ワードの基本的な使い方と、ぜひ覚えておいてほしい便利な基本技

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文字に色付したり、太字や斜体にすることができます。ワードを使っていくなかで外せない機能になりますので、最初の内に覚えておく必要があります。装飾したい文字を選択したうえで、「ホーム」のメニューのなかから、「A」の下線に色が付いているマークをクリックします。

色の一覧が表示されますので、希望の色を選択すると、文字をその色に変更することができます。「B」を選択すると太字に、「I」を選択すると斜体に変更ができます。それぞれ解除したい場合は、もう１度同じボタンをクリックすれば、解除することができます。ショートカットキーでも変更することはでき、太字にしたい場合は、「Ctrl」＋「B」、斜体にしたい場合は「Ctrl」＋「I」を押すだけです。

一覧に希望の色がない場合は「その他の色」から選択したり、色の三原色の割合を組み合わせて色を作成することも可能となっています。

また、必要であれば、蛍光ペンを選択して、マーカーをひくような使い方ができるようになっています。

文書を見やすくする

ワードでは、文書作成が主ですので、文書を見やすくする方法は覚えておく必要があります。基本的なもので、文字を中央揃え、右揃えする機能があります。通常、文章を入力していくと、左揃えとなりますが、中央揃え、右揃え機能を組み合わせて使うことで、見やすく配置変更することができます。

「ホーム」のなかにある「-」が４本並んでいるマークがありますので、それらのマークを押すことにより、中央揃えや右揃えができます。もしくは、中央揃えしたい場合は「Ctrl」＋「E」、右揃えしたい場合は「Ctrl」＋「R」を押して右揃えさせることもできます。

ほかにも「両端揃え」（各行の文字数がことなっていても、文字を均等に並べる機能）、「均等割り付け」ボタンが用意されています。

ヘルプの起動

ワードを使っていくなかで、操作が分からなくなった場合、ヘルプ機能を使うことで解消できる場合があります。ヘルプ機能は、ワードの画面右上にある「？」です。「？」をクリックすると、ヘルプ画面が表示されますので、質問などを入力し検索ボタンをクリックします。すると、質問に対する検索結果が表示されますので、操作方法を知ることができます。

ヘルプの一つとして、「Ctrl」＋「F1」キーを選択した文字の上で押すと、「書式の詳細」が表示されます。いろいろ触りすぎてどんな書式設定になっているか確認したい時に使えます。フォントの種類やサイズ、色、段落の状態がわかるので、他の箇所で同じ設定をかけたい場合の参考にもなります。

文字の置換機能

ワードでは、間違った文字などを簡単に置き換えすることができます。長文などで文字を修正したい場合に、一気に変更できるので非常に便利な機能です。置換機能を使いたい場合は、「ホーム」タブの「編集」を選択して、「置換」を押します。すると、「検索と置換」という画面が表示されますので、「置換」タブを選択します。「検索する文字列」の欄に修正したい単語などを入力します。

「置換後の文字列」の欄には、変更後の単語などを入力します。両方の欄に入力した後に、「すべて置換」を選択すると、確認画面が表示されますので「OK」をクリックします。ショートカットキーで素早く置換機能を表示したい場合は、「Ctrl」＋「H」を押して表示させることもできます。最初の内から覚えておきたい機能です。

ワードの覚えておくと便利な基本技

ここでは、基本的な使い方にも関係する便利な基本技を紹介いたします。

文字を再変換する

ワードでは、文字を再変換することができます。間違って変換したとしても再度変換することができるので、もう１度入力する必要はありません。再変換したい場合は、該当の文字を選択して、「Ctrl」＋「BackSpace」を押します。これだけで再変換することができるので、変換に間違ったとしても素早く正しく修正することができます。

同じ操作をおこなう

ワードでは、ショートカットキーを使うことで、直前におこなった操作を繰り返すことができます。「Ctrl」＋「Y」を押すだけで、繰り返し操作ができますので、同じ操作が続く場合はこのショートカットを使うことで、素早く作業をすることができます。繰り返し作業のときに使うだけで、作業効率を上げることができます。

コピペをおこなう

ワードでは、もちろんマウスからもできますが、ショートカットキーを使うことで、操作が楽に早くできます。右手のマウスでコピーしたい文字列を選択して、キーボードの「Ctrl」＋「C」キーで「コピー」し、貼り付けしたい場所にポインタをおいたら、「Ctrl」＋「V」キーで「ペースト」します。

ワードに限らず、エクセルでも使えるショートカットを覚えて、作業効率を上げていきましょう。

元に戻す

ワードでは、入力してすぐに文字や文章の間違いに気づいたら、「BackSpace」キーで文字を消し、入力しなおすことが多いと思います。

もし画像を挿入して誤って消してしまったら、キーボードの「Ctrl」＋「Z」キーを押すと、画像があった状態に戻ります。前の作業に限られますが、このショートカットキーも最初の段階から覚えておきたいものです。ショートカットキーはたくさんあるので、よく使う作業については、是非利用してください。

大切な文書にパスワードをかける

大切な文書には、パスワードをかけることができます。パスワードをかけることで、パスワードを知っている人しか、閲覧したり編集したりすることができないので安心することができます。

パスワードをかけたい場合は、メニューから「ファイル」を選択して、「文書の保護」から「パスワードを使用して暗号化」を選びます。これで文書にパスワードをかけることができます。セキュリティの観点からもパスワードはかけるようにしていきましょう。

罫線を引く

ワードでは特殊なキーボードの打ち方で、罫線を簡単に引くことができます。日本語入力をオフにした状態で「-」を３回連続で入力して「Enter」を押すだけで罫線を引くことができます。「-」ではなく「＝」を３回入力し「Enter」を押すと一重線ではなく二重線を引くことができます。一瞬で線を引くことができるので便利です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は、ワードの基本的な使い方と覚えておくと便利な基本技について紹介いたしました。ワードを始めて使う場合は、一つひとつの機能をどう使っていいのか分かりません。基本的な使い方や基本技をしっかりと把握しておけば、使っていくなかで、応用の使い方や技も自然と身に付いていきます。技を使い始めて間もない方は、ぜひ、参考にしてみてください！

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