属意識が高まるということもあるように、自分だけしか座らない固定席は、会社の中の自分のアイデンティティを高めるもの、といった考え方の人もいるようです。

そのため、フリーアドレスにすると、会社内での自分のアイデンティティを見失うといったこともあり、会社への帰属意識が薄れ、ひいては仕事のやる気を失ってしまうということもあるようです。

長年、固定席でやってきた人が急にフリーアドレスの座席に座るときにはこのような心理的な弊害も生まれてくるのです。

集中できないことがある

フリーアドレスの会社において、会社に出勤する時間がちょっと遅くなってしまい、いつもは座らないような席しか空いていなかった。といった場合はどうでしょうか？

慣れない座席では、どうも仕事に集中できない、仕事の効率が落ちてしまうといったこともあり得ます。固定席からフリーアドレスへの過渡期に特に起こりやすい現象ですので、社員の心理的なケアも必要です。

フリーアドレス化した方がよい場合と固定席の方がよい場合

では、どんな会社でもフリーアドレスにしたほうがいいのでしょうか？それとも固定席のほうがいいのでしょうか？それは、ケースバイケースと言えます。

テレワーク推進

もともと「働き方の多様化」が進んできたために増えてきたフリーアドレス。でも逆に言うと、フリーアドレスが当たり前になると、在宅勤務ようなテレワークも特別なものではなくなるということです。

現在は、子供が小さいからとか介護の必要があるから、など何か特別な理由がないと認められないかも知れないテレワークですが、その日の気分によって、普通の人でも当たり前に取ることができる環境が、フリーアドレス推進によって手に入るかも知れません。

社員の意識が変わる

フリーアドレスがまだ特別なもの、と思われている間は、働き方に対する社員の意識が従来のままです。フリーアドレスによって、コスト削減やコミュニケーションの多様化に加えて、人事制度や社内改革にまで踏み込むことも可能になるかも知れません。

フリーアドレスはたかが自分の席を持たないというだけではなく、社員の意識も変わり、働き方から人事制度まで変革してしまうかも知れない力を持っています。

気密文書を扱う部門は難しい

どうしても機密文書を扱う人事部門の人がフリーアドレスに座っているとどうでしょう？エントリーシートや履歴書など、どうしても紙の書類で処理しなければならないため、専用のキャビネットなどが必要となります。

その上数が多いので、1枚1枚電子化していられないという状況もあります。

このように人事部などのような個人情報や機密情報を扱う部門では、フリーアドレスよりは固定席が向いていると言えるでしょう。

働き方を変えるフリーアドレスオフィスにするためのルール

では、働き方を変えるフリーアドレス導入にはどんなことが必要なのでしょうか？

まずは経営陣から説得

フリーアドレス導入失敗は、経営陣の反対からのケースが多いようです。フリーアドレス導入にはまず経営陣を説得することからはじめましょう。

書類の電子化徹底推進

フリーアドレスにしても、特定の席に書類を積み上げている人が出てきて失敗というケースも多いようです。まずは、書類の電子化を徹底しましょう。

フリーアドレス可能部署を見極める

人事部のように紙のエントリーシートや履歴書を扱う部署、または、デザインなど集中して考えなくてはいけない部署はフリーアドレスに向いていません。

部署にもフリーアドレスに向いているところとそうでないところがあるので、無理やり推進しないようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？

ここではフリーアドレスについてご紹介しました。現在のところ、日本のオフィスでは30％ほどがフリーアドレスを導入しているそうですが、中には社員や経営陣の同意を得られず、元に戻したところもあるそうです。

それは、フリーアドレスが向いている部署などを間違えたり、「流行っているから」と安易な気持ちで全社上げての推進を強行したケースなどが挙げられます。フリーアドレスに向いている部署とそうでない部署があることも頭に入れておくのがいいでしょう。

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