Excelのデータをワードで差し込み印刷する方法

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Excelと連動できるのもWordの特徴の1つです。Excelで作ったデータをWordに差し込むことができ、印刷することも可能です。1からWord文書に入力してかなくても、Excelのデータを活かすことができます。

今回は、「Excelのデータをワードで差し込み印刷する方法」について紹介いたします。WordとExcel両方使う機会が多い方は、ぜひ活用してみてください!

*本記事の操作はWord2016では対象外です。基本的な操作方法は同じなので、是非ご活用ください。

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1.ワードで差し込み印刷する方法

1.Excelで使ったデータをWord文書に反映させ差し込み印刷する場合

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Excelで作成したデータをWordで差し込み印刷する方法は、次のとおりです。

  1. Excelで差し込みしたいデータを作成します。
  2. WordでExcelデータを差し込むためのフォーマットを作成します。
  3. Wordの「ツール」から「はがきと差し込み印刷」を選択し「差し込み印刷」をクリックします。
  4. 画面の右側に作業ウインドウが表示されますので、「文書の種類の選択」は「レター」にチェックし、次へ進めます。
  5. 「ひな形の選択」では「現在の文書を使用」を選び、次へ進めます。
  6. 「宛先の選択」では、「既存のリストを使用」にチェックを入れ、「参照」をクリックします。
  7. 「参照」をクリックすると「データファイルの選択」画面が表示されますので、Excelで作成したデータを開き、シートを選択して次へ進みます。
  8. Wordの差し込みたい場所をクリックし、「差し込みフィールドの挿入」を選択します。
  9. 「差し込みフィールドの挿入」画面が表示されますので、該当項目を選び、「閉じる」をクリックすると、該当項目が差し込みされています。
  10. すべての差し込みが完了したら、「レターのプレビュー表示」をクリックすると、印刷プレビューが見れ確認できます。該当項目はExcelのデータの項目と連動しており、「A」という項目を選択すれば、Excelのデータ「A」がWordに差し込まれます。
  11. プレビューを確認し問題がなければ、ウインドウ内の「印刷」をクリックすると印刷することができます。

これにより、ExcelのデータをWordに差し込み、印刷することが可能です。

2.Excelで作ったデータをWordに差し込み印刷し宛名ラベルを作る場合

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Excelで作成した住所録などをWordに差し込み印刷を行い、宛名ラベルを作ることができます。方法は下記のとおりです。

  1. Excelで住所録など宛名ラベルに載せたい情報を作成します。
  2. Excelデータの作成が完了したら、Wordの新規文書を開きます。
  3. 「差し込み文書」の「差し込み印刷の開始」を選択し、表示されるメニューから「差し込み印刷ウィザード」を選びます。
  4. Wordの文書の右側に「差し込み印刷」ウィンドウが表示されます。
  5. 「文書の種類を選択」でラベルにチェックを入れ次へ進みます。
  6. 「ひな形の選択」で文書レイアウトにチェックをし、「ラベルオプション」をクリックします。
  7. 「ラベルオプション」画面が表示されますので、「ラベルの製造元」でラベルシールのメーカーを選択し、「製造番号」ではシールの型番を選びます。
  8. OKを選択して画面を閉じると、Word文書に枠線が表示されます。
  9. 作業ウインドウを次へ進め、「宛先の選択」で既存のリストを使用にチェックを入れ「参照」をクリックします。
  10. 宛名ラベルにしたいExcelのデータを選択し、作業ウインドウを次へ進めます。
  11. 文書内の先頭の枠線内にラベルの体裁を指定します。
  12. 郵便番号の「〒」マークを入力します。〒の右にカーソルを合わせ、ウインドウ内の「差し込みフィールドの挿入」を選択します。
  13. 「差し込みフィールドの挿入」画面が表示されますので、項目から郵便番号を選択します。項目一覧にはExcelのデータの項目が反映され表示されています。
  14. 次に、「住所1」「住所2」「氏名」などを同様に入力します。「氏名」の右には「様」と入力しておきます。
  15. 文字の配置のバランスやフォントなどを調整します。
  16. 先頭の枠内の状態が問題なければ、ウィンドウ内にある「すべてのラベルの更新」をクリックすると、先頭の体裁が他の枠内にも反映されます。
  17. ウィンドウを次に進め、宛名ラベルのプレビューを確認し、問題なければ次へ進めます。
  18. 「差し込み印刷の完了」ウィンドウになりすので、「印刷」をクリックすれば印刷できます。

この方法で、顧客データなどを元にした大量のラベルシールを簡単に作成できます。

2.Wordで素早く作業するために必要な技

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ここでは、普段Wordの作業で使うことで、作業時間を短縮できる技を紹介いたします。

1.リボンを非表示にする

Wordのリボンを非表示にし、作成画面を広くすることが可能です。Wordを使う場合は、文書作成することが大半です。リボンを非表示にすることで、集中して作業できるように画面をシンプルにできます。リボンを非表示にする場合は「Ctrl」+「F1」のショートカットキーを活用します。非表示にしたリボンを再度表示する場合は、非表示の際と同様で「Ctrl」+「F1」を押します。

2.文字を再変換する

Wordは、1度変換しても再変換することができます。再変換したい場合は、文字の変換を確定した後に「Ctrl」+「BackSpace」のショートカットキーを使います。すると、もう1度変換ができますので、間違って変換した場合もすぐに修正ができます。

3.ページをジャンプして移動する

検索と置換機能を使うことで、簡単にページ移動することが可能です。「Ctrl」+「G」のショートカットキーで「検索と置換」の画面を表示させ、「ジャンプ」タブを選択します。「移動先」をページにし、「ページ番号」に移動したいページ番号を入力すれば、簡単にページ移動ができます。

4.置換機能で文字を修正する

Wordの置換機能を使えば、文書内の特定の文字を一気に修正することが可能です。置換機能を使いたい場合は、下記の方法で行います。

  1. 「ホーム」タブの「編集」にある置換ボタンをクリックします。
  2. 「検索と置換」画面が表示されますので、「置換」タブを選択し、「検索する文字列」の欄に修正をしたい文字を入力します。
  3. 「置換後の文字列」の欄に修正後の文字を入力し「すべて置換」を選択して、確認画面で「OK」をクリックします。
  4. 「Ctrl」+「H」のショートカットキーで置換機能を開くこともできます。

5.ショートカットキーで名前を付けて保存する

マウスでなくても、「F12」のショートカットキーを使うことで、素早く名前を付けて保存をすることができます。F12」を押すと、すぐに名前を付けて保存の画面が表示されますので、ファイル名を入力すれば完了です。

6.短縮入力で罫線を引く

日本語入力をオフにして「-」を3回連続入力し「Enter」を押せば罫線を引くことができます。マウスで操作するよりも非常にスピーディーに行えます。二重線を引きたい場合は、「=」を3回入力し「Enter」を押せば二重線を引くことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、「Excelのデータをワードで差し込み印刷する方法」について紹介いたしました。差し込み印刷の方法を知ることで、ExcelとWordをより連動させ使っていくことができます。

住所録なども簡単に印刷できます。扱うデータが大量にある場合は、Excelでまとめて、Wordに差し込みすると便利です。ぜひ、1度試しに使ってみてください!

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