ワードでの文書のテンプレートの保存方法と活用方法

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ワードを使う機会が多い方は、テンプレートを上手く利用していますか?よく入力する文言や構成などがあれば、テンプレートを作成することで、1度の入力でずっと使っていくことができます。上手く利用すれば、作業効率が上がり、より短い時間で文書を完成させることができます。

今回は、「ワードでの文書のテンプレートの保存方法と活用方法」について解説いたします。ワードを使い始めて間もない方も、テンプレートの使い方が分からなくて困っていた方も、参考にご覧ください。

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1.テンプレートの保存方法と活用方法

1.テンプレートとして保存する方法

自分で作成したワード文書をテンプレートとして保存することができます。テンプレートとして保存すれば、いつでもテンプレート文書を使うことができますので、作業時間の短縮に繋がります。ワード文書をテンプレートとして保存する方法は下記のとおりです。

  1. 「ファイル」を選択し、一覧の中から「エクスポート」をクリックします。
  2. 「ファイルの種類」から「ファイルの種類の変更」を選択します。
  3. 「文書ファイルの種類」の中から「テンプレート」を選択し「名前を付けて保存」をクリックします。
  4. 「名前を付けて保存」画面が表示されますので、「ドキュメント」をクリックし、「Officeのカスタムテンプレート」をダブルクリックして開きます。
  5. 「ファイル名」に適切な名前を入力し、「ファイルの種類」は、「Wordテンプレート」を選択して保存します。

これで、ワード文書がテンプレートとして保存完了です。テンプレートした文書をあらゆる場面で使うことができるようになります。

2.保存したテンプレート文書を変更したい場合

テンプレートとして保存した文書を変更することができます。テンプレートを変更する方法は下記のとおりです。

  1. 「ファイル」を選択し「開く」をクリックします。
  2. 一覧の中から「参照」を選択し、変更したいテンプレートを選んで「開く」をクリックしてテンプレートを開きます。
  3. テンプレートが開いたら、変更したい部分を変更し、上書き保存をすれば完了です。

これによりテンプレートに変更を加えることができます。常に内容をブラッシュアップしてけるので、どんどん便利に使えるテンプレートが出来上がってきます。

3.保存したテンプレートを使って文書作成する方法

多くのテンプレートを作っていれば、文書を作成する際に1から作る必要はなくなります。保存したテンプレートを使って文書を作成したい場合は、スタート画面から、「個人用」そクリックして、保存していたテンプレート文書を選択します。すると、テンプレート文書が開いて表示されます、

4.オンラインのテンプレートを使う方法

ワードのテンプレートを使う際は、自分で使ったテンプレート以外にも、オンラインで提供されているテンプレートを使うことができます。オンラインのテンプレートを使う場合は、下記の方法で行います。

  1. 「ファイル」を選択して「新規」をクリックします。
  2. 「オンラインテンプレートの検索」に案内状、FAXなど探している文書に該当しそうなキーワードを入力します。
  3. キーワードに該当するテンプレートが表示されますので、使いたいものをクリックし「作成」を押せば使うことができます。

オンラインテンプレートは非常に多くの数存在しますので、さまざまな用途に合わせて使うことができ便利です。

5.テンプレートにロックをかける

ワード文書同様、テンプレートにもセキュリティのためにパスワードロックをかけることができます。パスワードロックをかけることで、特定の人以外がテンプレートを編集・削除することができないようにすることができます。また、テンプレートすべてにパスワードをかけパスワードを入力しないと使えないようにすることもできます。テンプレートにロックをかける方法は次のとおりです。

  1. ロックしたいテンプレートを開きます。
  2. 「コンテンツコントロール」を選択し、変更を制限したいコントロールを選択します。
  3. 「開発」の「コントロール」から「グループ化」を選択し、選択したコントロールのグループ化を行います。
  4. 「開発」の「コントロール」から「プロパティ」を選択します。
  5. 「コンテンツコントロールのプロパティ」画面の「ロック」を選択します。
  6. コントロールの削除を防ぎたい場合は、「コンテンツコントロールの削除不可」にチェックします。
  7. コントロールの編集を防ぎたい場合は、「コンテンツの編集不可」にチェックします。

テンプレート全体にパスワードをかける方法は次のとおりです。

  1. パスワードを設定したいテンプレートを開きます。
  2. テンプレートを開いたら「校閲」の「保護」から「編集の制限」を選択します。
  3. 「保護の開始」から「はい、保護を開始します」を選択します。
  4. 「新しいパスワードの入力」の欄にパスワードを入力して、問題がないか確認をします。

これにより、テンプレートにパスワードロックがかかります。iPhoneやAndroidスマートフォンなどと同じで、パスワードを入力しないとロックを解除できず、テンプレートを見たり、編集することはできません。くれぐれもパスワードを忘れないようにしましょう。

2.ワードで使える便利テクニック

ここでは、テンプレートを作成・編集する際にも使える、ワードの便利テクニックを紹介いたします。

1.リボンを非表示にし画面を広くする

ワードの画面をもっと広くシンプルに使いたい場合は、リボンを非表示にしましょう。リボンを非表示にする方法は、「リボンの表示オプション」を選択して「リボンを自動的に非表示にする」方法もありますし、「Ctrl」+「F1」のショートカットキーですぐに非表示にすることもできます。

2.文章を翻訳する

ワードは「校閲」の「翻訳」をクリックすることにより、文章を翻訳することができます。翻訳機能をオンにすることで、文書全体を瞬時に翻訳し、結果を表示させることや、単語や文など短い文言を翻訳することができます。

3.アウトラインを表示する

文章構成を考える際にアウトラインが表示されるとイメージしやすく便利です。アウトラインを表示したい場合は、「表示」の「アウトライン表示」をクリックすることで、印刷レイアウトがアウトラインの表示に変わります。長文を作成する人におすすめです。

4.再変換する

間違った変換をしてしまっても、再変換することができます。方法は簡単で、間違った変換をした後に、「Ctrl」+「BackSpace」を押すだけです。これだけで、間違った変換も再変換することができますので、もう1度入力する手間が省けます。

5.キーボードを使って箇条書きにする方法

メニューから箇条書きにすることもできますが、キーボードの操作だけで簡単に箇条書きにすることもできます。方法は簡単で、「*」+「Space」を押すだけです。これだけで、簡単に操作することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、「ワードでの文書のテンプレートの保存方法と活用方法」について紹介いたしました。ワードで文書作成をすることが多い方は、テンプレートを使うことで、手間を省くことができ、作業時間を短くすることが可能です。よく使う文言や構成はテンプレート化し、毎回入力しなくていいようにしましょう。便利な機能ですので、特に使ったことがない方は、ぜひ1度試しに使ってみてください!

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