ワード資料を見やすくするテキストボックスとグループ化

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会社や学校などでワードで上司や先生に資料を提出する機会は誰しもが経験することだと思います。

そこで、ワードで作成した資料を見やすくするために便利なテキストボックスとグループ化についてご説明します。

テキストボックスとは

ワードではテキストボックスを使うことができます。活用している人は少ないかもしれませんが、本文とは別に、好きな位置に好きな大きさで自由に文章を入れることができます。

どのような使い方も自由ですが、注釈を入れるような使い方をしたり、本文とは直接関係のないコラム的な文章を入れたり、逆に強調したい内容を入れたりするような使い方が一般的です。

使い方そのものは決して難しくありません。単に入れる場所、大きさを決め、後はその中に文章を書いていくだけです。先にとにかく文章を書いてしまってから場所や大きさを変更するようなこともできます。

テキストボックス挿入方法

挿入タブの中に、テキストボックスというアイコンがありますから、それを選択します。後は本文中に入れたい場所を選択してクリックするだけで、そこにテキストボックスが追加されます。なお、この方法の他に、同じく挿入タブの図形を選択し、その中にある基本図形の中にも同じアイコンがありますから、それを選択することでも挿入することが可能です。

ワード本文中に挿入できたら、後はその中に文章を書いていくだけです。本文と同じように、文字のフォント、サイズ、色などは自由に変更できます。ホームタブのフォントから選択するだけですし、右クリックしても同じ作業ができます。

テキストボックスの大きさを変える

テキストボックスそのものの大きさを変更する方法は、枠の辺の中間にある小さい丸印部分にマウスを当てると、マウスポインタの形が両矢印形に変わりますから、そこでドラッグすると大きさを変更できます。

また、頂点上にある小さい丸印部分にマウスを当てると、マウスポインタの形は斜め方向を向いた両矢印形に変わります。この状態でドラッグすることで、縦と横の比率を保ったままで大きさを変更することも可能です。

文章で書くとかなり複雑そうな作業のように思えるかもしれませんが、実際にやってみると感覚的に操作できますのでさして難しいことではありません。

テキストボックスの位置を変える

一方、枠の上の小さい丸印部分以外の部分にマウスを当てると、今度はマウスポインタは両矢印形ではなく四方向を向いた矢印形に変わります。このマウスポインタの形の場合は、枠の大きさは変更できません。

代わりに、ドラッグすることにより枠の大きさを保ったままで、位置を移動させることができます。ワード本文中で好きな位置に移動させることができるわけです。

枠線・枠内に装飾を加える

枠線そのものも様々に装飾することが可能です。本文の場合はなかなかこのようなことは難しいですが、枠線の装飾を付けることにより、目的に合った表示の仕方をすることができるのです。例えば枠線の太さを太くしたり、色を付けたり、実線の代わりに点線にするようなことも可能です。

さらには、枠内の全てを色で塗りつぶすようなことも可能です。その背景色の上に文章を書いていくような使い方もでき、特に目立たせるような使い方をすることもできるわけです。枠内の色と枠線の色などはそれぞれ単独、別々に設定できますから、自分の自由に、最も効果的と思われる表現の仕方を選択することが可能です。

ワードは本文であってもかなり自由に装飾を入れることができますが、このようにある特定の範囲だけに限って装飾を入れてその記載を浮かび上がらせるというようなことは少し苦手です。この機能を使えば、本文中の他の部分には一切手を加えることなく特定の部分に限った表現の仕方ができるわけです。

もちろんワード全体の文章の中にテキストボックスを入れる個数、場所などに制限はありません。いくらでも入れられますが、あまりに多く入れすぎると統一感のない文章になりますし、また後で全体のフォントやサイズを統一したいと思った場合に個々に作業する必要が生じますから、ほどほどにしておいたほうがよいでしょう。

図形の挿入

ワードでは、図形を扱うこともできます。主には挿入タブの図形から使いたい図形を選ぶことでしょうが、これ以外の方法でも本文中に図形を挿入することができます。

複数の図形の挿入

場合によっては、複数の図形を組み合わせて使いたい場合もあるでしょう。ロゴマークのようなものを表示する場合などがそれに当てはまります。

例えば、丸型と星型を組み合わせて、丸の中に星型があるような、何かのロゴのような図形をデザインして表現したいというのは一つのケースです。

この場合、別にその作業そのものはさして難しいことではありません。挿入タブの図形から星型を選んで本文中の好きな位置に挿入するとともに、次に同じく図形の中から今度は丸形を選んで適切な位置に挿入すればよいからです。

自分の好きな形にするには、2つの型のどちらか、あるいは両方について、大きさや位置、あるいは色などを調整する必要は出てくるでしょう。その操作は図形操作に慣れた人であればさして難しくはなく、基本図形が丸形と星型の2つ、あるいは仮にそれが3つ以上に増えても同じことです。

では、そのような細かい作業の結果として、全体としてバランスも取れた、丸型と星型の組み合わせデザインが完成したとしましょう。それだけでワード文章の作成の全てが完了しているのであればそれで何の問題もないのですが、多くの場合そうはいきません。デザインそのものは完成であるとしても、本文中の文章はその後も追記修正などが入ることも多いでしょう。

その結果として、デザインされたロゴマークの位置を変更したいというようなことは往々にして起こります。

複数の画像をいちいち移動させなければならない

さて、こうなるとちょっと困ったことが生じます。デザインされたロゴマークは完成形なのですが、位置を変更しようとするとこの場合丸形と星型とをそれぞれ一つずつ目的の場所に移動させなければなりません。

二つの組み合わせ位置というか、組み合わせ方というのはもう何度も確認して最も美しい、適切な図形の組み合わせ方になっているのです。

これを一つ一つ動かしては、また図形同士の位置関係を微調整しなければなりません。丸形と星型という2つ程度であればさして大変な作業ではないかもしれませんが、組み合わせる図形の数が4つ、5つと増えてくると、この作業はげんなりします。

グループ化とは

このような場合に使える機能がグループ化です。この機能では、複数の図形を組み合わせたものをグループ化し、あたかも一つの図形であるかのように扱うことができるようになるのです。

グループ化(解除)の方法

一つとして扱いたい複数の図形をそれぞれ選択します。コンロトールキーを押しながらマウスで選択していくことで、複数の図形をそれぞれ選択していくことが可能です。全ての図形を選択できたら、ページレイアウトタブの中からグループ化を選択します。マウスの右クリックでも同じ操作ができます。

すると、今まで複数の図形が選択されていたのに代わって、枠線が全ての図形を取り囲む大きな一つのものになり、これで全ての図形を一つのものとして扱うことができるようになります。

これで、普通の図形操作のように枠線部分にマウスを当て、ドラッグすることで移動させることができます。一つの図形として扱われているのですから、もちろん全体をまとめて移動させることができ、移動先での微調整などは不要です。

なお、いったんグループ化しても、よくよく見ると細部の微調整が必要で、グループ化を解除したいという場合もあるでしょう。それは解除を選択することで行えます。

いかがでしたでしょうか、テキストボックスと図形も同様にグループ化でまとめることが出来ますのでこれらのスキルを駆使して最高の資料を作成しましょう！