Wordの便利な使い方と覚えておきたい機能

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今回は、Wordの便利な使い方と覚えておきたい機能について紹介いたします。趣味で文書作成する場合や、仕事で使うことも多いWordですが、さまざまな便利な使い方や機能があるのはご存知ですか?ここでは、すぐに使うことができる使える便利機能について解説しています。

Wordを使う機会が多い方は、よりスピーディーに文書作成できるようになる機能も多いですので、ぜひ参考にご覧ください。

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便利な使い方と覚えておきたい機能

ここでは、Wordで使える便利機能の数々を紹介しています。

簡単に文書の文字を一括で修正できる置換機能

人の名前を間違えて入力していたので変更したいけど、文書量が10ページもある。。そんなときは、Wordの置換機能を使うことで、簡単に文書中の中から指定した文字を一括で違う文字へ変更・修正することができます。1箇所ずつ目視で探して変更していくと、とてつもなく時間がかかってしまいますが、置換機能を使うことで1分もかからずに、すべて変更ができるので大変便利です。

置換ボタンは、「ホーム」タブの「編集」の欄にあります。置換ボタンを押すと「検索と置換」という画面が表示されますので、「置換」タブを選択し、「検索する文字列」の欄に間違いのあった文字を入力します。「置換後の文字列」の欄に変更後の文字を入力し、「すべて置換」を選択し、確認画面で「OK」を繰りクリックし閉じます。置換ボタンから使わなくても、「Ctrl」+「H」のショートカットキーで置換機能を開くこともできます。

文書にパスワードロックをかける

Wordの文書にパスワードロックをかけることができます。普段、他人に見られないようにするためにロックもかけれますし、ロックをかけることで添付してメールで送っても安心です。特に大事な文書などは、セキュリティの観点からパスワードロックをかけていた方が良いと言えるでしょう。パスワードロックする場合は、メニューからファイルを選択し、「文書の保護」から「パスワードを使用して暗号化」を選べば文書にパスワードロックを設定することができます。

リボンを非表示にする

Wordを使う場合は、文書作成することがほとんどです。極力、文書作成する際は集中して臨めるように、画面はシンプルにするようにしましょう。リボンを非表示にすることで、入力スペースが広くなり、集中しやすくなります。リボンを非表示にする場合は、「Ctrl」+「F1」を一緒に押します。非表示にしたリボンを再表示させたい場合は、同様に、「Ctrl」+「F1」を押します。

再変換する

Wordでは、間違って変換してしまったものを、再変換することができる便利機能が使えます。再変換の方法は、変換を確定した後に「Ctrl」+「BackSpace」を押すだけです。これにより、変換を間違えた文字を削除して再入力するよりも、再変換機能を使うことでスピーディーに正しい変換にすることができます。

1単語ずつ選択の範囲を広げる

Wordでは、単語を選択したい場合、単語をダブルクリックすれば、その単語のみを選択することができます。単語を選択した後に、選択範囲を広げていきたい場合は、「Ctrl」+「Shift」+「←→などの方向キー」を押すことで、1単語ずつ選択範囲を広げていくことができます。

カーソルの位置から文頭・文末まで選択する

簡単な方法で、カーソル位置から文頭・文末まで選択することができます。カーソル位置から文頭まで選択する場合は、「Shift」+「End」を、文末まで選択する場合は、「Shift」+「Home」を押します。これにより、文頭・文末まで素早く選択することができます。

カーソルの位置から先頭・最後まで選択する

「Ctrl」+「Shift」+「Home」と「Ctrl」+「Shift」+「End」のショートカットキーを使えば、カーソル位置から文章の先頭・最後までを簡単に選択することができます。該当文章だけを選択できますので、非常に便利に使うことができます。先頭までは「Ctrl」+「Shift」+「Home」、最後までは「Ctrl」+「Shift」+「End」となります。

同じ操作を繰り返す

Wordでは、直前におこなった操作と同じ操作を繰り返すことができます。同じ作業が続く場合はこの方法を使うことで、よりスピーディーに文書を作成することができます。「Ctrl」+「Y」を一緒に押すことで、連続して同じ操作を繰り返すことができます。

文字の大きさを変更する

文字のサイズの大きさを変えたい場合は、マウスを使って「フォント」設定をしなくても、ショートカットキーで簡単に大きさを変更することができます。文字サイズを変更する方法は、変更したい文字を選択して、大きくしたい場合は「Ctrl」+「<」、小さくしたい場合は「Ctrl」+「>」を押せばサイズ変更することができます。

文字を中央寄せ、右寄せにする

最初の状態では文書は左寄せになっています。文字を中央寄せや右寄せしたい場合には、マウスを使ってツールバーから変更する必要がありますが、キーボードを使って変更することもできます。中央寄せしたい場合は「Ctrl」+「E」、右寄せしたい場合は「Ctrl」+「R」を押します。これにより、マウスを使うより素早く文字寄せをおこなうことができます。

素早く罫線を引く

Wordでは、簡単に罫線を引くことができます。日本語入力をオフにして、「-」を3回連続で入力し「Enter」を押します。そうすることで、罫線を引くことができます。「-」を「=」にして3回入力し「Enter」を押すと二重線を引くことができます。

日付・時刻の自動更新

Wordファイルを開くごとに日付や時刻が自動更新され表示されるようにすることができます。自動更新した日付や時刻を入力したい位置に、カーソルを移動し、メニューから「挿入」を選択し、カレンダーのアイコンを選択すると、ダイアログボックスが表示され設定できます。

素早く名前を付けて保存する

マウスを使ってツールバーから保存を選択しなくても、「F12」を押すことにより、簡単に名前を付けて保存をすることができます。「F12」を押すと、すぐにダイアログボックスが表示されますので、ファイル名を変更して「保存」をすれば完了です。

複数開いたWordを一気に閉じる

Wordでは、複数開いたページを一気に閉じることができます。一気に閉じるようにしたい場合は、まず設定を変更します。「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」を選択し、「その他のコマンド」を選びます。

「コマンドの選択」で「リボンにないコマンド」を選択して、「すべて閉じる」を選び「追加」をクリックし、「OK」を選択すれば設定完了です。設定変更後、Wordを複数開いている状態で、「クイックアクセスツールバー」の「すべて閉じる」を選択すれば、すべてのWordページを一気に閉じることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、Wordの便利な使い方と覚えておきたい機能について紹介いたしました。Wordには、より便利に文書作成をしていくための、さまざまな機能が搭載されています。多くの便利機能を知っていることで、スピーディーに効率的に作成することができますので、今回紹介した機能や操作方法を、ぜひ覚えてみましょう!

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