ワードの基本的な使い方と覚えておくと便利な基本技

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始めてワードを使う場合、機能が多すぎて、どのような使い方をしたら良いのか分かりませんよね?今回は、始めてワードを使う場合に抑えておきたい基本的な使い方と、覚えておくと役立つ便利な基本技について紹介いたします。ワードを始めて使う方や、使い始めて間もない方は、ぜひ、参考にご覧ください!

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ワードの基本的な使い方

ここでは、最初に把握しておきたいワードの基本的な使い方について紹介いたします。

文書の保存

作成した文書は定期的に保存するようにしましょう。保存していない状態で、万一閉じてしまった場合は、それまでの文章がすべて削除されてしまいます。保存の方法には「上書き保存」と「名前を付けて保存」があり、どちらも「ファイル」から選択することができます。

ファイルから保存する方法以外にもショートカットキーで保存することもでき、使い方を覚えればショートカットを使った方が素早く保存していくことができます。上書き保存をしたい場合は、「Ctrl」+「S」、名前を付けて保存したい場合は、「F12」を押すだけです。ことあるごとに細めに保存をしてくようにしましょう。

表や図形の挿入

ワードには、文章を入力するだけでなく表やグラフ、図形などを、挿入することができます。挿入する方法は簡単で、「挿入」を選択して、「表」や「図形」を選択します。選択した後は、該当する図形を選んだり、表を指定するだけで、ワードのなかに取り入れることができます。エクセルで作成した表をワードで表示することもできますので、より分かりやすい文書を作成することができます。同様の方法で、写真なども挿入が可能です。

フォントやサイズの変更

ワードでは、文字のフォントやサイズを多くの種類から選択し変更することができます。フォントを変更したい場合は、「ホーム」のなかから現在のフォントが表示してある欄の横の▼を押せば、フォント一覧が表示されます。文書内容に合ったものや好みのものを選択して変更してみましょう。

文字サイズも変更することができ、フォント同様サイズが表示してある横の▼を押すことで一覧が表示されますので、希望のサイズを選択しましょう。サイズ変更の場合は、ショートカットキーを使っても変更することができます。文字サイズを大きくしたい場合は「Ctrl」+「<」、小さくしたい場合は「Ctrl」+「>」を押すだけで簡単に変更できます。

文字の装飾

文字に色付したり、太字や斜体にすることができます。ワードを使っていくなかで外せない機能になりますので、最初の内に覚えておく必要があります。装飾したい文字を選択したうえで、「ホーム」のメニューのなかから、「A」の下線に色が付いているマークをクリックします。

色の一覧が表示されますので、希望の色を選択すると、文字をその色に変更することができます。「B」を選択すると太字に、「I」を選択すると斜体に変更ができます。それぞれ解除したい場合は、もう1度同じボタンをクリックすれば、解除することができます。ショートカットキーでも変更することはでき、太字にしたい場合は、「Ctrl」+「B」、斜体にしたい場合は「Ctrl」+「I」を押すだけです。

文書を見やすくする

ワードでは、文書作成が主ですので、文書を見やすくする方法は覚えておく必要があります。基本的なもので、文字を中央寄せ、右寄せする機能があります。通常、文章を入力していくと、左寄せとなりますが、中央寄せ、右寄せ機能を使うことで、見やすく配置変更することができます。

「ホーム」のなかにある「-」が4本並んでいるマークがありますので、それらのマークを押すことにより、中央寄せや右寄せができます。もしくは、中央寄せしたい場合は「Ctrl」+「E」、右寄せしたい場合は「Ctrl」+「R」を押して文字寄せさせることもできます。

ヘルプの起動

ワードを使っていくなかで、操作が分からなくなった場合、ヘルプ機能を使うことで解消できる場合があります。ヘルプ機能は、ワードの画面右上にある「?」です。「?」をクリックすると、ヘルプ画面が表示されますので、質問などを入力し検索ボタンをクリックします。すると、質問に対する検索結果が表示されますので、操作方法を知ることができます。

文字の置換機能

ワードでは、間違った文字などを簡単に置き換えすることができます。長文などで文字を修正したい場合に、一気に変更できるので非常に便利な機能です。置換機能を使いたい場合は、「ホーム」タブの「編集」を選択して、「置換」を押します。すると、「検索と置換」という画面が表示されますので、「置換」タブを選択します。「検索する文字列」の欄に修正したい単語などを入力します。

「置換後の文字列」の欄には、変更後の単語などを入力します。両方の欄に入力した後に、「すべて置換」を選択すると、確認画面が表示されますので「OK」をクリックします。ショートカットキーで素早く置換機能を表示したい場合は、「Ctrl」+「H」を押して表示させることもできます。最初の内から覚えておきたい機能です。

ワードの覚えておくと便利な基本技

ここでは、基本的な使い方にも関係する便利な基本技を紹介いたします。

文字を再変換する

ワードでは、文字を再変換することができます。間違って変換したとしても再度変換することができるので、もう1度入力する必要はありません。再変換したい場合は、該当の文字を選択して、
「Ctrl」+「BackSpace」を押します。これだけで再変換することができるので、変換に間違ったとしても素早く正しく修正することができます。

同じ操作をおこなう

ワードでは、ショートカットキーを使うことで、直前におこなった操作を繰り返すことができます。「Ctrl」+「Y」を押すだけで、繰り返し操作ができますので、同じ操作が続く場合はショートカットを使うことで、素早く作業をすることができます。繰り返し作業のときに使うだけで、作業効率を上げることができます。

大切な文書にパスワードをかける

大切な文書には、パスワードをかけることができます。パスワードをかけることで、パスワードを知っている人しか、閲覧したり編集したりすることができないので安心することができます。パスワードをかけたい場合は、メニューから「ファイル」を選択して、「文書の保護」から「パスワードを使用して暗号化」を選びます。これで文書にパスワードをかけることができます。セキュリティの観点からもパスワードはかけるようにしていきましょう。

罫線を引く

ワードでは特殊なキーボードの打ち方で、罫線を簡単に引くことができます。日本語入力をオフにした状態で「-」を3回連続で入力して「Enter」を押すだけで罫線を引くことができます。「-」ではなく「=」を3回入力し「Enter」を押すと一重線ではなく二重線を引くことができます。一瞬で線を引くことができるので便利です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、ワードの基本的な使い方と覚えておくと便利な基本技について紹介いたしました。ワードを始めて使う場合は、一つひとつの機能をどう使っていいのか分かりません。基本的な使い方や基本技をしっかりと把握しておけば、使っていくなかで、応用の使い方や技も自然と身に付いていきます。技を使い始めて間もない方は、ぜひ、参考にしてみてください!

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